Glossar
Alle Wissensmanagement-Begriffe
Hier finden Sie ein kleines Lexikon für alle Begrifflichkeiten die rund um Wissensmanagement, WBI und WIVIO in Gebrauch sind. Dieses Glossar wird laufend erweitert.
Wissen in standardisierten Schriftstücken erfassen
Das Wissensdokument (WiDok)
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Das Wissensdokument (WiDok) ist ein druckbares, standardisiertes Schriftstück welches explizites Unternehmenswissen beinhaltet. Es verfügt über einen Dokumentenkopf und eine eindeutige, fünfstellige Dokumentennummer. Die Nummer wird automatisch in numerischer Reihenfolge vergeben und kennzeichnet ein Dokument eindeutig als qualitätsgesichertes WiDok.
Da der Einsatz von MS-Office und PDF-Dokumenten weit verbreitet ist, setzen die WBI Methode und auch die Wissensmanagement-Software WIVIO gezielt auf diese Dateiformate.
Die Inhalte eines Wissensdokuments unterliegen bestimmten Kriterien, die dazu dienen, dass nur relevantes und richtiges Wissen erfasst wird.
- Über den Inhalt des WiDoks wird ein nachhaltiger Nutzen erzielt.
- Das erfasste Wissen dient einem erweiterten Empfängerkreis.
- Die Nachfragen zu einer bereits erarbeiteten Problemlösung oder einem Thema wiederholen sich (z. B. FAQ).
- Mehrere Personen setzen sich mit einem Thema auseinander und arbeiten daran.
- Das Thema bezieht sich auf das Kerngeschäft des Unternehmens und muss daher gesichert werden.
- Ein neuer Arbeitsablauf soll eingeführt und umgesetzt werden.
- Das WiDok hat eine hohe Nutzungsfrequenz.
- Es wird mit viel Energie und Aufwand an einem Thema gearbeitet.
- Durch das Thema wird ein Ablauf oder eine Zuständigkeit geregelt.
- Das WiDok stellt einen Ist-Zustand sowie einen Soll-Zustand dar und begünstigt deshalb qualitativ hochwertige Entscheidungen.
- Das WiDok dokumentiert eine relevante Entscheidung oder eine Idee mit Potenzial.
- Das WiDok dient der Entflechtung der Komplexität.
- Das Thema hat Potenzial für ein WiDok, ein Projekt, eine Idee oder eine Innovation.
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Der Dokumentenkopf enthält die wesentlichen Metadaten eines WiDoks und wird automatisch auf jedem Dokument abgebildet.
Die Bestandteile des Dokumentenkopfs sind:
- Ein aussagekräftiger, einzeiliger Titel, der den Inhalt des Dokuments bestmöglich wiedergibt.
- Die Dokumentennummer, die ein Dokument eindeutig als WiDok kennzeichnet. Ein Dokument mit der Nummer 00000 ist noch kein WiDok und somit noch nicht in der Wissensdatenbank, für alle auffindbar, gespeichert.
- Informationen zum Inhaltsverantwortlichen, dessen Kurzzeichen sowie Durchwahl zur persönlichen Kontaktaufnahme.
- Das Datum der letzten Überarbeitung zur Kennzeichnung der Aktualität.
- Die Seitenanzahl um zu signalisieren, ob bei ausgedruckten WiDoks alle Blätter vorhanden sind.
Zudem gibt es verschiedene Layouts, z.B.
- Der Standard-Dokumentenkopf: Wird ausschließlich für interne Zwecke verwendet.
- Der Externe Dokumentenkopf: Wird für WiDoks verwendet, die Partner, Kunden oder Lieferanten zur Verfügung gestellt werden. Der Kopf enthält meist das Logo des Unternehmens sowie dessen Anschrift. Die Dokumentennummer wird zur Auffindbarkeit in der WMS häufig unauffällig in der Fußzeile abgedruckt.
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Die Dokumentennummer ist fixer Bestandteil des Dokumentenkopfs. Sie ist fünfstellig, eindeutig und einzigartig, wird vom System automatisch vergeben und kann nicht manuell geändert werden. Dokumente die noch kein WiDok sind, d.h. noch nicht veröffentlicht wurden, aber in der WMS als Entwurf abgelegt sind, bekommen automatisch eine „Nuller-Nummer“ (00000). Diese Dokumente werden als „Nuller-Dokumente“ oder „0-er Dokumente“ bezeichnet.
Wird ein Dokument veröffentlicht, so bekommt es eine eindeutige, fortlaufende Dokumentennummer zugeteilt. Um einen späteren Engpass zu vermeiden, arbeitet die WBI®Methode bewusst mit einem fünfstelligen Nummernkreis (00001 bis 99999). Das erste WiDok hat somit die Nummer 00001, das zweite 00002, das dritte 00003, das hundertste 00100 usw.
Die Vergabe der fortlaufenden Nummern sollte automatisch erfolgen. Eine nachträgliche Änderung darf nicht möglich sein, da sonst die Eindeutigkeit verloren geht und es zu Missverständnissen und Problemen bei Verlinkungen kommt. Dokumentennummern von archivierten oder gar gelöschten WiDoks dürfen nicht erneut vergeben werden.
