Dokumentation als Basis der Prozessoptimierung

Prozessoptimierung ist ein wichtiger Baustein erfolgreicher Organisationen. Die Grundvoraussetzung für eine solche Optimierungsarbeit ist allerdings die Kenntnis über die eigenen Abläufe: eine Prozesslandschaft sowie die detaillierte Dokumentation der einzelnen Prozesse. Dokumentation ist der Schlüssel zur Prozess­optimierung. Nach einer Studie des amerikanischen Marktforschungsinstituts Gartner steigt allein durch die Dokumentation eines Prozesses seine Effizienz um rund 15 Prozent. Wissensmanagement lässt grüßen. 

Über welche Prozesse verfügt Ihre Organisation?

Der einfachste und erste Weg der Prozessoptimierung beginnt mit der Identifikation der Prozesse. Vielen Unternehmen ist es nicht bewusst, welche Prozesse überhaupt im Rahmen ihrer Ablauforganisation existieren, geschweige denn ablaufen. Einen ersten Überblick über die komplexe Welt der eigenen Abläufe zu erlangen ist ein kleines Projekt für sich. Mitarbeiter und Führungskräfte werden befragt um herauszufinden, welche ihrer Tätigkeiten mit welchen anderen Tätigkeiten im eigenen Haus bzw. im Kontakt mit Kunden und Lieferanten zusammenhängen. Eine gründliche Analyse ermöglicht die Identifikation mehrerer Prozesse, die den Unternehmenserfolg unmittelbar betreffen (Kernprozesse). Andere Abläufe, welche die Kernprozesse unterstützen, kommen hinzu. Management- und Evaluierungsprozesse komplettieren das Bild, welches auch als Prozesslandschaft bekannt ist. Diese Prozesstypen finden sich selbstverständlich auch in Organisationen des öffentlichen Sektors: NGOs wie die öffentliche Verwaltung.

Der Wert einer Prozesslandschaft

Die Prozesslandschaft ist eine Navigationskarte: jeder im Unternehmen sieht, wie und wo seine Arbeit in das Gesamtwerk einfließt. Prozesslandschaften werden deshalb gerne als Poster aufgehängt und finden in QM-Handbüchern und anderen Management-Unterlagen Eingang. Sie sind das Abbild der Umsetzung der Organisationspläne des Unternehmens. Gerade Organisationen, die streng hierarchisch aufgabenorientiert aufgestellt sind, tut diese Sichtweise gut. 

Die Prozessbeschreibung

Ausgehend von der Prozesslandschaft und der Einteilung in die vier Kategorietypen von Prozessen wird jeder einzelne Prozess im Detail erfasst. Diese Detailaufnahme ist auch als Ist-Analyse bekannt und besteht aus der eigentlichen Prozessbeschreibung und einer Moment-Aufnahme des Zustandes des Prozesses. Die Prozessbeschreibung ist das explizite Wissen eines kollektiven Vorganges: verschiedene Mitarbeiter arbeiten gemeinsam (parallel und hintereinander) in einer winzigen Wertschöpfungskette gemeinsam, mit individuellen Verantwortungen, gemeinsamen Instrumenten, Eingangsmaterialien oder Informationen, um für einen Prozesskunden ein Endergebnis zu erstellen. Diese, manchmal komplexe, Kette benötigt eine Schritt-für-Schritt Dokumentation. Warum?

Die Prozessdokumentation

Bei der Prozessdokumentation geht es zuerst um die Erfassung der Arbeitsschritte, um später die Optimierung gezielt an spezifischen Schritten ansetzen zu können. Gleichzeitig hat man einen gesamthaften Prozessüberblick, der auch für die Koordination der Arbeiten unumgänglich ist. Schon alleine die Beschreibung des Prozesses bringt in der Dokumentationsphase enormes Verbesserungspotential. Oftmals wird dabei den involvierten Personen klar, was einfach und sofort anders gelöst werden könnte. Die Prozessdokumentation dient aber auch neuen Prozessmitgliedern, sich sehr schnell in den konkreten Arbeitsprozess einzuarbeiten. Und zu guter Letzt ist die Prozessdokumentation die Grundlage für die Verbesserungsarbeit und Simulation von Lösungsansätzen.

Ein weiterer Vorteil: Im Rahmen der ISO 9001 wurde der Sinn der Prozessdokumentation klar erkannt und eingefordert. Sie ist somit Bestandteil dieser wichtigen QM-Norm, an der sich viele Industrien orientieren.

Tipp für den öffentlichen Sektor:

Den Zusammenhang zwischen Wissensmanagement und öffentlichen Sektor erläutern wir ausführlich auf unserer speziellen Seite für die öffentliche Verwaltung und kommunale Betriebe. 

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