6 Schritte zum nachhaltigen Mitarbeiter­wechsel

Jeder Personalwechsel kostet bares Geld. Bei wichtigen Stellen können es 50.000 EUR und mehr sein, um den richtigen Mitarbeiter aufzubauen. Neue Unternehmensmitglieder müssen eingeschult werden und sich erst an die Prozesse und Arbeitsweise im Unternehmen gewöhnen. Je nach Stelle kann dieser Onboarding-Prozess zwischen wenigen Wochen und mehreren Monaten dauern. Mit WBI vereinfachen Sie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und bekommen schneller eine effektive Arbeitsleistung.  

1. Schritt: Unterschrift

Mit dem unterschriebenen Arbeitsvertrag beginnt die erste Phase des Onboarding-Prozesses. Ihr künftiger Mitarbeiter hat Sie überzeugt und ist nun bereit, sich auf seinen neuen Arbeitsplatz einzustellen. Ab der Unterschrift sollte auch ein geregelter Ablauf im Ihrem Unternehmen stattfinden. Zu diesem Zweck hilft eine Checkliste als Wissensdokument.

2. Schritt: allgemeines Unternehmenswissen für alle

Stellen Sie eine Liste an Wissensdokumenten zusammen, die jeder neue Mitarbeiter Ihres Unternehmens kennen und lesen muss. Zu den wichtigsten Informationen vorab zählen beispielsweise Dokumente zu folgenden Themen:

  • Firmenpräsentation
  • Arbeitszeitregelungen
  • Richtlinien Abwesenheit
  • Anleitung zur Wissensdatenbank

Geben Sie Ihrem neuen Teammitglied die Wissensdokumente sofort nach Unterschreiben des Arbeitsvertrages entweder in ausgedruckter Form zur Verfügung oder stellen Sie ihm die relevanten Dokumente über E-Mail per Link zur Verfügung. 

3. Schritt: wertvolles Arbeitswissen speziell für diese Aufgaben

Zusätzlich zu den allgemeinen Unternehmensinformationen ist es sinnvoll, dem neuen Mitarbeiter jene Wissensdokumente mitzugeben, die auf seine Stelle zugeschnitten sind. Darin befinden sich wichtige Informationen zu den künftigen Aufgaben, inklusive Angaben über den derzeitigen Wissensstand und die aktuelle Arbeitsweise.  So kann er sich optimal vorbereiten und weiß bereits vor seinem ersten Arbeitstag, was auf ihn zukommt.

Neben dem Wissenstransfer gibt es noch weitere Vorteile dieser Vorgehensweise:

  • Durch die Inhaltsverantwortung kennt der neue Mitarbeiter bereits vor dem ersten Tag die Namen der wichtigsten Ansprechpartner inkl. der Kontaktdaten für auftauchende Fragen.
  • Die Vermittlung des Wissens durch Wissensdokumente bereitet den Mitarbeiter schon vorab auf die Arbeitsweise vor und vermittelt das Bewusstsein für Wissensmanagement.
  • Neue Mitarbeiter können sich schon vor dem ersten Arbeitstag Gedanken über den momentanen Stand machen und eigene Anregungen gleich am ersten Tag weitergeben.
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Sie können diese arbeitsplatzbezogenen Dokumente in einem Folgetermin übergeben oder auch sofort mit den allgemeinen Informationen aushändigen.

4. Schritt: erster Arbeitstag

Mit dem tatsächlichen Eintritt des Mitarbeiters beginnt die zweite Phase des Onboarding-Prozesses. Ab hier werden den neuen Mitarbeitern die Arbeitsweise und kulturellen Aspekte persönlich vermittelt. Besonders wichtig ist die Hilfsbereitschaft aller Kollegen, die mit Rat und Tat stets zur Seite stehen sollten. Dadurch wird gleich zu Beginn die Bedeutung eines aktiven und gelebten Wissensaustausches vorgelebt. Zudem sollen am ersten Arbeitstag Fragen bezüglich der ausgeteilten WiDoks beantwortet werden. Im besten Fall werden die Antworten von den jeweiligen Inhaltsverantwortlichen gleich im entsprechenden WiDok festgehalten.

5. Schritt: passendes Schulungsprogramm wählen

Je nach Arbeitsplatz gibt es Spezialthemen, die nicht ausschließlich über Wissensdokumente vermittelt werden können – etwa über vertiefende Softwarethemen oder zum Wissensmanagement. Dafür bieten sich Schulungen, z.B. durch die entsprechenden Experten an. Das jeweilige Schulungsprogramm sollte an den künftigen Arbeitsplatz angepasst werden und auf Basis von WiDoks abgehalten werden. Bei anschließend auftretenden Fragen während der Arbeit, können alle Unterlagen in der Wissensdatenbank gefunden werden.

6. Schritt: Weiterentwicklung

Auch Ihr neuer Mitarbeiter wird täglich Erfahrungen sammeln, die wertvoll für das Unternehmen sein können. Machen Sie ihn daher schon früh darauf aufmerksam, WiDoks zu seinen Themen zu erfassen und ermutigen Sie ihn, seine eigenen Ideen einzubringen.

Mit einem kontrollierten und strukturierten Onboarding-Prozess verringern Sie die Einarbeitungszeit und sparen Zeit und Geld. Denn nicht nur Ihr neuer Mitarbeiter kann sofort mit seiner Arbeit beginnen, auch Ihre Experten werden entlastet. Alles Wichtige steht ja bereits in Wissensdokumenten. Dadurch werden Ihre Fachleute nur in dringenden Fällen von ihrer eigenen Arbeit abgehalten.