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WBI-NEWS 
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Bleiben Sie auf dem Laufenden. Hier finden Sie aktuelle Informationen zu WBI Wissensmanagement. Viel Freude beim Lesen. 

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Kombinierter Wissenstransfer mit WBI

Der mündliche, direkte Wissenstransfer ist bei WBI ausdrücklich erwünscht. Wird bei einem Arbeitsgespräch jedoch zusätzlich noch ein WiDok herangezogen, wird es dadurch produktiver und qualitativer.

Mündlicher, direkter Transfer

Es handelt sich dabei um ein klassisches Sender-Empfänger-Modell. Jeder Mensch entscheidet individuell, wie er Wissen anwendet und in welcher Form es verbalisiert bzw. weitergegeben wird. Bei der Weitergabe muss der Sender das Wissen bzw. die Information kodieren, also in Worte fassen und aussprechen. Der Empfänger hingegen hört das Gesagte, nimmt es auf und interpretiert es. Es ist grundsätzlich zu beachten, dass das Wissen des Senders nie 1:1 beim Empfänger ankommen kann. Dies kann dazu führen, dass Wissen missverstanden und später fehlerhaft angewendet wird. Roth und Klett betrachten das Thema aus neuropsychologischer Sicht und stellen fest, dass Wissen nicht direkt übertragbar ist, sondern in jedem Gehirn individuell konstruiert werden muss. Der Sender kann also nicht kontrollieren, wie das Gehirn des Empfängers die Botschaft gedanklich verarbeitet. Für ihn ist somit nicht nachvollziehbar, ob seine Botschaft im beabsichtigten Sinne beim Empfänger angekommen ist oder nicht. Will er sichergehen, dass der Empfänger alles richtig verstanden hat, muss er ihn bitten, das Gehörte nochmals in seinen eigenen Worten wiederzugeben. Der direkte Transfer wird vor allem in kleinen Unternehmen und Organisationen gelebt. Dennoch ist er auch in großen Unternehmen von erheblicher Bedeutung.


Schriftlicher Transfer

Es handelt sich dabei um ein erweitertes Sender-Empfänger-Modell, bei welchem Sender und Empfänger über ein Medium wie beispielsweise eine E-Mail, ein Wiki, ein Intranet, ein Dokument o. Ä. kommunizieren. Der Wissenstransfer über ein Medium wird oft in größeren Firmen gelebt.
Allerdings wird das entstandene Wissen eben nur erfasst und nicht nachhaltig in einer Wissensdatenbank gesichert. Somit ist nicht sichergestellt, dass das Wissen allen Personen mit Zugang zum Medium zur Verfügung gestellt bzw. zu einem späteren Zeitpunkt wieder abgerufen und angewendet werden kann.

Kombinierter Wissenstransfer

WBI verbindet den mündlichen und schriftlichen Wissenstransfer und nutzt durch die Kombination die Vorteile von beiden Varianten:

  • Sender und Empfänger können sich direkt austauschen.
  • Das Wissen steht nicht nur den Anwesenden zur Verfügung, sondern allen Personen mit Zugriff auf die Wissensdatenbank.
  • Das Wissen kann auch zu einem späteren Zeitpunkt zentral abgerufen werden.
  • Im Laufe eines Arbeitsgesprächs kann auf bestehende WiDoks zugegriffen und darauf aufgebaut werden.
  • Bei Bedarf kann der Empfänger Fragen stellen und er erhält eine kurze »Mikroschulung« durch den Sender.

Eine Mikroschulung ist eine kurze, jedoch sehr wertvolle Schulungseinheit zu einem Wissensdokument. Dabei wird die organisationale Fragestellung, die hinter dem WiDok steckt, geschildert. Denn mit einem WiDok verhält es sich wie mit einem Eisberg im Wasser: Nur ein kleiner Bruchteil ist sichtbar, der große Rest versteckt sich unter der Wasseroberfläche. Daher muss der Inhaltsverantwortliche dem Nutzer bei der Mikroschulung die expliziten Inhalte des Dokuments sowie die impliziten, schwer in Worte zu fassenden Gedanken dazu bestmöglich vermitteln. So können im Rahmen einer Mikroschulung jegliche Fragen und Unklarheiten beseitigt werden. Optimalerweise werden die im Gespräch erarbeiteten Themen und Antworten im Anschluss im entsprechenden WiDok ergänzt

 



Kriterien für Wissensdokumente

Nicht jedes Dokument, das Wissen enthält, weist das Potenzial für ein WiDok auf. Die Entscheidung, ob ein Thema in die zentrale Wissensdatenbank des Unternehmens aufgenommen werden bzw. darin erhalten bleiben soll, liegt im Ermessen des Inhaltsverantwortlichen sowie der Führungskräfte und basiert auf bestimmten Kriterien:

  • Die Nachfragen zu einer bereits erarbeiteten Problemlösung oder einem Thema wiederholen sich.
  • Mehrere Personen setzen sich mit einem Thema auseinander und arbeiten daran.
  • Das Thema bezieht sich auf das Kerngeschäft des Unternehmens und muss daher gesichert werden.
  • Über den Inhalt des WiDoks wird ein hoher oder nachhaltiger Nutzen erzielt.
  • Das erfasste Wissen dient einem erweiterten Nutzerkreis.
  • Ein Vorgesetzter will einen neuen Arbeitsablauf einführen.
  • Das WiDok hat eine hohe Nutzungsfrequenz.
  • Das WiDok dient der Entflechtung der Komplexität.
  • Am WiDok wurde mit viel Energie und Aufwand gearbeitet.
  • Das WiDok stellt einen Ist-Zustand dar und begünstigt deshalb qualitativ hochwertige Entscheidungen.
  • Ein Ablauf oder eine Zuständigkeit ist nicht genau geregelt.
  • Das Thema hat Innovationspotenzial.

