Fehlerkontrolle #2: Gemeinsam in OneDrive an Dokumenten arbeiten

Im Büroalltag erleben wir leider immer wieder, wie Dokumente in zahllosen Versionen verstreut auf verschiedene Ablagen existieren. Diese Praxis erhöht die Wahrscheinlichkeit, nicht an der aktuellsten Version weiterzuarbeiten. Mit einer zentralen Ablage und einem gemeinsamen Zugriff lässt sich dieses Problem relativ einfach umgehen.

Im ersten Teil unserer Mini-Serie zum Thema „Möglichkeiten der inhaltlichen Fehlerkontrolle“ haben wir uns der einfachen Funktion „Kommentare“ bedient. Sie ermöglicht ein digitales Vier-Augen-Prinzip, welches den ursprünglichen Text nicht verändert. In diesem zweiten Teil beschreiben wir die fundamentale Idee des Sharings von Dokumenten.

Was heisst Sharing konkret?

Der zentrale Gegenstand einer modernen Administration ist das Dokument. Es beinhaltet unternehmens-bezogene Informationen, die betriebsinterne Abläufe anstoßen, steuern und dessen Ergebnisse festhalten. Es ist ein besonders wichtiger, aber nicht unbedingt beliebter Datenträger im Kosmos der Schreibtische.

Dies trifft besonders auf die elektronische Welt zu, da mit der Digitalisierung der Büros eine Vervielfältigung der Dokumentenmenge miteinhergeht. Die Vervielfältigung passiert, weil jeder Teilnehmer am Entstehungsprozess des Dokuments seine eigene Ablage für eine Zwischen- oder Endspeicherung nutzt. Das daraus resultierende Problem kennen Sie nur allzu gut: alle Beteiligten besitzen das nominell gleiche Dokument, dessen Inhalt sich aber von Version zu Version unterscheidet. Und das ist eine vorprogrammierte Fehlerquelle.

Fehler zu vermeiden, ist besser als Fehler zu korrigieren

Ein System, in dem die Ablage verschiedener Versionen eines Dokuments vermieden wird, ist entsprechend weniger fehleranfällig. Wie kann ein solches System einfach und schnell aufgesetzt werden? Cloud-basierte Speicher – ob Office OneDrive, Google Drive oder andere – sind hier wichtig, da sie eine Zusammenarbeit über die Entfernung aber auch in Büros ohne Netzwerk-Architektur ermöglichen.

Beispielhaft zeigen wir Ihnen die Einrichtung eines OneDrive-Kontos in wenigen Schritten:

  1. Öffnen Sie ein Dokument in Word und wählen Sie die Registerkarte „Datei“.
  2. Unter „Konto“ finden sie „Verbundene Dienste > Dienst hinzufügen > Speicher > OneDrive“.
  3. Ein Fenster öffnet sich zur Anmeldung – entweder geben Sie die Daten für ein bereits bestehendes Konto ein oder erstellen ein neues Konto.
  4. Sobald Sie am Konto angemeldet sind, erscheint unter „Konto > Verbundene Dienste“: OneDrive als verbundener Dienst. Nun können Sie einfach Dokumente teilen und freigeben.
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Nun beginnt die eigentliche Teamarbeit

Das einzelne Dokument muss nun für eine einzelne Person oder eine Gruppe freigegeben werden. Wie geht das?

  1. Öffnen Sie ihr Dokument und gehen Sie auf die Registerkarte „Datei“. Dort finden Sie den Menüpunkt „Freigeben > Für Personen freigeben“.
  2. Klicken Sie in dieser Ansicht auf das weiße Feld „Für Personen freigeben“.
  3. Sogleich werden Sie weitergeleitet: unter „Freigeben“ (rechts oben unter Registerkarte „Start“) können Sie die E-Mail Adresse (vom OneDrive-Konto) einer Person eintippen, mit der Sie das Dokument gemeinsam bearbeiten wollen. Sie können auch entscheiden, ob die andere Person das Dokument nur lesen darf. Bestätigen Sie ihre Auswahl mit einem Klick auf „Freigeben“. Diese Person ist nun bei den Freigaben mit ihren Rechten unter Ihrem Namen angeführt.
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Wenn der Datenbestand wächst

Damit haben wir die Basis für ein gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten geschaffen. Für Teams mit einer überschaubaren Anzahl an Dokumenten ist das eine unkomplizierte Lösung. Bei umfangreicheren Dokumentenbeständen mit Wunsch nach Nachvollziehbarkeit von Änderungen ist ein anderes System gefragt:

Versionsvergleich in einem WMS

Ein Wissensmanagement-System unterstützt die Weiterentwicklung eines Dokumentes, in dem es die Möglichkeit zum schnellen Überblick über die bereits gemachten Änderung in den Vorgängerversionen bietet.

WIVIO-Versionskontrolle