Die Dokumentennummer bringt einige Vorteile mit sich:
» Jedes WiDok wird eindeutig als solches erkannt.
» Bei einer Besprechung oder in einer E-Mail kann einfach auf die Nummer des WiDoks verwiesen werden.
» Das Eintippen von fünf Ziffern ist schneller als das Eingeben des gesamten Titels.
» Die Dokumentennummer ist eindeutig und ändert sich nicht. Der Titel ist jedoch nicht beständig − er könnte sich im Laufe der Zeit durch die Weiterentwicklung des WiDoks ändern.
» Wichtige, geläufige Nummern merkt man sich mit der Zeit wie Telefonnummern.
» Da es jede Nummer nur einmal gibt, findet man bei der Suche genau das Dokument, das gesucht wird.
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Die Gestaltungsrichtlinien bzw. CD-Richtlinien werden vom CD-Kontrolleur regelmäßig auf Einhaltung kontrolliert und ggf. angepasst. Sie dienen der einheitlichen Darstellung des expliziten Wissens in WiDoks und regeln folgende Punkte:
- Die Verwendung des passenden Layouts (interner/externer Dokumentenkopf)
- Ein einheitliches Farbschema und den richtigen Einsatz von farblichen Hervorhebungen
- Die Erfassung in einer einheitlichen Schriftgröße und -art
- Die Einhaltung des Druckbereichs (besonders bei Excel-Dokumenten notwendig)
- Das passend gewählte Dokumentenformat zum jeweiligen Inhalt (Auswertungen und Kalkulationen in Excel, schriftliche Anweisungen in Word)
Für eine schnellere Erfassung des Wissens ist es notwendig, dass Wesentliches immer in derselben Form hervorgehoben wird. Ein WiDok sollte immer übersichtlich gestaltet, in einfacher Sprache geschrieben und mit passendem Titel versehen sein.
Notwendige Funktionen für lebendiges Wissensmanagement
Relevante Mechanismen
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Die Wiedervorlage (WV) ist eine systematische Erinnerungsfunktion und bildet die technische Grundlage für die inhaltliche Aktualitätskontrolle. Der IV wird automatisch vom Wissensmanagement-System daran erinnert, sein WiDok zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen. Je nach System können verschiedene Intervalle ausgewählt werden. Als Standard − und somit als längst mögliches Intervall − sollte immer ein Jahr vorgegeben sein, d.h. spätestens nach einem Jahr sollte eine Aktualitätskontrolle für jedes WiDok durchgeführt werden. Es gibt aber auch WiDoks, bei denen ein kürzeres Intervall sinnvoller ist. Beispielsweise können Auswertungen in verschiedenen Abständen notwendig sein. Um diese immer pünktlich zu erstellen, kann ein Intervall von einem Monat oder sogar von einer Woche eingestellt werden. Dadurch wird der IV jedes Mal vom System erinnert das WiDok zu aktualisieren. Grundsätzlich gilt, dass ein WiDok nur dann im System zur Wiedervorlage erscheint, sofern es in dem eingestellten Intervall nicht bereits bearbeitet wurde. Das bedeutet, dass ein lebendiges WiDok, an dem stetig gearbeitet wird, nicht zur Wiedervorlage erscheint. WiDoks, die aber zur Wiedervorlage erscheinen müssen daher kritisch geprüft und deren Relevanz richtig eingeschätzt werden.
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Die Aktualitätskontrolle ist ein wichtiger Bestandteil der Weiterentwicklung von WiDoks und wird technisch durch die Wiedervorlage angestoßen.
Im Rahmen der Aktualitätskontrolle wird geprüft, ob das WiDok noch den Kriterien entspricht. Dabei wird kontrolliert ob
- der Inhalt nach wie vor aktuell, richtig und relevant ist.
- alle weiterführenden Links funktionieren.
- die Wissensgebiete noch zum Inhalt passen.
- die Inhaltsverantwortung noch bei der richtigen Person liegt.
- die geschriebene Theorie der praktischen Umsetzung entspricht.
Der Inhaltsverantwortliche ist dafür zuständig, die Punkte zu prüfen und das WiDok bei Abweichungen entsprechen anzupassen. Besonders der Abgleich der Inhalte mit der Praxis ist wesentlich. Stimmt die im WiDok beschriebene Situation nicht mit der Realität überein, muss der IV entscheiden, welcher Weg der richtige ist und entweder sein WiDok der Praxis anpassen oder darauf bestehen, dass der beschriebene Ablauf auch umgesetzt wird. Sowohl in der praktischen Umsetzung als auch im WiDok kann sich im Laufe der Zeit viel ändern, diese Veränderungen müssen immer sowohl im WiDok als auch in der Praxis realisiert werden, um ein auseinanderlaufen von Theorie und Praxis zu verhindern. Stimmen die Anweisungen in einem WiDok nicht mit der Realität überein, ist das WiDok nutzlos.
