E-Mails: Wissensgrab, statt Wissenstransfer

Veröffentlicht am 13.01.2022 – Lesedauer ca. 3 Minuten

Viele kennen die Situation: In einem Projekt, in einem Meeting oder in einem Gespräch unter Kollegen wird ein Thema erarbeitet oder ein Problem gelöst. Dabei entsteht oft wertvolles Wissen, welches im Nachgang via E-Mail an einige Personen verteilt wird. Aber warum sollten Sie genau diese Art des Wissenstransfers unbedingt vermeiden?

Weder die E-Mail selbst, noch ein angehängtes Dokument sollten wichtiges Wissen enthalten. Nehmen wir an, ein Mitarbeiter erfasst wichtige Inhalte in einem Dokument und verteilt dieses als Anhang via E-Mail an einige Empfänger im Unternehmen. Was passiert?

Ein Mitarbeiter löscht die E-Mail, nachdem er sie gelesen hat. Insofern er sich später noch daran erinnern kann, fragt er bei erneutem Bedarf den Absender, ob dieser ihm die E-Mail nochmals zusenden kann − ein zeitlicher Aufwand für beide.
Ein anderer Mitarbeiter speichert das Dokument lokal ab. Unter Umständen entwickelt der Absender das Dokument inzwischen weiter. Die anderen Mitarbeiter wissen jedoch nichts davon und arbeiten immer noch mit der veralteten Version. Mehrere Versionen sind plötzlich im Umlauf und es kommt zu Missverständnissen und Fehlern.
Tage, Wochen oder Monate, nachdem die E-Mail gesendet wurde, tritt ein neuer Mitarbeiter in das Unternehmen ein. Er weiß nichts von der Existenz der E-Mail. Der Mitarbeiter hat keinen Zugriff auf das wichtige Wissen und kann es infolgedessen nicht nutzen.
Ein Mitarbeiter druckt sich das angehängte Dokument aus und hängt es an seinem Arbeitsplatz auf. Hier besteht die Gefahr, dass das Dokument bei einer Aktualisierung nicht jedes Mal von Neuem ausgedruckt wird. Der Mitarbeiter arbeitet daher nach einiger Zeit mit veralteten Informationen.

Vermutlich hat der Sender es gut gemeint und daher alle schnell per E-Mail informiert. Gut gemeint ist nur nicht immer richtig! Der bessere Weg ist die Erstellung eines WiDoks in einem zentral zugänglichen Wissensmanagement-System, bei dem die relevanten Empfänger per »Aufgabe Lesen« eingetragen und informiert werden können. Dadurch ist das Wissen fortan zeitlich und örtlich unbegrenzt verfügbar, wird in der Suche gefunden und kann gegebenenfalls einfach überarbeitet und erneut verteilt werden. Das System wird zum Single-Point-Of-Truth und die Mitarbeiter wissen, wo sie auf notwendige, aktuelle und richtige Informationen zugreifen können.

Fazit

Vermeiden Sie die Verteilung von relevantem Unternehmenswissen per E-Mail. Erstellen Sie stattdessen ein Wissensdokument und stellen Sie es allen Kolleg:innen zentral zur Verfügung, der zeitliche Aufwand bleibt derselbe. Mit einem Wissensmanagement-System (WMS) profitieren sie zusätzlich von weiteren Vorteilen:

Personen werden bei Änderungen automatisch vom System informiert
Alle greifen stets auf die aktuelle, gültige Version zu
Eine umfassende Suchfunktion liefert immer die richtigen Ergebnisse

Alle im Beispiel genannten Szenarien können Sie ebenfalls damit vermeiden. Sichern Sie relevantes Wissen nachhaltig und nutzbringend. Mehr dazu erfahren Sie in Kapitel 8.3 der Neuauflage Erfolg mit Wissensmanagement von Guntram Meusburger.