Abläufe straffen und Störer eliminieren

In einem Unternehmen erleichtern geregelte und funktionierende Abläufe den Arbeitsalltag für alle MitarbeiterInnen. Um einen optimalen Output zu erreichen, sollten Abläufe gestrafft werden.  Störer unterbrechen Abläufe und Strukturen und führen zu Problemen.

Abläufe straffen in nur 6 Schritten

#1 Zuviel Informationsfluss

Durch die Vielzahl an Kommunikationskanälen bekommen Ihre MitarbeiterInnen sehr viele Informationen. Die meisten davon sind irrelevant. Diese E-Mail Flut zu lesen konsumiert jede Woche mehrere Stunden wertvoller Arbeitszeit. Soziale Medien und die Recherche in digitalen Beständen erhöhen den Zeitbedarf weiter. Stellen Sie sicher, dass nur relevante Information an die richtigen Mitarbeiter geht. Das Credo lautet: die richtige Information an den richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort (
Tipp: mit der passenden Software kann diese Aufgabe automatisiert werden
).

#2 Termine

Bürozeit wird nicht selten von Meeting-Marathons und anderen “Unterbrechungen” in Stücke zerteilt, so dass ein produktives Arbeiten fast nicht mehr möglich ist. Fragen Sie sich: Benötigt es wirklich für jedes Thema einen Termin vor Ort oder reicht auch ein Videoanruf oder sogar eine E-Mail? Die elektronischen Medien sollten so genutzt werden, dass sie ungestörtes Arbeiten ermöglichen anstatt zu zerstören.

#3 Wartezeiten

Spielen Prozesse nicht optimal zusammen, kann es zu überflüssigen Wartezeiten kommen. MitarbeiterInnen sind öfters auf KollegInnen, PartnerInnen, Rückrufe angewiesen und können deren Aufgaben nicht nachkommen. Kann eine Besprechung nicht wie geplant durchgeführt werden oder fängt sie sogar noch später an, verzögert sich der gesamte Tagesablauf.

#4 Überflüssige Arbeit

In jedem Prozess gibt es Bearbeitungsschritte, welche nicht priorisiert sind. Das passiert meistens, wenn es keinen klar definierten Arbeitsauftrag gibt. MitarbeiterInnen beschäftigen sich dann mit Dingen, welche nicht zwingend notwendig wären und es kann sogar zu Doppelarbeit kommen. Vorgänge werden mehrmals aufs Neue angepackt. Hierbei helfen eindeutige Wissensdokumente mit Checklisten und Formularen, um einen geordneten Ablauf zu garantieren.

#5 Fehler

Bei fehlenden oder schlechten Unternehmensprozessen kann es immer wieder zu Fehlern kommen. Zusätzlich kommt es in jedem Unternehmen auch zu menschlichen Versehen oder Irrtümern. Eine Korrektur vorzunehmen bedeutet aber immer ein Mehraufwand an Zeit und Geld. Besonders aufwändig sind Fehlerkorrekturen, die erst nach einigen Arbeitsschritten erkannt werden. Das ist nicht nur teurer, sondern erschwert auch die Suche nach der Ursache. Auch hier kommen zur Fehlervermeidung Wissensdokumente zum Einsatz: detaillierte Beschreibungen der Arbeitsschritte erlauben die Einhaltung von Standards.

#6 Nicht genutztes Potenzial

Die Potenziale der MitarbeiterInnen werden selten ausgeschöpft. Binden Sie Ihre MitarbeiterInnen in die Optimierung der Prozesse mit ein und lassen Sie ihre Fachexpertise in die Optimierung einfließen. Hierbei kann es zu erstaunlichen Verbesserungen kommen. MitarbeiterInnen, welche täglich mit einem Ablauf in Kontakt kommen, sehen weitere, weitreichendere Verbesserungspotenziale. Dies erhöht die Motivation und Zufriedenheit aller Beteiligten.

Tipp für den öffentlichen Sektor:

Den Zusammenhang zwischen Wissensmanagement und öffentlichen Sektor erläutern wir ausführlich auf unserer speziellen Seite für die öffentliche Verwaltung und kommunale Betriebe. 

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