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Der WBI Prozess

Wissen muss erfasst und verteilt werden um es auch nutzen und weiterentwickeln zu können. Damit dieser Ablauf auch in Zukunft gewährleistet ist, muss das bestehende Wissen systematisch gesichert werden.


Schritt 1: Erfassen

Zu den Grundproblemen des Wissensmanagements gehört die Überführung von implizitem in explizites Wissen. Denn erst, wenn Unternehmenswissen in irgendeiner Form explizit dokumentiert vorliegt, ist es unternehmensweit nutzbar. Implizites Wissen ist nur unbewusst verfügbar und befindet sich in den Köpfen der Mitarbeiter. Es ist deshalb schwer zugänglich und muss durch das Erstellen von Wissensdokumenten explizit gemacht werden. Das schriftlich erfasste Wissen wird in Wissensdokumenten – kurz „WiDoks" gesichert. Ein WiDok ist eine abgegrenzte, druckbare Wissenseinheit zu einem speziellen Thema, das in einer einheitlichen Sprache verfasst wird und immer die Antwort auf eine Fragestellung beinhaltet.

Der Impuls für die Erfassung des Wissens in Form eines WiDoks kann von einem Mitarbeiter oder einer Führungskraft gesetzt werden. Oft sind Notizen der Mitarbeiter aus Arbeitsgesprächen die Basis von WiDoks. Ist der Vorgesetzte der Meinung, dass Teile der besprochenen Themen wichtig genug sind, um sie in die Wissensdatenbank aufzunehmen, gibt er seinem Mitarbeiter den Auftrag, darüber ein WiDok zu erstellen. WiDoks fungieren bei WBI Wissensmanagement als eine Art Absicherung bzw. Widerhaken.


Schritt 2: Verteilen

Ist das Wissen erfasst und freigegeben, wird es in der Wissensdatenbank abgelegt und mittels einer automatischen Mailbenachrichtigung an relevante Personen verteilt. Die Verteilung erfolgt neben der Zuweisung der „Aufgabe Lesen" (Push-Prinzip) auch durch die gezielte Suche von Mitarbeitern (Pull-Prinzip) in der Wissensdatenbank. Eine Pull-Aktion folgt meist auf eine vorhergehende Push-Aktion. Das bedeutet Mitarbeiter suchen meist Inhalte, von deren Existenz sie, durch die automatische Mailbenachrichtigung, bereits wissen. Definierte Empfänger oder Zielgruppen können nun auf das WiDok zugreifen, es lesen und das darin enthaltene Wissen nutzen.

Die Wissenslogistik – also der Transfer von Wissen – liegt dem Verteilen zugrunde. Sie kann nur funktionieren, wenn das Wissen des Senders beim Empfänger ankommt. Wissen muss also organisiert, greifbar und nutzbar sein.

Ab diesem Zeitpunkt entsteht ein Mehrwert:

Die automatische Benachrichtigung über neu abgelegte WiDoks ermöglicht die optimale Anwendung der Inhalte im täglichen Arbeitsablauf. Die Informationsflut wird verhindert, indem nur jenen Personen die „Aufgabe Lesen" zugeteilt wird, die das Wissen für ihre Arbeit benötigen. Haben Mitarbeiter zu abteilungsübergreifenden Themen spezielle Fragen, können sie in der Wissensdatenbank nach Antworten suchen. Werden Fragen in WiDoks nicht zur Gänze beantwortet, kann der Inhaltsverantwortliche des Dokuments kontaktiert werden. Die gesuchte Antwort wird anschließend in das WiDok eingetragen und das Wissen darin so weiterentwickelt.


Schritt 3: Weiterentwickeln

Die Nutzung und Verteilung des Wissens bilden die Basis für die Weiterentwicklung. Durch das ständige Weiterentwickeln wird die Qualität der bestehenden WiDoks verbessert. Sowohl Einzelpersonen als auch Gruppen können die Inhalte von WiDoks überabreiten. Meist wird ein vorhandenes WiDok während der Arbeit herangezogen, im Laufe des Gesprächs oder individuellen Arbeitsschrittes ergeben sich häufig bessere Lösungen, welche in das bestehende WiDok integriert werden.

Grundsätzlich sind alle Mitarbeiter und Führungskräfte dazu aufgefordert, aktiv an der Weiterentwicklung von WiDoks mitzuarbeiten. Als Unterstützung dient bspw. die regelmäßige Wiedervorlage bzw. Aktualitätskontrolle von WiDoks. Denn veraltete Informationen in einem System belasten dieses unnötig und führen zu Verwirrung. Eine zyklische Kontrolle fordert die Autoren dazu auf, den Inhalt ihres Dokuments zu hinterfragen und auf Aktualität und Relevanz zu prüfen.


Schritt 4: Sichern

Das Sichern umfasst das Speichern und Archivieren aller Wissensdokumente im System. Gesicherte WiDoks stellen einen immensen Wert für ein Unternehmen dar, den es für Geschäftsführer, Führungskräfte und Entscheider zu erkennen gilt. Wissen gilt bei WBI Wissensmanagement dann als gesichert, wenn das Dokument eine vom System vergebene, eindeutige Dokumentennummer erhalten hat und in die Wissensdatenbank aufgenommen wurde.

Das Sichern des Wissens in WiDoks ist ein notweniges Mittel, um dem Verlust von personenbezogenem Wissen entgegenzuwirken. Gründe dafür sind bspw. Abteilungswechsel und Umstrukturierungen, Urlaub, Krankenstand bzw. Karenz sowie der Austritt von Mitarbeitern. Weitere Formen von organisationalem Wissensverlust sind die Speicherung von Wissen auf einem persönlichen Laufwerk sowie das Vergessen.

Ähnlich verhält es sich mit Projekten, in die viel Zeit investiert wurde, die aber aus diversen Gründen noch nicht realisiert werden konnten. Oft ist es anfangs noch zu früh für die Umsetzung oder es sind temporär keine Kapazitäten frei. In diesen Situationen ist es ratsam, das Projekt in einem WiDok festzuhalten. Einer der großen Vorteile von WBI Wissensmanagement ist: Wissen gerät nicht mehr in Vergessenheit.