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Die Wissensgebiete (WG) dienen der Gliederung und Darstellung des Unternehmenswissens und bilden die Wissensbasis einer Organisation in Form eines Wissensbaumes. Wissensgebiete gehören zu den Metadaten eines WiDoks und dienen der kontextabhängigen Klassifizierung. Die Darstellung aller WG in einem Wissensbaum ermöglichen eine manuelle Navigation durch das gesamte Unternehmenswissen. Die Anwender klicken sich dazu einfach durch den Wissensbaum, grenzen das Thema immer weiter ein und gelangen schließlich zum gewünschten Wissensgebiet und dem zugehörigen WiDok. Wissensgebiete dienen der Strukturierung des Wissens, die eigentlichen Inhalte bzw. das explizite Wissen, das Antworten liefert, steht im zugehörigen WiDok und ist durch den IV auch immer mit einer Person verknüpft.
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Die Benachrichtigung oder Aufgabe Lesen ist eine automatisch von System generierte E-Mail an ausgewählte Benutzer, die darauf aufmerksam macht, dass sich in einem für den jeweiligen Mitarbeiter relevanten Themengebiet, eine Änderung ergeben hat.
Folgende Gründe für eine Benachrichtigung kann es geben:
» Ein WiDok wurde neu erstellt
» Ein WiDok wurde bearbeitet
» Ein WiDok wurde gelöscht
» Die Metadaten eines WiDoks haben sich geändert
Der Mitarbeiter hat nun die Aufgabe das Dokument zu lesen bzw. die Änderungen zur Kenntnis zu nehmen.
Besonders der „Änderungskommentar“ ist dafür sehr hilfreich. Bei jeglicher Änderung an einem WiDok muss ein aussagekräftiger Kommentar vom jeweiligen Autor geschrieben werden. Dieser Kommentar wird automatisch mit der Aufgabe Lesen versendet und ist, dank eines einheitlichen Layouts der Nachricht, auch rasch erfassbar. Ziel ist es, die Änderung anhand des Kommentars nachvollziehen zu können, ohne, dass das WiDoks selbst geöffnet werden muss. Das spart Zeit und hält den Aufwand auf dem Minimum.
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Die Info Lesen wird bei einer inhaltlichen Änderung an einem WiDok ausgelöst und vom System an den direkten Vorgesetzten, den CD-Kontrolleur sowie den Wissensmanager gesendet. Besonders Führungskräfte profitieren von der automatischen Benachrichtigung bei Änderungen in ihrem Verantwortungsbereich. Durch die „Info Lesen“ werden sie stets über aktuelle Themen, Projekte oder allgemeine Arbeiten ihrer Mitarbeiter informiert und können bei Bedarf eingreifen. Zudem können sie eine Art Briefträgerfunktion einnehmen und wichtige Dokumente an Personen in ihrem Verantwortungsbereich weiterleiten, bzw. den Inhaltsverantwortlichen darauf aufmerksam machen, wenn gewisse Personen in der Sichtbarkeitsgruppe fehlen, oder in der Aufgabe Lesen Gruppe berücksichtigt werden sollen.
Besonders wenn Mitarbeiter von der Führungskraft dazu aufgefordert werden ein WiDok zu erstellen, ist die Info Lesen ein nützliches Werkzeug. Die Führungskraft wird automatisch darüber benachrichtigt, dass der Mitarbeiter ein entsprechendes Dokument erstellt hat und kann bei Abweisungen vom Arbeitsauftrag sofort eingreifen. Missverständnisse und Falschinformationen können dann schnell aus der Welt geschafft werden.
Wichtige Zuständigkeiten im Zusammenhang mit WBI
Rollen und Funktionen
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Der Inhaltsverantwortliche (IV) ist Wissensträger und verantwortet den Inhalt eines WiDoks. Er verfügt über wichtiges Unternehmenswissen und stellt dieses anderen Mitarbeitern in Form von WiDoks zur Verfügung. Seine Kontaktdaten sind im Dokumentenkopf zu finden und ermöglichen es, dringende Fragen direkt an diesen Experten zu stellen. Ein IV ist sowohl dafür zuständig, dass sein WiDok stets aktuell und richtig ist, als auch, dass die Inhalte aus dem WiDok in der Praxis umgesetzt werden. Daher macht es durchaus Sinn, einem Mitarbeiter sowohl die inhaltliche, als auch die operative Verantwortung über ein Thema zu übertragen (IV-Regelung).
Wichtig ist, dass Mitarbeiter durch das Teilen ihres Wissens keinen Machtverlust erleiden, sondern im Gegenteil ihre Expertenposition dadurch sichern. Sie stellen ihr Wissen in Form eines WiDoks lediglich in limitiertem Umfang zur Verfügung, da implizites Wissen nicht zur Gänze expliziert werden kann.