WBI unterscheidet zwei Klassen von Dokumenten in einem Unternehmen, die durch diese Kriterien abgegrenzt werden können:

  • Wissensdokumente entsprechen den Kriterien und kommen daher in die Wissensdatenbank. Sie verfügen über einen Dokumentenkopf mit einer einzigartigen Dokumentennummer sowie über alle notwendigen Metadaten. WiDoks verursachen einen erhöhten Verwaltungsaufwand, da sichergestellt sein muss, dass die Inhalte stets relevant, aktuell und richtig sind, dass die Aufmachung den Gestaltungsrichtlinien entspricht, dass sie übersichtlich und leicht verständlich sind und dass sie eine sinnvolle Ergänzung zu den bestehenden WiDoks sind.
  • Dokumente mit Nuller-Nummern hingegen entsprechen nicht den Kriterien für WiDoks. Sie verfügen zwar über einen Dokumentenkopf, werden aber nicht in der Wissensdatenbank gespeichert, sondern auf einem der Laufwerke des Unternehmens.


Der WBI-Prozess

Jedes Wissensdokument (WiDok) durchläuft einem bestimmten Kreislauf: es wird erfasst, verteilt, genutzt, weiterentwickelt und gesichert. Dieser Zyklus wird im WBI-Prozess dargestellt.

1. Erfassen
Der WBI-Prozesses beginnt mit dem Erfassen des Wissens in einem Wissensdokument. Hier wird aus dem impliziten Wissen eines Mitarbeiters explizites Wissen in Form eines WiDoks. Wertvolle Erfahrungen aus dem Arbeitsprozess werden dadurch gesichert und können nicht verloren gehen.
Meist entsteht ein neues WiDok aus den handschriftlichen Notizen der Mitarbeiter nach einem Arbeitsgespräch. Der Impuls zur Erfassung des Wissens kann von einem Mitarbeiter oder der Führungskraft kommen. Zeigt der/die MitarbeiterIn selbst kein Interesse, das soeben Besprochene in einem WiDok festzuhalten, liegt es in der Verantwortung der Führungskraft, entsprechend zu reagieren: Sind die besprochenen Themen wichtig genug, um sie in die Wissensdatenbank des Unternehmens aufzunehmen bzw. erfüllen sie die Kriterien für Wissensdokumente, gibt die Führungskraft dem Mitarbeiter/der Mitarbeiterin am Ende des Arbeitsgesprächs den Auftrag, daraus ein WiDok zu erstellen. Welche Kriterien das genau sind, erfahren Sie in unserem nächsten Newsletter.

2. Verteilen
Ist das Wissen in Form eines WiDoks explizit erfasst, wird es in der Wissensdatenbank gespeichert. Im Anschluss wird das Wissen automatisch durch eine E-Mail-Benachrichtigung an relevante Zielgruppen im ganzen Unternehmen verteilt. Durch die Aufgabe Lesen wird festgelegt, wer welches Wissen unbedingt benötigt und daher über jegliche Änderung im entsprechenden WiDok informiert werden muss. Diese Art der Wissensverteilung wird auch Push-Prinzip genannt. Mitarbeiter, die keine automatische Benachrichtigung über die Aufgabe Lesen bekommen, finden das Wissen in der Wissensdatenbank. Die aktive Suche nach einem WiDok wird auch Pull-Prinzip genannt.

3. Nutzen
Sobald das Wissen in der Wissensdatenbank abgelegt ist, kann es von allen berechtigten Mitarbeitern genutzt werden. Jeder kann jederzeit auf das Wissen zugreifen und die Inhalte im Arbeitsalltag anwenden. Ein gemeinsamer Zugang zu Wissensdokumenten ist die Basis der Weiterentwicklung bestehenden Wissens.

4. Weiterentwickeln
Die Anwendung des Wissens in der Praxis führt zu neuen Erfahrungen, welche in das Wissensdokument übertragen werden. Die ständige Aktualisierung des WiDoks führt dadurch automatisch zu einer permanenten Weiterentwicklung. Durch direkte Verbesserungsvorschläge an den zuständigen Inhaltsverantwortlichen werden die theoretischen Inhalte laufend an die praktische Umsetzung angepasst. Die Kombination des Wissens mehrerer Personen bietet zusätzlich großes Potenzial für Innovationen. Daher sind alle Mitarbeiter und Führungskräfte aufgefordert, aktiv an der Weiterentwicklung mitzuwirken. Wesentlich für eine gemeinsame und aktive Nutzung der Wissensdokumente sind stets relevante und aktuelle Inhalte. Veraltetes Wissen führt zu Verwirrung und schwächt das Vertrauen in die Wissensdatenbank. Eine zyklische Aktualitätskontrolle fordert die Inhaltsverantwortlichen daher dazu auf, den Inhalt ihrer Dokumente regelmäßig zu hinterfragen und sie auf Aktualität und Relevanz zu prüfen.

