Entspannt aus dem Urlaub zurück – Wie Sie mit WIVIO den ersten Arbeitstag meistern

Der erste Arbeitstag nach dem wohlverdienten Urlaub ist meist intensiv und anstrengend. Das E-Mail-Postfach ist voll: viele Nachrichten sind nur zur Information, einige sind in der Zwischenzeit veraltet oder bereits irrelevant geworden.

Nur ein paar sind wirklich wichtig. Dennoch müssen alle E-Mails gesichtet und gegebenenfalls abgearbeitet werden. Wäre es nicht wünschenswert, alles mit geringstem Aufwand zu erledigen, um sich den wichtigeren Aufgaben widmen zu können? Dazu braucht es ein System, mit strukturierten Benachrichtigungen, die es Ihnen auf einen Blick ermöglichen, relevante von irrelevanten E-Mails zu unterscheiden.

Was ist wichtig, was sind Randinformationen?

Das Abarbeiten der E-Mail-Flut dauert oft den ganzen ersten Arbeitstag nach dem Urlaub, da jede Nachricht gelesen und anschießend als wichtig oder unwichtig eingestuft werden muss. Um sich hier einen Überblick zu verschaffen, muss oft die ganze Mitteilung gelesen werden. Viel bequemer wäre es doch, wenn Sie auf einen Blick wüssten, ob es relevantes Wissen beinhaltet oder nicht. Mit WBI und der Aufgabe Lesen bzw. Info Lesen geht das ganz schnell: Alle Benachrichtigungen aus dem System sind strukturiert und enthalten die wichtige Information im sogenannten Änderungskommentar. Es handelt sich dabei um eine Anmerkung zum Wissensdokument (WiDok), in der alle relevanten Änderungen am Inhalt und an den Metadaten angeführt sind. Alle Benachrichtigungen können dadurch in kürzester Zeit erfasst und blitzschnell abgearbeitet werden. Näheres dazu erfahren Sie im Beitrag: „Wichtiges Wissen auf einen Blick – Relevantes erkennen und informiert bleiben

Angry shocked business man in eyeglasses sitting by the table

Was ist während Ihrer Abwesenheit passiert?

Besonders Führungskräfte möchten nach ihrem Urlaub erfahren, was sich in ihrer Abwesenheit alles getan hat. WBI bietet hier eine praktische Lösung: Durch die Benachrichtigungen der Aufgabe Lesen bzw. Info Lesen, erhalten Sie einen Gesamtüberblick über die erledigten und offenen Aufgaben Ihrer Mitarbeiter. Abgeschlossene Arbeiten können durch den Änderungskommentar erkannt und durch das Lesen des WiDoks begutachtet werden. Auch der aktuelle Stand offener Punkte und Projekte ist über den Änderungskommentar nachvollziehbar. Gerade als Führungskraft ist es daher ein tolles Gefühl zu sehen, welche erkennbaren Fortschritte erzielt und welche Probleme erfolgreich gelöst wurden. Die WBI®Methode verschafft Ihnen demnach nicht nur einen guten Überblick, sondern gibt Ihnen auch ein gutes Gefühl und motiviert Sie gleich am ersten Tag wieder voll durchzustarten.

Was sollten Sie nach dem Urlaub in Angriff nehmen?

Natürlich gibt es auch Themen, die es erfordern zeitnah aktiv zu werden. Der Großteil der E-Mails kann nach dem Lesen des Änderungskommentars also durchaus gelöscht werden – nur 25 % erfordern ein Eingreifen der Führungskraft. In etwa 10 % der Fälle kommt beim Lesen des Kommentars oder des WiDoks eine Frage auf, die es zu beantworten gilt. Hier sollte die Führungskraft den Inhaltsverantwortlichen (IV) darauf ansprechen, um die Frage zu klären. Der Vorteil dabei: Da der Zuständige das WiDok erst kürzlich bearbeitet hat, ist das Thema noch recht präsent und die Antwort lässt meist nicht lange auf sich warten.

In jeweils ca. 5 % der Fälle hat die Führungskraft entweder eine Idee oder Ergänzung zum WiDok oder äußert einen Änderungswunsch. In diesen Fällen wird ebenfalls der Inhaltsverantwortliche kontaktiert und dazu aufgefordert, die Idee in das WiDok aufzunehmen oder die Änderung einzuarbeiten.

Fazit

Mithilfe von WBI ist das Abarbeiten der E-Mails in kürzester Zeit erledigt – egal ob im Arbeitsalltag oder direkt nach dem Urlaub. Als Führungskraft erhalten Sie einen brauchbaren Gesamteindruck was während Ihrer Abwesenheit passiert ist und können rasch wieder ins Tagesgeschäft einsteigen.