Delegieren mit Wissen
Veröffentlicht am 10.05.2020 – Lesedauer ca. 6 Minuten
Das Delegieren von Tätigkeiten ist eine der wichtigsten Aufgaben von Führungskräften. Die Verantwortung den richtigen Personen zu übertragen, ist oftmals eine Herausforderung, da die Kompetenzen der MitarbeiterInnen zur übertragenen Arbeit passen müssen. Mithilfe von Wissensdokumenten (WiDoks) ist es einfach, die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Richtige Personen für wichtige Aufgaben auswählen
MitarbeiterInnen, die hochwertige WiDoks verfassen, verfügen meist über eine Expertise auf diesem Gebiet. Da die operative Verantwortung auch bei den ErfasserInnen der Dokumente liegt, liefern diese einen guten Überblick über deren Kompetenzen. Die Verantwortungsübertragung fällt einfacher, da die Führungsperson die Fähigkeiten ihres Teams kennt. Zusätzlich ist es ratsam, bei der Übertragung einer neuen Aufgabe die Erstellung eines WiDoks einzufordern. Denn die Qualität des Dokuments gibt Auskunft darüber, inwiefern die Tätigkeit wunschgemäß von der ausgewählten Person ausgeführt werden kann.
Entsteht ein hochwertiges Dokument mit guten Ideen für die Umsetzung, so kann davon ausgegangen werden, dass die Aufgabe an die richtigen MitarbeiterInnen delegiert wurde. Deckt sich das WiDok allerdings nicht mit den Erwartungen der Führungskräfte, können diese Gegensteuern und eine passendere Person für die Tätigkeit wählen.
Die Delegation über WiDoks kann in zweifacher Weise erfolgen. Entweder die Führungskraft betraut ihre/n MitarbeiterIn während eines Gesprächs persönlich mit der Aufgabe und fordert ein WiDok zum Thema ein. Oder die Vorgesetzten erstellen selbstständig im WMS einen WiDok-Entwurf mit entsprechendem Titel und übertragen die Rolle des Inhaltsverantwortlichen (IV) der passenden Person. In beiden Fällen sind die MitarbeiterInnen angehalten, das Thema auszuarbeiten und dessen Resultat den jeweiligen Führungskräften zur Verfügung zu stellen.
Vorteile der Delegation mit Wissen
Neben der Vergabe wichtiger Aufgaben an das richtige Personal, bietet die Delegation mit Wissen weitere Vorteile für Führungskräfte.
- Verantwortungen auf einem Blick: Gut gepflegte Wissensdokumente geben Aufschluss darüber, wer die Verantwortung über welche Themen trägt. Das hilft, einen Überblick über die Aufgaben im Team zu bewahren und lässt es zu, bei dringenden Fragen die richtigen AnsprechpartnerInnen sofort zu finden. Zusätzlich ist die Verteilung der Auslastung im Team leicht ersichtlich.
- Einfache Stellenbesetzung: Die Beschreibung der Aufgabengebiete einer neuen Stelle ist oftmals schwierig, eine Übersicht durch WiDoks hilft hier rasch, ein gutes Ergebnis zu erzielen. Anforderungen an Nachbesetzungen sind noch eindeutiger und genauer zu formulieren, da die Fähigkeiten und Aufgaben der zu besetzenden Stelle durch WiDoks transparent sind.
- Aktuelle Themenübersicht: WiDoks geben eine Übersicht über aktuelle Themen, mit denen MitarbeiterInnen im Moment beschäftigt sind. Die Führungskräfte sind stets über alle Tätigkeiten informiert und können im Ernstfall sofort Gegensteuern. Zeitraubende Auseinandersetzungen mit den falschen Fragen werden verhindert, Doppelarbeiten durch mehrere Personen abgewendet.
- Automatische Wissenssicherung: Das Erfassen der wichtigen Arbeitsschritte und Entscheidungen sichert wertvolles Wissen automatisch und langfristig. Zusatzaufwand entsteht kaum, da Wesentliches bereits während der Arbeit unweigerlich verschriftlicht und nicht erst im Nachgang mühsam zusammengefasst wird.
- Kontinuierliche Wissensentwicklung: Die operative Anwendung des Wissens ermöglicht eine stetige Weiterentwicklung des festgehaltenen Know-Hows. Die IVs sind dafür verantwortlich, ihre WiDoks stetig an den aktuellen Stand anzupassen, wodurch ein Veralten der Inhalte verhindert wird. Aufgabe von Führungskräften ist es, WiDoks immer wieder heranzuziehen und dessen Wert für die Organisation zu vermitteln.
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