5. Sichern
Das Sichern umfasst das Speichern und Archivieren aller Wissensdokumente in einer zentralen Wissensdatenbank. Wissen gilt dann als gesichert, wenn das Dokument eine, vom System vergebene, einzigartige Dokumentennummer erhalten hat und in der Wissensdatenbank gespeichert ist.
Das Sichern ist ein wirksames Mittel, um dem Verlust von Unternehmenswissen entgegenzuwirken. Gründe hierfür können sein:

  • Umstrukturierungen und interne Wechsel
  • Urlaub, Krankenstand, Karenz bzw. Elternzeit
  • Austritt von Mitarbeitern

WBI spricht von persönlich bedingtem Wissensverlust, wenn das Wissen auf einem persönlichen Laufwerk abgelegt oder schlichtweg vergessen wird.

Die Praxis erfordert häufig schnelle Problemlösungen. Wird dieses wichtige Erfahrungswissen nicht zentral in einer Wissensdatenbank festgehalten, müssen die Lösungsansätze wiederholt erarbeitet werden. Daher ist es gerade in Problemsituationen enorm wichtig, das erarbeitete Wissen in einem WiDok festzuhalten. So kann zu einem späteren Zeitpunkt auf bereits entwickelte Lösungen zurückgegriffen werden.

Mehr zum WBI-Prozess

 



20 Jahre Wissensmanagement bei Meusburger

Seit über zwanzig Jahren setzt Meusburger nun schon auf die Ressource Wissen. Ursprünglich entstand diese erste Form des Wissensmanagements bei einem der täglichen Rundgänge des Firmengründers, Georg Meusburger, durch die Produktion. Er bemerkte einige handschriftliche Notizen an den Maschinen und begann diese zu sammeln. Hierbei handelte es sich um wichtige Erkenntnisse von erfahrenen Mitarbeitern und somit um wertvolles Wissen über Maschinen, Abläufe oder Lösungsansätze zu häufig auftretenden Problemen.

Zu Beginn wurden diese Notizen von einem Mitarbeiter am PC erfasst und dann in ausgedruckter Form wieder an alle Mitarbeiter verteilt. Um ein loses Blätterwerk zu vermeiden, wurden die jeweiligen Dokumente – damals noch Infoblätter genannt – in Büroordnern organisiert und verteilt.

Erst einige Jahre später wurde, mit Einzug der PCs, Schritt für Schritt auf eine digitale Erfassung und Organisation umgestellt. Seither wurden die Dokumente ständig überarbeitet, aktualisiert und weiterentwickelt.

Erst mit Eintritt des heutigen Geschäftsführers, Guntram Meusburger, im Jahr 1999 wurde klar, dass Meusburger seit vielen Jahren eine intuitive Form des Wissensmanagements lebte. Es wurde eine spezielle Software geschaffen - das Meusburger DMS - um die vielen wertvollen Infoblätter zu verwalten.

Im Laufe der Zeit wurde das Meusburger DMS durch eine Wissensdatenbank auf Basis von MS SharePoint mit diversen individuellen Programmierungen ersetzt und ständig weiterentwickelt. Heute gibt es ein eigenständiges, selbst entwickeltes WissensManagementSystem (WMS), das den gesamten WBI-Prozess optimal abbildet. Es werden rund 5.500 Wissensdokumente bei Meusburger verwaltet und in regelmäßigen Abständen aktualisiert.

 

Guntram Meusburger ist es bis heute wichtig, neben dem Kerngeschäft das Wissensmanagement bei Meusburger nicht aus den Augen zu verlieren. Über die Jahre entwickelte er eine ganzheitliche Methode des Wissensmanagements namens WBI, um das Unternehmenswissen besser in den Arbeitsalltag eines jeden Mitarbeiters zu integrieren.

Im Jahr 2015 wurde Meusburger als einziges österreichisches Unternehmen als „Exzellente Wissensorganisation" ausgezeichnet. Eine Jury von sieben Experten im Bereich des Wissensmanagements, darunter Gabriele Vollmar und Prof. Klaus North, hat Meusburger als "ausgezeichnetes Beispiel dafür, wie praktisches Wissensmanagement funktionieren kann" bewertet.

Zur Geschichte




BEST OF beim INNOVATIONSPREIS-IT 2018

WBI - Wissen besser integrieren wurde als BEST OF beim INNOVATIONSPREIS-IT 2018 in der Kategorie "Wissensmanagement" ausgezeichnet. Gemeinsam mit der Initiative Mittelstand wurde nach den innovativsten IT-Lösungen für den Mittelstand gesucht. WBI Wissensmanagement wurde dieser Preis für seine praxisnahe und zukunftsweisende WBI-Methode verliehen.