Motivierte Mitarbeiter mit Weitblick, die bereit sind, ihr Wissen mit anderen zu teilen, sind die wertvollsten Mitarbeiter und unverzichtbar für ein Unternehmen. Sie verantworten oftmals viele WiDoks, beteiligen sich aktiv an der Weiterentwicklung und teilen in der Regel zukünftig mehr Wissen. Ein Großteil der Inhaltsverantwortlichen sind Wissensarbeiter der Organisation.
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Der Wissensmanager − oder auch Chief Knowledge Officer – ist für die Umsetzung von Wissensmanagement im Unternehmen verantwortlich. Ihm obliegt die strategische Planung und konzeptionelle Entwicklung sowie die Umsetzung von Projekten rund um das Thema Wissensmanagement. Er agiert als Vorbild für eine wissensorientierte Arbeitsweise sowohl für Mitarbeiter als auch für Führungskräfte und ist die Schnittstelle zwischen Qualitätsmanagement, IT und Personalabteilung.
Zu seinen Aufgaben zählen:
- Erster Ansprechpartner bei Fragen zum Thema Wissensmanagement
- Wiederkehrende Bewusstseinsbildung und Schulung von Mitarbeitern und Führungskräften
- Wissensträger motivieren, WiDoks zu erfassen und bestehendes Wissen in das WMS zu übernehmen
- Austausch der Mitarbeiter fördern und Wissensträger mit ähnlichen Themengebieten vernetzen
- Diverse administrative Aufgaben in einem WMS, z.B. Kontrolle beim Löschen von WiDoks, Verwaltung der Wissensgebiete, Erstellung und Auswertung einer Wissensbilanz, Vorgabe und Erweiterung der WMS-Funktionen
Ein Wissensmanager sollte direkt der Geschäftsleitung unterstellt und über disziplinarische Durchsetzungskraft verfügen.
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Ein Wissensträger ist ein Speichermedium für Wissen. Das kann eine natürliche Person mit ihrem impliziten Wissen und ihren Erfahrungen, oder ein Wissensdokument mit explizit erfassten Wissen sein. Häufig wird das Wort als Synonym für einen Experten oder Wissensarbeiter verwendet und steht daher für jemanden mit besonderen Kenntnissen oder Fähigkeiten zu einem bestimmten Thema.
Ein Wissensarbeiter ist ein gut ausgebildeter Facharbeiter, der sich im Zuge seiner professionellen Tätigkeit im Wertschöpfungsprozess hauptsächlich Wissen aneignet und es für die Organisation einsetzt. Wissensarbeiter im Sinne von WBI verantworten daher mehrere WiDoks, sind versiert im Umgang mit dem WMS und verbringen rund 25% ihres Tages mit Wissensarbeit. Es zählt zu ihren Aufgaben, ihr Wissen stets festzuhalten und dem Unternehmen zur Verfügung zu stellen.
Sie leisten einen wesentlichen Beitrag:
- Sie sind optimalerweise in allen Hierarchieebenen einer Organisation angesiedelt.
- Sie sind wichtige Multiplikatoren, die das Thema Wissensmanagement positiv repräsentieren.
- Sie sind ein Motor für Innovation und Weiterentwicklung in der Organisation.
- Sie übernehmen inhaltlich sowie operativ die Verantwortung für erfolgskritische Themen.
- Sie verfügen über qualitativ hochwertige und somit wertvolle WiDoks.
- Sie sind durch ihr spezifisches Fachwissen enorm wertvoll und sollten unbedingt im Unternehmen gehalten werden.
- Es handelt sich um wissbegierige, konstruktive Menschen mit Weitblick und hohem Potenzial.
- Sie werden aktiv, wenn sie sehen, dass etwas falsch läuft, und erfassen ein WiDok dazu, in welchem sie den Sachverhalt möglichst neutral darstellen.
- Sie werden als die Fachkräfte der Zukunft gehandelt und sind daher unverzichtbar für Unternehmen.
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Der Wissensgebiet-Verantwortliche (WGV) trägt die Verantwortung über ein Wissensgebiet. Es handelt sich dabei um eine optionale Rolle, die nur zum Einsatz kommt, wenn eine Organisation über einen soliden Dokumentenbestand sowie ein WMS mit Wissensgebieten verfügt. Durch die Ernennung von Wissensgebiet-Verantwortlichen werden die Zuständigkeiten für die Wissensgebiete klar geregelt.
Der Wissensgebiet-Verantwortliche übernimmt folgende Aufgaben:
- Erster Ansprechpartner bei Fragen zum Wissensgebiet
- Überblick über alle zugeordneten WiDoks und untergeordneten Wissensgebiete bewahren und ggf. ändern
- Teilung von überdurchschnittlich großen WiDoks veranlassen
- Fusionierungen anregen, um doppelte WiDoks zu vermeiden
- Sicherstellen, dass alle relevanten WiDoks zu einem Thema das Wissensgebiet hinterlegt haben
- Prüfen, ob zugeordnete WiDoks gelöscht oder archiviert werden sollten
Betrachtet man die Aufgaben eines WGV fällt auf, dass er den Wissensmanager durch viele seiner Aufgaben entlastet. Was der Wissensmanager im Großen ist, übernimmt der Wissensgebiet-Verantwortliche also in Bezug auf sein Wissensgebiet bzw. seinen Verantwortungsbereich. Durch die Ernennung der unterschiedlichen Wissensgebiet-Verantwortlichen kann eine Art „Expertendatenbank“ aufgebaut werden. Damit ein Wissensgebiet-Verantwortlicher diese Aufgaben auch übernehmen kann, sollte er bei Veränderungen der Inhalte seines Wissensgebiets eine Benachrichtigung vom System erhalten. Verfügt das WMS über keine automatische Benachrichtigung für den WGV, muss dieser bei allen WiDoks bei der »Aufgabe Lesen« eingetragen werden.
