Fehlerkontrolle #3: Änderungen in Dokumenten nachverfolgen und übernehmen

Wenn mehrere Autoren an einem Dokument arbeiten, ist es wichtig nachzuvollziehen, wer welche Änderungen getätigt hat. Diese Möglichkeit bietet Ihnen MS Word standardmäßig und verbessert hiermit die inhaltliche Fehlerkontrolle.

Im zweiten Teil unserer Mini-Serie zum Thema „Möglichkeiten der inhaltlichen Fehlerkontrolle“ untersuchten wir die Möglichkeit online ein Dokument zu teilen und zentral in OneDrive oder ähnlichen Cloud-Systemen abzulegen. Dies vermeidet die Ablage zahlreicher Versionen eines Dokuments im System. In diesem dritten Teil zeigen wir Ihnen die Möglichkeiten der Nachverfolgung von Änderungen. Was heißt das konkret?

Im ersten Teil zeigten wir, wie wirksam Kommentarfunktionen für eine inhaltliche Abstimmung genutzt werden können. Sie greifen aber nicht in den Text hinein, sondern weisen auf etwas hin. Möchten Sie unmittelbar im Text Korrekturen vornehmen, gleichzeitig aber die Nachverfolgbarkeit der Änderung ermöglichen, bietet Word entsprechende Funktionen.

Nachverfolgbarkeit in Word

Das Konzept der Nachverfolgbarkeit ist weit mehr als eine Änderung sichtbar zu machen. Änderungen sind in Word wie Vorschläge, die Sie überprüfen und entweder entfernen oder übernehmen können.

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Wie wird die Änderungsnachverfolgung aktiviert?

  1. Gehen Sie auf die Registerkarte „Überprüfen > Änderungen nachverfolgen“.
  2. Aktivieren Sie „Änderungen nachvollziehen“. Sind diese aktiviert, werden Löschungen durchgestrichen markiert, und die Zusätze werden unterstrichen. Praktisch: Änderungen verschiedener Autoren werden farblich unterschiedlich dargestellt.
  3. Sind „Änderungen nachvollziehen“ deaktiviert, werden Änderungen von Word nicht mehr weiter markiert, die bestehenden Unterstreichungen bzw. Durchstreichungen verbleiben im Dokument, bis sie angenommen oder abgelehnt werden.
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Möchten Sie die Nachverfolgung unsichtbar machen, dann können Sie über „Überprüfen > Markup anzeigen“ das Häkchen bei „Einfügungen und Löschen“ entfernen.

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Unterschiedliche Versionen können zum Problem werden

Nachverfolgbarkeit in Kombination mit der Kommentar-Funktion bilden auf Dokumentenebene den Grundstein der „Diskussion“ der Redakteure über ein Schriftstück. Ist dieses zusätzlich in der Cloud (zB Google Drive) abgelegt, haben Sie aktuelle, von allen Berechtigten bearbeitbare Dokumente zentral abgelegt – ein wichtiger Schritt zur Vorbeugung und Behebung von inhaltlichen Fehlern.

Eine echte Versionierung ist damit zwar nicht gegeben, aber für kleine Teams dürfte das mehr als ausreichend sein. Wenn Sie aber ein Versionen-unterstützendes System benötigen, ausgestattet mit Leseaufforderung und automatischer Wiedervorlage zwecks Aktualitätsprüfung, dann lesen Sie gerne hier weiter…

Wiedervorlage in einem WMS

Ein Wissensmanagement-System unterstützt die Weiterentwicklung eines Dokumentes mit einem Wiedervorlageprozess, indem es die Verantwortlichen in einem definierten Zyklus auf die Aktualisierung eines Dokuments aufmerksam macht.

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