Zu den Neuigkeiten



WBI begeistert die Teilnehmer mit wissensorientiertem Management aus der Praxis

Unter dem Motto Innovationen, Cost Engineering und Digitalisierung fand der 10. BME Value Day in Hamburg bei Airbus statt. In diesem Rahmen präsentierte sich WBI Wissensmanagement als Methode, um in crossfunktionalen Teams relevantes Wissen zu managen. Die Diskussionsrunde „Wissensmanagement in crossfunktionalen Teams – wie lässt sich Wissen strategisch erschließen, verteilen, weiterentwickeln und Ziele daraus ableiten?", geleitet von Abraham Sohm | WBI Wissensmanagement, war sehr gefragt und innerhalb kürzester Zeit ausgebucht. WBI diente als Grundlage der Diskussion. Die pragmatische und praxiserprobte Methode ermöglichte den Teilnehmern, Einblicke in gelebtes Wissensmanagement zu bekommen. Verschiedene Herausforderungen und Probleme im Zusammenhang mit Wissensmanagement wurden diskutiert und Lösungsansätze angesprochen. Das Interesse der Teilnehmer zeigte, dass WBI ein Thema für alle Unternehmen ist. Die intuitive Erfassung von Wissensdokumenten im WMS (WissensManagementSystem) und die automatische Verteilung des Wissens im ganzen Unternehmen überzeugte die Anwesenden.

Zu den Neuigkeiten



Wissensmanagement ist Führungsverantwortung

Immer mehr Unternehmen setzen bei der Auswahl ihrer zukünftigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf offene, selbstständige, begeisterungsfähige Menschen, die bereit sind, ihr Wissen und ihre Expertise zu teilen. Eine wichtige Voraussetzung, wenn ein Unternehmen sich bereits mit dem Thema auseinandersetzt oder überlegt, Wissensmanagement zukünftig einzuführen.

Fast alle Methoden des Wissensmanagements sehen den Menschen als zentrale Schlüsselfigur, die über den Erfolg von Wissensmanagement entscheidet. In den vergangenen zwanzig Jahren hat die Firma Meusburger immer wieder die Erfahrung gemacht, dass es dabei nicht nur um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geht: Vor allem die Eigentümer, Geschäftsführer und Führungskräfte entscheiden mit ihrem Verhalten, ihrer Denkweise, ihrem Engagement und ihrer Vorbildfunktion über den Erfolg oder Misserfolg von Wissensmanagement im Unternehmen - damit ist es also Führungsverantwortung!

Manch einer wird sich nun wundern, warum wir nicht die klassische Formulierung „Wissensmanagement ist Führungsaufgabe" gewählt haben. Das hat einen einfachen Grund: die Aufgaben können von einer Führungskraft an einen kompetenten Mitarbeiter delegiert werden. Die Verantwortung kann jedoch nicht von sich gewiesen werden.

Die Führungskraft soll in der Erfassung und Weiterentwicklung von Wissen einen gewissen Wert sehen und darum bemüht sein, diesen Wert nachhaltig zu erhöhen. Das kann durchaus mit einem Bankkonto verglichen werden, auf das regelmäßig eingezahlt wird. Im Verantwortungsbereich einer Führungskraft liegen somit auch die Identifikation von bestehendem, implizitem Wissen und das Delegieren der Wissenserfassung an einen Wissensmanager oder einen geeigneten Wissensträger.

Um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schulen und an die Arbeit mit Wissensdokumenten zu gewöhnen, sollen Führungskräfte bestehende WiDoks bei Arbeitsgesprächen immer wieder einbeziehen. Ein Vorgesetzter kann beispielsweise das Wissen in einem WiDok bei einem Arbeitsgespräch als Grundlage heranziehen und bewusst auf die Inhalte des WiDoks eingehen. Bezieht sich die Führungskraft im Gespräch öfters auf das WiDok, so werden einerseits die eingesetzten Begrifflichkeiten vermehrt in den Sprachgebrauch aufgenommen und anderseits die Qualität des bereits erarbeiteten Wissens bewusst ins Gespräch übernommen. Das Meeting wird auf ein höheres Niveau gehoben und die Teilnehmer erfahren eine Art inhaltliche Schulung. Zudem wird durch das WiDok schneller eine gemeinsame Basis gefunden. Durch das bewusste Heranziehen eines WiDoks wird allen Teilnehmern des Meetings zudem der Wert des Wissensmanagements vor Augen geführt und sie gewöhnen sich an diese Arbeitsweise.

Gerade im Hinblick auf ein erfolgreiches, lebendiges Wissensmanagement müssen Führungskräfte eine Vorbildfunktion einnehmen. Sie geben damit einen klaren Kurs vor und gestalten die entsprechenden Rahmenbedingungen. Das Führungsverhalten hat einen starken Einfluss auf das Arbeitsklima und die Unternehmenskultur, sowie auf die Bereitschaft der Wissensgenerierung und Wissensteilung.

Ein Teil der Führungsverantwortung liegt auch klar darin, die Leistung der Wissensträger mit Lob und Anerkennung zu honorieren. Gerade Wissensträger, die offen sind und ihr Wissen aktiv mit anderen teilen, sind oft die wertvollsten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie optimale Multiplikatoren.

Auf lange Sicht sollte sich jede Führungskraft - im Sinne der wissensorientierten Unternehmensführung - folgende Fragen stellen:

  • Wie gut ist mein Unternehmen organisiert?
  • Wird Wissen bereits festgehalten und wenn ja, wo und wie?
  • Was passiert langfristig mit diesem Wissen?
  • Welches Wissen benötigt das Unternehmen zukünftig?