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Die Sichtbarkeitsgruppe (SG) bzw. Sichtbarkeitsrechte regeln den Zugriff auf Wissensdokumente und können in einem Wissensmanagement-System zugeteilt werden.
Die Vergabe der Sichtbarkeitsrechte ist abhängig von der Position, den Aufgaben und der Verantwortung. Je nach Hierarchie und Unternehmenskultur gibt es verschiedene Ansätze, die sowohl Vorteile als auch Nachteile mit sich bringen.
- In einem unlimitierten WMS können alle Benutzer alle WiDoks sehen und lesen. Sie finden somit alle gewünschten Informationen und nutzen das System umso lieber. Keiner wird ausgeschlossen. Unlimitierte Wissensmanagement-Systeme eignen sich besonders für kleine Unternehmen, in denen es von Vorteil ist, wenn alle Benutzer auf alle WiDoks zugreifen können. Einige Mitarbeiter könnten allerdings von der Vielzahl an WiDoks überfordert sein. Sie sehen durch die Informationsflut das Wesentliche nicht mehr und identifizieren sich weniger mit den Inhalten. Der unlimitierte Zugriff erschwert zudem die Suche, da die Suchergebnisse auch WiDoks beinhalten könnten, die für den Suchenden irrelevant sind.
- In einem personalisierten, limitierten WMS werden die Sichtbarkeitsrechte für bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen angepasst. Sie können also nur auf den Teil der WiDoks zugreifen, der für deren Funktion bzw. Aufgabengebiet definiert wurde. Je personalisierter ein WMS eingerichtet ist, desto präziser ist auch die Suche. Das Suchergebnis beschränkt sich auf die relevanten WiDoks, die der jeweilige Mitarbeiter aufgrund seiner Arbeitsaufgaben benötigt. Die Mitarbeiter gelangen somit schneller an die gesuchten Informationen. Gerade in großen Firmen oder Konzernen macht ein personalisiertes WMS mit einigen wenigen Limitierungen daher durchaus Sinn. Eine zu starke Limitierung birgt jedoch die Gefahr, WiDoks auszuschließen, die für einen Mitarbeiter eventuell ebenfalls relevant sein könnten. Hat der Mitarbeiter keinen Zugriff darauf, führt das zu Unmut. Die Personalisierung kann zwar der Informationsflut entgegenwirken, führt aus technischer Sicht aber zu Problemen bei der Verwaltung und einem erhöhten Aufwand, da die Komplexität dadurch zunimmt. Eine optimale Personalisierung ist daher nicht mit jedem WMS umsetzbar.
Relevante Bezeichnungen des Wissensmanagements
Begriffe rund um’s Wissen
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Die WBI®Methode ist eine langjährig bewährte Arbeits- & Managementmethode welche sich auf das praktische Erfassen, Verteilen, Weiterentwickeln und Sichern von Wissen konzentriert. Die Arbeitsweise ist bei der Meusburger Georg GmbH & Co. KG entstanden und dort seit über 25 Jahren erfolgreich im Einsatz. Ziel ist es, stets allen Mitarbeitern jenes Wissen zeitnah zur Verfügung zu stellen, das diese für ihre tägliche Arbeit benötigen. Das Kernstück der WBI®Methode ist das WiDok, welches explizites Wissen der Organisation beinhaltet. Sie zeigt, wie Wissensmanagement in der Praxis gelebt wird.
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Der WBI-Prozess besteht aus den Schritten Erfassen – Verteilen – Weiterentwickeln – Sichern. Er ist angelehnt an gängige Theorie-Modelle und hat sich in der Praxis bewährt.
» Erfassen: Zuerst muss Wissen in einem einheitlichen Format und nach bestimmten Regeln explizit erfasst werden. Wie eine Art Wissens-Container können diese Bausteine in Form von WiDoks dann weiterverwendet werden. Sobald das Wissen erfasst ist, kann es auch genutzt werden.
» Verteilen: Sobald ein WiDok in dem WMS gespeichert ist, haben andere Zugriff auf das Wissen. Die Sichtbarkeitsgruppe sowie die Aufgabe Lesen definieren den Personenkreis, der das WiDok sehen darf bzw. dessen Inhalte kennen muss.
