Digitalisierte Prozesse ohne Medienbrüche

Neue Technologien haben es geschafft, traditionelle Unternehmen in ihrer Arbeitsweise zu verändern. Die Digitalisierung in Unternehmen ist nicht mehr wegzudenken. In einer Übergangsphase zum digitalen Unternehmen lauern jedoch Stolperfallen. Eine davon: Medienbrüche.   

Was sind Medienbrüche?

Daten und Informationen benötigen für ihre Weitergabe stets ein Trägermedium. Muss dieses im Rahmen des Kommunikationsprozess gewechselt werden, spricht man von Medienbrüchen. Sehr häufig ist das zwischen analogen und digitalen Medien der Fall. Zusätzlicher Arbeitsaufwand, potentielle Fehlerquellen und latente Stillstandszeiten sind die Folge. 

Tipps zur Prozessoptimierung ohne Medienbrüche

#1 Funktionalität der digitalen Prozesse

Ein Prozess sollte nicht einfach digitalisiert werden, wenn dieser auch schon analog nicht funktioniert. Daher: Prozesse definieren, ausprobieren und freigeben, bevor er digitalisiert wird. Um Kunden eine digitale, medienbruchfreie Kommunikation zur Verfügung zu stellen, müssen interne Prozesse und Workflows einwandfrei funktionieren.

#2 Einfache Prozesse zuerst angehen

Fangen Sie klein an. Prozesse, welche ohne großen Aufwand umgesetzt werden können, sollten als Erstes in Angriff genommen werden. Dabei handelt es sich oft um digitale Dokumente. Dies hat zur Folge, dass Kunden weniger oder kein Papier zugestellt bekommen. Die Anpassung interner Prozesse ist in diesem Fall überschaubar klein.

#3 Digitale Formulare planen

Um eine Digitalisierung zu forcieren, sollte bereits die Aufnahme der Daten digital erfolgen. Formulare spielen hier eine dabei eine wichtige Rolle. Wenn Kunden Formulare online ausfüllen, werden beispielsweise Daten automatisch in ein CRM-System übertragen. Das spart den MitarbeiterInnen enorm viel Zeit. Aber Achtung: die Qualität der Daten muss geprüft werden – am besten ebenfalls automatisch!

#4 Workflowmanagement

Haben Sie es geschafft Kunden zu motivieren, ihre Formulare eigenständig online auszufüllen, dann kann der zweite Schritt beginnen: Workflows. Bei Workflows handelt es sich um digitalisierte Prozesse, welche gemäß einer Prozessbeschreibung mit Rechner-Unterstützung abgearbeitet werden. Der Vorteil: sehr viel händische Arbeit fällt für MitarbeiterInnen weg. Voraussetzung ist aber: ein Prozess ohne Medienbrüche. Oder gleichzeitige eine Folge davon. 

Tipp:

Prozessoptimierung und Digitalisierung bieten enorme Möglichkeiten für NGOs und öffentliche Dienste. Voraussetzung dazu ist der innerbetriebliche Wissenstransfer. Den Zusammenhang zwischen Wissensmanagement und öffentlichen Sektor erläutern wir ausführlich auf unserer speziellen Seite für die öffentliche Verwaltung und kommunale Betriebe. 

WHITE PAPER | WISSEN

Herausforderungen im öffentlichen Sektor: Wissensmanagement als Antwort

Wenn Sie sich für die Herausforderungen im öffentlichen Sektor interessieren und mögliche Antworten durch ein Wissensmanagement kennenlernen möchten, empfiehlt sich dieses kostenlose White Paper für eine erste Lektüre:

WBI-White-Paper-Oeffentlicher-Sektor-2-seitig