Nicht die Technik ist entscheidend

Oft wird im Zuge einer Wissensmanagement-Beratung ab einem gewissen Zeitpunkt eine Software ins Spiel gebracht und als das „Allheilmittel" angepriesen. Dabei ist nicht die Software entscheidend, sondern vielmehr ob die angewendete Methode zum Unternehmen und zur Belegschaft passt. Die Firma Meusburger selbst ist der beste Beweis dafür, da sie ihre Wissensdokumente ursprünglich auf einem simplen Laufwerk gespeichert hat und diese analog an die Mitarbeiter verteilt wurden. Erst als das Unternehmen expandierte und das Handling der analogen Wissensdokumente zu aufwendig wurde, stellte Meusburger auf ein digitales Dokumentenmanagement-System um. So entwickelte sich ein unternehmensweites Intranet mit einer zentralen Wissensdatenbank in der sich heute rund 6.000 Wissensdokumente befinden.

Die Arbeit mit Wissensdokumenten, welche das Herzstück der WBI-Methode bilden, ist sowohl auf einem Laufwerk, als auch in einem DMS oder in einem WissensManagementSystem (WMS) möglich. Denn die Methode kümmert sich nicht so sehr um die technischen Gegebenheiten wie eine optimale Suchfunktion. Sie konzentriert sich auf das Erfassen, Verteilen, Weiterentwickeln und Sichern von Wissen in Wissensdokumenten und somit darum, dass das Wissen jederzeit zur Verfügung steht, wenn es benötigt wird. Denn was nutzt Ihnen eine ausgeklügelte Suchfunktion, wenn es nichts zu finden gibt? Oder wenn Sie nur veraltete Dokumente finden?

Wir sind überzeugt: Erfolgreiches Wissensmanagement muss im Unternehmen und in der Unternehmenskultur verankert sein und von den Führungskräften und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gelebt werden, die Technik unterstützt nur dabei.



Wie erkenne ich ein WiDok?

Es handelt sich bei WiDoks nicht um hochwissenschaftliche Dokumente, wie Patente oder chemische Formeln, sondern vielmehr um im Unternehmensalltag verwendete Dokumente, die die Mitarbeiter zur Erledigung ihrer Arbeit heranziehen können. Dabei gibt es in jedem Unternehmen diejenigen Mitarbeiter, die als aktive Wissensarbeiter ihr Wissen erfassen, teilen und weiterentwickeln und diejenigen, die WiDoks konsumieren und nutzen. Unabhängig davon, ob Sie Wissensarbeiter, Führungskraft oder Konsument der Wissensdokumente sind – jeder Einzelne profitiert in seinem Arbeitsalltag von der Möglichkeit, schnell auf das gesammelte Unternehmenswissen in einem zentralen WissensManagementSystem (WMS) zugreifen zu können.

 

Folgende Dokumente können beispielsweise potenzielle WiDoks sein:


  • Anleitungen
  • Auswertungen
  • Checklisten
  • Firmenpräsentationen
  • Formulare & Vorlagen
  • Mitarbeiterschulungen
  • Produktpräsentationen
  • Prozessdarstellungen
  • Richtlinien & Anweisungen
  • Schulungsunterlagen
  • Telefonlisten
  • Tipps & Hinweise
  • Unternehmenskennzahlen
  • Zuständigkeiten

Unsere Vision:

 

„Wir wollen mit der Wissensdatenbank allen Mitarbeitern im Unternehmen jene Informationen zur Verfügung stellen, die sie zur erfolgreichen Bewältigung ihrer Aufgaben benötigen."
Guntram Meusburger

 

In vielen Unternehmen existiert bereits eine Vielzahl solcher potenzieller WiDoks auf Laufwerken, Projektordnern oder Datenbanken. Hier hilft der WBI-Laufwerkscheck.

 

Mehr zum Thema WiDok



Praxisübung: Der WBI-Laufwerkscheck

Machen Sie einen kleinen Selbstcheck ihrer Laufwerke mit uns und damit einen ersten Schritt in Richtung Wissensmanagement.

1. Wie viele Dokumente liegen derzeit lokal auf Ihrem Laufwerk?
2. Wie viele davon sind jeweils Word, Excel oder PowerPoint Dateien?
3. Wie viele davon haben im Dateinamen einen dieser Begriffe:

  • Anleitung

  • Auswertung

  • Checkliste

  • Formular

  • Liste

  • Präsentationen

  • Prozess

  • Richtlinie
  • Schulung
  • Tipp
  • Vorlage
  • Zuständigkeiten

4. Wie viele potenzielle WiDoks haben Sie nun bereits gefunden?
5. Wie viele Dateien mit unnützem oder redundantem Wissen konnten Sie bei Ihrer ersten, kurzen Laufwerksanalyse entdecken?

Nachdem Sie ihr eigenes Laufwerk analysiert haben, können Sie nun auf gemeinsamen bzw. öffentlichen Laufwerken ihres Unternehmens sowie auf den Laufwerken fortfahren. Sie werden erstaunt sein, wieviel Potenzial auf den unterschiedlichen Laufwerken schlummert!

Wissensmanagement Analyse



ppmc ag stellt Qlik und WBI Wissensmanagement vor

Der Spezialist für Qlik-basierte Analyse- und Reporting-Applikationen ppmc ag veranstaltete am 01.03.2018 im Hause Meusburger ein Kundenevent. Neben zahlreichen Neuheiten für Business-Intelligence-Lösungen wurde auch das WBI Wissensmanagement vorgestellt. Durch die immer wichtiger werdende Digitalisierung ist die Verknüpfung von BI und Wissensmanagement unumgänglich.