» Weiterentwickeln: Durch die Nutzung des WiDoks werden stetig neue Erfahrungen in der Praxis gemacht. Es ist Aufgabe des Inhaltsverantwortlichen die Änderungen stetig zu übernehmen und das WiDoks aktuell zu halten.
» Sichern: Die Ablage im WMS ermöglicht eine automatische, dauerhafte und zentrale Sicherung des Wissens. Selbst nach dem Löschen, sind WiDoks im Archiv wiederauffindbar.
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Der integrative Ansatz von WBI kombiniert den human– sowie den technikorientierten Ansatz und ermöglicht es dadurch, dass Organisationen von den Vorteilen beider Ansätze profitieren können. Es wird also nicht nur persönlich von Mensch zu Mensch oder rein technisch über eine Software kommuniziert. WBI setzt auf die Unterstützung der Software beim persönlichen Gespräch, in dem die Software für eine reibungslose Verfügbarkeit und Darstellung der WiDoks und somit des Wissens sorgt. Dazu werden bereits frühzeitig Wissensdokumente erstellt, welche dann in alltäglichen Arbeitsgespräch miteinbezogen und genutzt werden können.
- Die Teilnehmer einer Besprechung lesen vorab das entsprechende WiDok und sind alle auf demselben Stand.
- Die Teilnehmer öffnen während des Meetings weitere relevante WiDoks und beziehen sie in die Besprechung ein.
- Die Teilnehmer erarbeiten neues Wissen, dass wiederrum in diesen WiDoks ergänzt werden soll.
- Die Führungskraft beauftragt ggf. die Weiterentwicklung bestehender WiDoks oder die Erstellung neuer WiDoks.
- Bei größeren Meetings, wird das Protokoll ebenfalls als WiDok erfasst und per Aufgabe Lesen
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Organisationales Wissen bzw. Unternehmenswissen entsteht, wenn Wissen innerhalb eines Unternehmens verteilt und allen Mitarbeitern der Zugriff darauf ermöglicht wird. Unternehmenswissen wird gemeinsam durch individuelles Wissen der Mitarbeiter gestaltet und im Arbeitsprozess genutzt. Dabei wird sowohl das organisationale als auch das individuelle Wissen erweitert.
Nur ein Teil der Gesamtheit des Wissens ist für WBI relevant. Dazu zählen vor allem Erfahrungen, die für die Ausübung einer bestimmten Tätigkeit oder für das Treffen von Entscheidungen von Bedeutung ist.
Es geht um folgende Grundsatzfragen:
- Wie fertigen wir unser Produkt und wie verkaufen wir es?
- Welche Dienstleistungen bieten wir an?
- Wo gibt es Verbesserungspotenzial bzw. was hat sich bewährt?
- Wer ist unsere Zielgruppe?
- Was wissen wir über Markt und Mitbewerber?
- Welches Wissen bzw. welche Kompetenzen benötigen wir?
Die Antworten auf diese Fragen sind essentieller Bestandteil des Unternehmenswissens und müssen explizit in WiDoks erfasst werden
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Als Wissensdatenbank (WDB) wird häufig der Ablageort für explizites Wissen bezeichnet. WBI vermag es durch den Einsatz dieser Wissensdatenbank, einem Unternehmen eine Art Gehirn mit einem Gedächtnis zu geben, das sich ständig weiterentwickelt und auf das alle Mitarbeiter Zugriff haben. Ziel der Wissensdatenbank ist es, den relevanten Personen WiDoks mit bedeutsamen Informationen zentral, zeitgerecht und zielgruppenoptimiert zur Verfügung zu stellen.
Im Gegensatz zu einer reinen WDB enthält ein Wissensmanagement-System (WMS) relevante Mechanismen des Wissensmanagements. Es bietet technische Unterstützung bei der Erfassung, Verteilung, Weiterentwicklung und Sicherung des expliziten Wissens. Dieses wird gezielt strukturiert, organisiert und zentral verwaltet. Zudem ist es stets mit Personen verknüpft. Dadurch kann nicht nur explizites Wissen in der Organisation geteilt, sondern auch implizites Wissen weitergegeben werden. Ansprechpartner sind leicht auffindbar und können bei weitergehenden Fragen sofort kontaktiert werden.
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Eine wissensorientierte Unternehmenskultur zeichnet sich dadurch aus, dass Wissen eine zentrale Rolle in der gesamten Organisation spielt. Eine offene und transparente Kommunikation wird gefördert und gefordert. Als Führungskraft agiert man als Vorbild und lebt den intensiven Wissensaustausch. Mitarbeiter mit denselben Interessen werden zusammengebracht, jeder soll stets auf das Wissen zugreifen können, das er benötigt, um seine Arbeit bestmöglich zu erledigen.
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Implizites Wissen ist unbewusst verfügbar. Es befindet sich in den Köpfen der Wissensträger und ist deshalb schwer zugänglich. Implizites Wissen ist mit den persönlichen Erfahrungen, dem Verhalten und den Wertvorstellungen des Trägers verbunden. Durch aussprechen und Erfassen von Wissen kann ein Teil des impliziten Wissens explizit gemacht werden.
