Elektronischer Akt und Wissensmanagement

Der elektronische Akt war ein Meilenstein österreichischer Verwaltungsgeschichte. Was es dabei mit Wissensmanagement auf sich hat, erklären wir in diesem Beitrag. 

Der elektronische Akt: Codiertes Wissen

Im Rahmen der österreichischen Bundesverwaltung spielt der elektronische Akt (ELAK) eine zentrale Rolle. Es ist ein webbasiertes Aktenmanagementsystem, welches den traditionellen Papierakt abgelöst hat. Bereits Ende der 90er Jahre wurde das System vor dem Hintergrund der E-Government Strategie Österreichs Zug um Zug ausgerollt.

Mittlerweile werden 1,5 Mio. Akten und 20 Mio. Dokumente pro Jahr elektronisch verarbeitet. Mit 11.000 aktiven Nutzern hat das System eine beträchtliche Dimension angenommen: vom Posteingang bis zur Erledigung wird durchgängig elektronisch gearbeitet und dient auch als europäisches Referenzprojekt. In der Schweiz wie in Deutschland werden Teile der Verwaltung mit Hilfe der ELAK-Technologie abgewickelt. 

Das Ziel des Einsatzes des ELAK ist eine Verbesserung der Serviceleistungen der Verwaltung. Dies zeigt sich vor allem an einer transparenteren und kürzeren Bearbeitung von Akten. Die Vermeidung von Medienbrüchen durch den Ressort-übergreifende Einsatz hilft bei der Erreichung dieses Ziels. 

Das Fundament des ELAK sind klar strukturierte und definierte Prozesse der Aktenbearbeitung. Geschäftsfälle wurde dafür identifiziert, dokumentiert, analysiert und entsprechend den Möglichkeiten optimiert. Nur so ist eine vollständig automatisierte Abwicklung der Antragsbearbeitung möglich. 

Somit ist das kollektive Wissen über die Bearbeitungsprozesse, aber auch das für jede einzelne Prozessstufe notwendige Fachwisse als Teil dieses Workflows beschrieben und erfasst. Der ELAK ist lebendiger Ausdruck des Wissensmanagements des öffentlichen Dienstes – in codierter Form. Dieses Wissen um und zur Bedienung des ELAK wird in laufenden Trainings an die Nutzer weitergegeben. Das System entwickelt sich fortwährend weiter – auch mit dem Input aus der konkreten Geschäftsfall-Anforderung heraus. 

In der gegenwärtigen Herausforderung durch den demografischen Wandel wird der Wert solcher expliziter Wissenssicherung und -anwendung besonders sichtbar: auch bei Personaländerung kann das “tradierte” Wissen der Organisation weiter genutzt werden. Alle Beteiligten profitieren und wenden das Wissen produktiv an. 

Tipp für den öffentlichen Sektor:

Den Zusammenhang zwischen Wissensmanagement und öffentlichen Sektor erläutern wir ausführlich auf unserer speziellen Seite für die öffentliche Verwaltung und kommunale Betriebe. 

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