Mit Wissen zu effizienteren Meetings mit mehr Outcome!

Vielleicht kennen Sie die Situation? Ein größeres Meeting zu einem wichtigen Thema steht an. Eigentlich sollten Entscheidungen gefällt werden, aber das scheint unmöglich:

Die Besprechungsteilnehmer müssen zuerst inhaltlich abgeholt werden, da jeder einen anderen Wissensstand hat. Einige sind bereits tief in die Materie eingetaucht – andere kennen diese nur sehr oberflächlich. An fundierte Entscheidungen ist daher oft nicht zu denken, da die gesamte Besprechungszeit für interne Abstimmungen aufgewendet wird.

Effizienter werden Meetings hingegen, wenn die relevanten Inhalte bereits vorab in Form von Wissensdokumenten – kurz WiDoks – zur Verfügung gestellt und oder direkt in das Meeting einbezogen werden:

Wenn Wissensdokumente gerade kürzlich gelesen wurden, sind alle Inhalte noch recht präsent. Alle Beteiligten sind somit gut vorbereitet und starten mit einem ähnlichen Wissensstand in das Meeting. Die Inhalte im WiDok dienen als gemeinsame Gesprächsbasis. Sie bilden ein gutes Fundament für etwaig notwendige Diskussionen. Gemeinsam können Themen erarbeitet und Entscheidungen getroffen werden. Der Abstimmungsaufwand ist minimal.

Group of people working out business plan in an office

Festgehaltenes Wissen nutzen

Kommen neue Themen im Meeting auf, wird zu aller erst im Wissensmanagement-System nach einem entsprechenden WiDok dazu gesucht. Die Besprechungsteilnehmer können das WiDok öffnen und sich darauf beziehen. Durch den Bezug auf die richtigen und aktuellen Inhalte kann auf einem höheren Niveau diskutiert werden. Es wird vermieden, dass im Gespräch falsche Inhalte oder Zahlen eingebracht werden.

Durch das Einbeziehen von WiDoks in Meetings und generell im Arbeitsalltag, wird das festgehaltene Wissen vermehrt aktiv genutzt und entwickelt sich dadurch weiter. Theorie und Praxis werden dadurch immer wieder abgeglichen und können notwendigenfalls aneinander angepasst werden. Fehler und veraltete Passagen in WiDoks werden erkannt und eliminiert. Das Wissen wird verbessert, aktualisiert und im besten Fall wieder erweitert.

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Das Besprochene sollte unmittelbar im Meeting oder direkt im Anschluss digitalisiert werden. Der Outcome wird dadurch dokumentiert und nachhaltig nutzbar. Gibt es bereits ein bestehendes WiDok zum Thema, sollten die neuen Erkenntnisse und Ideen immer darin ergänzt werden. Gibt es jedoch noch kein entsprechendes Wissensdokument, sollte der Verantwortliche ein Neues erstellen und alle Besprechungsteilnehmer über die Neuerscheinung informieren. Dadurch können alle Empfänger das WiDok im Nachgang öffnen und das Besprochene nochmals nachlesen bzw. überdenken. 

Unser Tipp:

Durch das Wissensmanagement-System WIVIO können derartige Benachrichtigungen automatisiert erfolgen: Der Verfasser des WiDoks trägt dazu alle relevanten Personen in der Benachrichtigungsgruppe des WiDoks ein. Diese erhalten bei der Erstveröffentlichung, sowie bei allen kommenden Überarbeitungen eine E-Mail mit den wichtigsten Infos. Diese sogenannte Aufgabe Lesen ist ein wesentlicher Bestandteil der WBI®Methode.