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Explizites Wissen wird sprachlich in Form von Aussagesätzen, Grafiken, Zeichnungen und Zahlen ausgedrückt. Es lässt sich also verbalisieren. Das schriftlich erfasste Wissen kann somit dargestellt, verarbeitet, gespeichert und geteilt werden. Durch die sogenannte „Externalisierung“ – also durch das Verschriftlichen von Wissen – wird es für einen erweiterten Personenkreis nutzbar. In diesem Zusammenhang spricht man auch von „dokumentiertem Wissen“ oder „dokumentierter Information“. Bei WBI werden explizites Wissen und Informationen gleichgesetzt.
Das Wissen eines Menschen ist vergleichbar mit einem Eisberg, der im Wasser treibt: nur ein Bruchteil davon ist sichtbar – der Großteil davon befindet sich unter der Wasseroberfläche und bleibt verborgen. WBI zielt darauf ab, die Wasserlinie hinunterzudrücken. Dadurch kommt immer mehr implizites Wissen an die Oberfläche und kann in weiterer Folge allgemein genutzt und weiterentwickelt werden. Dennoch wächst der implizite Wissensanteil im Kopf des Wissensträgers proportional stärker als der explizite Teil im WiDok. Der Mensch wird also nicht ersetzbar, sondern noch wertvoller! Will jemand mehr zu einem WiDok Thema erfahren, muss er den Inhaltsverantwortlichen persönlich kontaktieren. Dieser muss dann abwiegen, ob sein WiDok um die Antwort ergänzt werden soll oder es sich um eine einmalige Frage handelt.
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Die „Wissensbilanz“ dient der Bewertung von betriebseigenem Wissen und somit von immateriellen Vermögenswerten. Sie ist jedoch kein reines Zahlenwerk und kann daher auch nicht als „Bilanz“ im klassischen Sinn bezeichnet werden. Es handelt sich vielmehr um einen Fragenkatalog, auf dessen Basis der Wert von Wissen eingeschätzt und später mit den Daten der Folgejahre verglichen werden kann. Die erste Bewertung von Wissen und dessen Nutzung erfolgen meist im Rahmen der Einführung von Wissensmanagement. Die Wissensbilanz basiert auf verschiedenen Wissenskennzahlen
und kann grob in vier Kategorien unterteilt werden:
- Personenbezogene Kennzahlen (Anzahl der Benutzer, IV usw.)
- Dokumentenbezogene Kennzahlen (Anzahl WiDoks, Entwürfe usw.)
- Kennzahlen zu Wissensgebieten (Anzahl Wissensgebiete usw.)
- Aktionsbezogene Kennzahlen (Anzahl Klicks, Interaktionen usw.)
Wird eine Wissensbilanz über einen längeren Zeitraum erstellt, lässt sich die Entwicklung zwischen zwei definierten Zeitpunkten, z. B. jeweils zum Jahresende oder am Ende eines Quartals, analysieren. Im Laufe der Zeit kann so der Fortschritt der Wissensbasis im Unternehmen beobachtet und im zeitlichen Verlauf dargestellt werden.
Bekannte Theorien des Wissensmanagements
Wissensmanagement Basics
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Die ursprüngliche Version der Wissenstreppe von Klaus North stammt aus dem Jahr 1998 und wurde 2015 weiterentwickelt. Sie wurde mit einem Reifegradmodell verknüpft und gibt an, wie ein Unternehmen mit Wissensmanagement Wettbewerbsvorteile generieren kann.
- Informationsverfügbarkeit beinhaltet die drei untersten Stufen Zeichen – Daten – Information und bildet den ersten Reifegrad. Diesen hat ein Unternehmen erreicht, sofern es strukturierte Information zur Verfügung stellt und Wichtiges stetig aktualisiert sowie flächendeckend verteilt.
- Wissensidentifikation beinhaltet die vierte Stufe Wissen und bildet den zweiten Reifegrad. Diesen hat eine Organisation erreichet, sofern die internen Wissensträger bekannt sind und eine systematische Wissensweitergabe erfolgt.
- Wissensorientierte Kultur und Führung beinhaltet die fünfte Stufe Handeln und bildet den dritten Reifegrad. Diesen hat ein Unternehmen erreicht, sofern eine Wissensteilung aktiv gelebt wird und Führungskräfte als Vorbild agieren.
- Lernen und Kompetenzentwicklung beinhaltet die sechste Stufe Kompetenz und bildet den vierten Reifegrad. Diesen hat eine Organisation erreicht, sofern sie die Kompetenzen der Mitarbeiter wiederholt evaluiert und gemeinsames Lernen im Geschäftsalltag integriert ist.
- Wissensstrategie beinhaltet die letzte Stufe Wettbewerbsfähigkeit und gilt als erreicht, sofern ein Unternehmen Wissensziele setzt, die mit der Unternehmensstrategie verknüpft sind.
