Fehlerkontrolle #1: Wie man die Kommentarfunktion in Word nutzt

Im Team zu arbeiten liegt im Trend und entspricht einer modernen Arbeitskultur. Die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten birgt jedoch die Gefahr von „eingeschlichenen“ Fehlern. Die Kommentarfunktion ermöglicht hier aber eine schnelle Abhilfe.

Die primäre Funktion von Dokumenten ist das Festhalten und Übertragen von Informationen. Gerade im digitalen Prozess entstehen Informationen auf Basis alter Informationen und aktualisieren diese. Ein elektronisches Dokument ermöglicht diese fortwährende Anpassung. Aber wie ist es, wenn mehrere Mitarbeiter an ein und demselben Dokument arbeiten müssen?

Änderungen müssen nachvollziehbar sein

Die übliche Vorgehensweise ist, das Dokument zu versenden, zu überarbeiten und zu retournieren oder einfacher, in einer Cloud- oder Netzwerklösung das Dokument freizugeben und zu bearbeiten. Diese jedem von uns bekannte Routine hat leider einen Haken: Woher weiß man, wer wann welche Änderungen am Dokument vollzogen hat? Fehlerkontrolle ist nicht nur ein wesentlicher Aspekt des Qualitätsmanagements, sondern auch eine tagtägliche Herausforderung.

Eine relativ einfache, unkomplizierte Möglichkeit, Fehlerkontrolle zu betreiben, ist das Vier-Augen-Prinzip. Übersetzt auf die Ebene des Dokuments heißt das: Nützen Sie die Kommentarfunktion! Diese im MS Word schon lange verfügbare Funktion bietet sich geradezu an. Sie verändert den Originaltext nicht, sondern ermöglicht Anmerkungen von Dritten zu Passagen oder einzelnen Wörtern. Das Elegante an dieser Lösung: sie bietet einen Dialograhmen zwischen Autor und Dritten. Dieser Dialog ist für jeden einsehbar und damit nachvollziehbar.

Wie funktioniert die Kommentarfunktion in Word?

Wenn Sie die Kommentarfunktion zur Fehlerkontrolle nützen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

WBI-Fehlerkontrolle-Kommentarfunktion
  1. Wählen Sie die Textstelle, die Sie kommentieren möchten.
  2. Wechseln Sie im Hauptmenü zu Überprüfen > Neuer Kommentar
  3. Geben Sie Ihre Anmerkungen ein. Sollten Sie diese ändern wollen, gehen Sie einfach zurück und bearbeiten Sie sie.
  4. Um auf ein Kommentar zu antworten, gehen Sie auf dieses und wählen Sie Antworten

Ein Kommentar lässt sich auch löschen oder als „erledigt“ markieren. Probieren Sie es aus, es ist sehr einfach. Wollen Sie alle Kommentare eines Dokuments von Anfang bis Ende abarbeiten, so kann man auch von Kommentar zu Kommentar springen. Dazu nützen Sie unter Überprüfen > Nächstes Element. Wollen Sie die Kommentare auch dokumentieren, so können Sie das Dokument als pdf inklusive der Anmerkungen abspeichern.

WBI-Fehlerkontrolle-Kommentarfunktion2

Diese Methode der Fehlerkontrolle funktioniert zügig und gezielt. Zur Weitergabe an Außenstehende müssen die Kommentare allerdings unsichtbar gemacht werden. Dazu wählen Sie unter Überprüfen > Markup anzeigen und entfernen das Häkchen bei „Kommentare“. Die Kommentare sind nun alle ausgeblendet. Sie sind allerdings nicht entfernt. Falls Sie das Dokument an Dritte geben, können diese die Kommentare wieder einblenden. Also besser löschen, falls diese für Ihre Empfänger irrelevant sind.

Übersicht zu gemachten Änderungen

Die Kommentarfunktion ist eine einfache Fehlerkontrolle, die bei Übersichtlichkeit und Versionierung bald an ihre Grenzen stößt. Spielt die Nachvollziehbarkeit von Versionen für Sie keine Rolle, dann haben Sie mit der Kommentarfunktion eine einfache Möglichkeit der Fehlerkontrolle. Für alle anderen empfiehlt sich ein System, welches Word-Dokumente um diese Funktion erweitert.

Versionsvergleich in einem WMS

Ein Wissensmanagement-System unterstützt die Weiterentwicklung eines Dokumentes, in dem es die Möglichkeit zum schnellen Überblick über die bereits gemachten Änderung in den Vorgängerversionen bietet.

WIVIO-Versionskontrolle