Agnes Zlotkiewicz präsentierte vor knapp 20 Unternehmen aus der Vierländerregion Bodensee die branchenunabhängige WBI Methode. Die Teilnehmer genossen einen spannenden Tag mit Vorträgen aus der Praxis für die Praxis, Live-Einblicken in BI-Lösungen der Firma Meusburger, einer Betriebsbesichtigung und anschließendem Erfahrungsaustausch.

Zu den Neuigkeiten 



WBI Wissensmanagement bei den Werkzeug- und Formenbautagen

Erfahren Sie auf den Werkzeug- und Formenbautagen, wie WBI Wissensmanagement bei der Firma LSM Matzka GmbH eingeführt wurde.

In einem anschaulichen Interview erzählt Ihnen unser WBI Kunde LSM Matzka GmbH aus Deißlingen, wie ihm die Einführung von WBI Wissensmanagement erfolgreich gelungen ist. Der Eigentümer Bernd Matzka erklärt Ihnen die Vorteile von WBI Wissensmanagement für Unternehmer und Geschäftsführer und welchen Nutzen er für seine Mitarbeiter sieht. Seine Tochter Johanna Matzka verantwortete das Projekt als Projektleiterin und übernimmt zukünftig unter anderem die Rolle des Wissensmanagers. Begleitet durch unsere WBI Consultants Agnes Zlotkiewicz und Abraham Sohm gelang es LSM Matzka bereits nach nur kurzer Zeit über 90 qualitativ hochwertige WiDoks in ihrem WissensManagementSystem (WMS) zu sichern und allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.

Wir freuen uns auf einen erfolgreichen Projektabschluss!
Gerne geben wir auch Ihnen Auskunft darüber, wie die Realisierung eines WBI Wissensmanagement Projektes bei Ihnen aussehen kann.

Werkzeug- und Formenbautage



Wissensdokumente im Unternehmensalltag

Das zentrale Element, auf dem die gesamte WBI-Methode aufbaut, ist das Wissensdokument - kurz WiDok. Es handelt sich dabei um wertvolles Unternehmenswissen, das in Form von Dokumenten erfasst und somit gesichert ist. In einem lernenden, sich entwickelnden Unternehmen werden täglich WiDoks erstellt, genutzt, weiterentwickelt und in der hauseigenen Wissensdatenbank gesichert. WiDoks bilden in ihrer Gesamtheit ein maßgebliches Segment in der Darstellung des Unternehmenswertes.

Meusburger verfügt über mehr als 5.500 solcher WiDoks. Alle diese WiDoks verfügen über ein einheitliches Aussehen sowie gewisse Bestandteile – die Metadaten. Die wichtigsten Metadaten wie der Titel des Dokuments, die WiDok-Nummer, das Datum und der Inhaltsverantwortliche werden sogar auf dem Dokument immer sichtbar angezeigt. Dadurch ist für den Leser stets erkennbar, dass es sich um ein WiDok handelt und an wen er sich bei Fragen wenden kann.

Es gibt mehrere Faktoren, die beeinflussen, ob ein WiDok von anderen Usern gerne genutzt wird oder nur irgendwo verstaubt:

  • Es muss immer relevantes, aktuelles und richtiges Wissen beinhalten und regelmäßig aktualisiert werden.
  • Es soll nur jene Informationen enthalten, die auch tatsächlich für die Bewältigung der täglichen Arbeit benötigt werden: so wenig, wie möglich – so viel, wie nötig.
  • Es soll in einem gängigen Datei-Format wie Word, Excel oder PowerPoint geschrieben werden.
  • Es soll in einer allgemein verständlichen Sprache gehalten sein – zu viele Fachbegriffe erschweren das rasche Lesen und Verstehen.
  • Es muss überschaubar gestaltet werden, damit es vom Leser innerhalb kürzester Zeit geistig erfasst werden kann.

Lange Fließtexte sollten vermieden werden. Arbeiten Sie stattdessen mit Aufzählungen. Eine andere Möglichkeit, den Text so kurz wie möglich zu halten, ist der Einsatz von Fotos, Zeichnungen, Grafiken, Icons und Tabellen. Dadurch können komplexe Inhalte oder Situationen ohne viel Text dargestellt werden. Mitarbeiter können die Inhalte schnell erfassen und mögliche Unterschiede besser erkennen.

Rund um jedes WiDok findet ein standardisierter WBI-Prozess statt, der dafür sorgt, dass Wissensdokumente nach dem Erfassen verteilt, genutzt, weiterentwickelt und gesichert werden. Das WiDok und somit auch der WBI-Prozess sind wiederum Teil der Unternehmenskultur. Alle drei Ebenen sind eng miteinander verbunden und stehen in Abhängigkeit zueinander.

WBI-Prozess

Weitere Infos zum WBI-Prozess folgen in der nächsten Ausgabe unseres Newsletters!



Wie entsteht ein WiDok im Unternehmensalltag?

Viele Wissensdokumente entstehen auf Initiative eines engagierten Mitarbeiters oder einer aufmerksamen Führungskraft.

Wird in einem Arbeitsgespräch wichtiges Wissen erarbeitet, so wird das neue Wissen in einem bestehenden WiDok ergänzt und dieses somit weiterentwickelt. Gibt es jedoch noch kein WiDok zum Thema, sollte der Vorgesetzte einen geeigneten Mitarbeiter mit der Erstellung beauftragen. Der Mitarbeiter wird somit zum Inhaltsverantwortlichen (IV) für das neue WiDok und ist für die Qualität und den gesamten Inhalt des Dokumentes zuständig. Zudem stellt der Inhaltsverantwortliche sicher, dass das Thema im Arbeitsalltag gelebt wird.

Diese Vorgehensweise hat zwei große Vorteile: Das Wissen ist gesichert und ein verantwortlicher Experte wurde benannt. Viele der so entstandenen WiDoks kommen in der Folge bei Besprechungen zur Anwendung und dienen dabei als Grundlage für Entscheidungen. Da das Unternehmenswissen enorm wertvoll ist, sollten Führungskräfte also stets wachsam sein, um den richtigen Zeitpunkt für die Beauftragung eines neuen WiDoks zu erkennen.

Stellen Sie sich einen Falken auf der Jagd nach einer Maus vor. Der Falke kreist über einem Feld und wartet ständig darauf, sich auf seine Beute zu stürzen. Im richtigen Moment schnappt er zu und fängt die Maus.

Im übertragenen Sinne bedeutet das, dass eine Führungskraft in einem
Arbeitsgespräch ständig den inneren Falken im Kopf kreisen lassen sollte. Seien Sie ständig auf der Jagd nach neuem implizitem Wissen, das explizit gemacht werden sollte!

Mehr zum Thema WiDok



Interview mit Guntram Meusburger: „Wissensdokumente sind die Schätze des Unternehmens"

Im Jahr 2007 übernahm Guntram Meusburger die Geschäftsführung der
Meusburger Georg GmbH & Co KG. Schon seit den 90er Jahren beschäftigt
er sich intensiv mit Wissensmanagement. Als Autor des Buches „Wissensmanagement
für Entscheider" erkannte er schnell dessen Wert und
entwickelte eine Methode, die das Wissen seines Unternehmens besser
in den Arbeitsalltag und in die Führung integriert. Sein Führungsverständnis
ist es, all seinen Mitarbeitern jenes Wissen zur Verfügung zu
stellen, das sie für ihre täglichen Aufgaben benötigen. Seine Vision ist,
mit „WBI Wissensmanagement" das Wissen besser zu integrieren und
einen gemeinsamen Standard für alle zu schaffen. Wie sich das in der Unternehmenspraxis
realisieren lässt, darüber hat „wissensmanagement" mit dem
Unternehmer und Wissensmanagement-Experten Guntram Meusburger
gesprochen.

Interview



WIMA Tage Stuttgart 2017

Ein Highlight unter den Wissensmanagement-Veranstaltungen im Jahr 2017 waren die WIMA-Tage am 14. und 15. November in Stuttgart. Zahlreiche Besucher nahmen an den zwei WBI Wissensmanagement Vorträgen von Agnes Zlotkiewicz und Abraham Sohm teil und lernten, was man unter einem WiDok versteht und wie Wissen optimal erfasst und weiterentwickelt wird. Die Teilnehmer nahmen ihr erstes WiDok mit und erhielten eine Anleitung zur Gestaltung von Wissensdokumenten. Wenn auch Sie Interesse an den ausgehändigten Unterlagen haben, so schreiben Sie uns, wir stellen diese gerne kostenlos zur Verfügung.
Anschließend fand ein interessanter Austausch über WBI Wissensmanagement mit vielen konstruktiven Gesprächen am Messestand statt. Neben der WBI Methode wurden auch die Herausforderungen für Wissensmanagement durch zahlreiche gesellschaftliche und wirtschaftliche Veränderungen thematisiert.

www.wima-tage.de



Wissensmanagement für Wachstum und Erfolg

Jeder Einzelne von uns spürt den zunehmenden wirtschaftlichen Wettbewerb.
Die meisten Unternehmen sind in der einen oder anderen Form an diesem Wettbewerb beteiligt: als Produzenten, als Interessenten oder als Kunden. Der steigende Wettbewerbsdruck wird von einer regelrechten Informationsflut begleitet und die Masse an Informationen muss immer schneller gesichtet, verarbeitet und vorteilhaft genutzt werden.

Informationen und Wissen bieten aber nur dann einen Vorteil, wenn sie effizient gemanagt und verwaltet werden. Erst wenn das Unternehmenswissen nachhaltig in einer Wissensdatenbank gesichert wird, können darauf basierend Entscheidungen getroffen und Chancen wahrgenommen werden. An diesem Punkt kommt das Thema Wissensmanagement ins Spiel.

Wissensmanagement ist keineswegs eine neue Disziplin, aber erst jetzt beginnt im Rahmen der ISO 9001:2015 in Bezug auf das „Wissen der Organisation", ein wirkliches Umdenken der Unternehmen. Wissensmanagement trägt einen wesentlichen Teil zum Wachstum und Erfolg von Firmen bei und wurde daher in den vergangenen 20 Jahren mehr und mehr zum Begriff.

Der Fokus von Wissensmanagement liegt dabei nicht auf einer bestimmten Software oder Technologie, sondern viel mehr auf der richtigen Methode der Führung und Organisation. Gerade Führungskräfte sowie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind einer der wichtigsten Faktoren, die über den Erfolg oder Misserfolg von Wissensmanagement entscheiden.

 Erfahren Sie mehr



Was ist relevantes Wissen?

Viele Menschen haben sich bereits mit dem Begriff Wissen auseinandergesetzt und sind zu unterschiedlichen Ergebnissen gekommen. Springer Gabler definieren Wissen als „(...) die Gesamtheit der Kenntnisse und Fähigkeiten, die Individuen zur Lösung von Problemen einsetzen. Wissen basiert auf Daten und Informationen, ist im Gegensatz zu diesen aber immer an eine Person gebunden". 1 Eine klassische, neutrale Begriffsdefinition, die wir so gerne unterschreiben. Wissen ist aber mehr als das. Es ist eine der wenigen Ressourcen, die sich vermehrt, wenn sie gebraucht oder geteilt wird.

Eine wichtige Unterscheidung im Wissensmanagement ist die von implizitem und explizitem Wissen. Implizites Wissen ist unbewusst verfügbar und daher schwer zugänglich. Es befindet sich in den Köpfen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und besteht aus persönlichen Erfahrungen und Wertvorstellungen. Wird dieses wertvolle Wissen jedoch verschriftlicht, so wird daraus explizites Wissen. Es kann somit gespeichert, verteilt und von einem erweiterten Personenkreis genutzt werden – selbst wenn der Wissensträger einmal abwesend sein sollte.

Jedoch genau diese Überführung von implizitem in explizites Wissen ist eine der Herausforderungen des betrieblichen Wissensmanagements. Daher hilft die WBI-Methode das implizite Wissen der Wissensträger zu identifizieren und explizit zu machen. Ist das Wissen erst einmal erfasst, wird das explizite Wissen im Rahmen des WBI-Prozesses verteilt, genutzt, weiterentwickelt und gesichert.

Im Zusammenhang mit WBI Wissensmanagement sprechen wir vor allem von Unternehmenswissen und somit von Wissen, das aktuell oder zukünftig für das Unternehmen (für die Verfolgung Ihrer Unternehmensstrategie) von hoher Relevanz ist. Darunter verstehen wir grundsätzlich das Wissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, das für die Ausübung einer bestimmten Tätigkeit oder für das Fällen von Entscheidungen von Bedeutung ist oder in Zukunft sein kann.

Es geht dabei also nicht um Wissen im wissenschaftlichen oder gar erfinderischen Sinn, sondern um die Fragen, mit denen sich Unternehmen tagtäglich beschäftigen und welche sie oft jahrelang begleiten. Es geht also vorrangig um die Zukunftssicherung Ihres Betriebes.

Erfahren Sie mehr

1Springer Gabler Verlag (Herausgeber), Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort: Wissen, online im Internet: http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Archiv/75634/wissen-v4.html

 



Was nutzt WBI den MitarbeiterInnen?

Wissensmanagement bringt einen gewissen Aufwand mit sich, bietet aber auch eine Vielzahl an Vorteilen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

  • Inhalte sind kurz und verständlich aufgebaut.

  • Schnelleres Suchen und Finden von Informationen und Wissen.

  • Keine redundanten Daten und Informationen.

  • Entscheidungen basierend auf dem Ist-Stand schneller treffen können.

  • Ruhigere Arbeitsumgebung durch weniger Fragen und Störungen.

  • Erleichterung bei Austritt, Urlaubs-, Krankenstands- oder Vertretungen in Karenz oder Elternzeit.

  • Lob und Anerkennung durch andere Mitarbeiter und die Geschäftsführung


Erfahren Sie mehr von den Vorteilen 


Die neue WBI Wissensmanagement Website

Wir dürfen Sie herzlich willkommen heißen auf unserem neuen, verbesserten Webauftritt. Erfahren Sie mehr zu unseren Consulting Angeboten, zu unseren Wissensmanagement Analysen und wie sie schon heute mit Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen beginnen können. Bequeme Suchfunktion, Übersichtliche Darstellung, persönliche Kontaktmöglichkeit zu unseren Beratern sowie aktuelle Informationen zu WBI Wissensmanagement sind nur ein paar Ihrer Vorteile.


Vorschau: Wissensmanagement-Tage in Stuttgart

Unter dem Motto „Spannende Best Practices rund um das Thema Wissensmanagement" finden am 14. und 15. November 2017 die diesjährigen Wissensmanagement-Tage in Stuttgart statt. Auch wir sind vor Ort und werden zwei Fachvorträge zu der WBI Wissensmanagement Methode in der Unternehmenspraxis beisteuern.

Abraham Sohm und Agnes Zlotkiewicz sprechen am ersten Kongresstag über das Thema Wissen managen und mit Wissen managen. Der Vortrag gibt einen Einblick in das Wissensmanagement bei Meusburger und zeigt, wie es bei Meusburger bereits seit über zwanzig Jahren gelebt wird. Hier erfahren Sie, wie mittels WBI Wissensmanagement - der wissensorientierten Managementmethode - Wissen erfasst, verteilt, weiterentwickelt, gesichert und genutzt wird. Wir freuen uns darauf Ihnen einen Einblick in das gelebte Wissensmanagement bei Meusburger zu geben.

Wussten Sie schon? Meusburger erhielt als einziges österreichisches Unternehmen die Auszeichnung „Exzellente Wissensorganisation 2015". Die „Gesellschaft für Wissensmanagement e.V." prämierte das Unternehmen für ihren firmeninternen Umgang mit der Ressource Wissen.

Tipp: An unserem Informationsstand begrüßen wir alle Interessentinnen und Interessenten recht herzlich zu einen interessanten Wissensmanagement Gespräch und Austausch. Eine WBI Überraschung wartet auch auf Sie.