Mit dem Einsatz der praktischen WBI®Methode erreichen Sie den höchsten Reifegrad. Schon während der Einführungsphase werden die wichtigsten Wissensgebiete in Anlehnung an Ihre Unternehmensstrategie definiert und im Wissensmanagement-System WIVIO hinterlegt (Wissensstrategie). Die Erfassung der zugehörigen WiDoks durch die Experten ermöglicht die Evaluierung der Kompetenzen der Mitarbeiter (Lernen und Kompetenzentwicklung). WBI bietet eine Führung durch die Wissensperspektive, was eine aktive Zusammenarbeit und Wissensteilung forciert (Wissensorientierte Kultur und Führung). Durch die Inhaltsverantwortung über ein WiDok sind die wichtigen Wissensträger der Organisation immer bekannt (Wissensidentifikation). Alle relevanten Inhalte werden in einer zentralen Wissensdatenbank gespeichert und sind jederzeit für alle verfügbar. Die einheitliche Erfassung in einem WiDok ermöglicht eine strukturierte Informationsweitergabe (Informationsverfügbarkeit).
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Die Bausteine des Wissensmanagements nach Gilbert Probst, Steffen Raub und Kai Romhardt von 1997 sind eines der bekanntesten Wissensmanagement-Modelle des deutschsprachigen Raumes. Die sechs Kernprozesse des Wissensmanagements wurden später um zwei strategische Bausteine ergänzt. Üblicherweise startet man bei der Setzung von Wissenszielen und geht Schritt für Schritt alle Bausteine durch.
- Die Wissensziele geben eine Strategie bzw. Richtung vor. Es wird definiert, wo Bedarf herrscht, und festgelegt, in welchen Bereichen welche Kompetenzen zukünftig aufgebaut werden sollen.
- Die Wissensidentifikation soll einen Überblick über interne und externe Wissensquellen schaffen.
- Der Wissenserwerb regelt die Nutzung von externem Wissen z.B. in Form von Partnerschaften oder Kooperationen.
- Die Wissensentwicklung bezieht sich auf die Entwicklung von gänzlich neuem internen Wissen.
- Die Wissens(ver)teilung kümmert sich um die Frage, wer was und in welchem Umfang und wann wissen muss.
- Die Wissensnutzung sieht den produktiven Einsatz des Unternehmenswissens im Betrieb vor.
- Die Wissensbewahrung befasst sich mit dem Speichern und Aktualisieren von Wissen im Unternehmen.
- Bei der Wissensbewertung steht die Erreichung der Wissensziele im Vordergrund. Das Ergebnis der Wissensbewertung fließt daher auch wieder in die Aktualisierung bzw. Definition der neuen Wissensziele ein.
Mit der WBI®Methode können alle Bausteine in den Unternehmensalltag integriert werden. Die Verknüpfung von Wissensgebieten mit den zugehörigen WiDoks schafft einen Überblick über vorhandene Wissensressourcen auf Basis derer strategische Wissensziele abgeleitet werden können (Wissensziele). Ebenso erhält man dadurch einen Überblick über das intern vorhandene Wissen (Wissensidentifikation). Technische Features ermöglichen es, auch das Knowhow externer Partner miteinfließen zu lassen (Wissenserwerb). Durch die gemeinsame Arbeit an und mit WiDoks passiert Weiterentwicklung praktisch automatisch (Wissensentwicklung). Die Aufgabe Lesen ermöglicht eine effiziente und effektive Wissensverteilung genau an jene Personen, die das Wissen benötigen (Wissensverteilung), welche es wiederum in den Arbeitsalltag integrieren und ständig nutzen (Wissensnutzung). Die zentrale Ablage in einem WMS sichert das Wissen langfristig (Wissensbewahrung). Technische Auswertungsmöglichkeiten liefern eine Wissensbilanz auf Knopfdruck und ermöglichen die einfache Bewertung aller Wissensmanagement-Maßnahmen (Wissensbewertung).
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Beim SECI Modell von Nonaka und Takeuchi aus dem Jahr 1995 spielt das implizites Wissen und dessen Einsatz bzw. Überführung in explizites Wissen eine zentrale Rolle. Die Vier-Felder-Matrix besteht aus den folgenden Blöcken:
- Sozialisation: Beschreibt, wie implizites Wissen weitergegeben werden kann, sodass wiederum implizites Wissen beim Empfänger entsteht.
- Externalisierung: Beschreibt, wie implizites Wissen in explizites Wissen umgewandelt werden kann.
- Kombination: Bezieht sich auf explizites Wissen, das mit anderen expliziten Inhalten zusammengeführt wird.
- Internalisierung: Bezieht sich auf explizites Wissen, das zu impliziten Wissen des Empfängers wird.
Bei WBI werden alle vier Arten praktisch im Unternehmensalltag integriert. Durch Mikroschulungen und gemeinsamen Arbeitsgesprächen wird implizites Wissen in der Gruppe verteilt (Sozialisation). Durch die Erfassung von WiDoks, wird implizites Wissen expliziert und dokumentiert (Externalisierung). Werden themennahe WiDoks zusammengeführt und fusioniert entsteht aus zwei WiDoks ein neues mit den besten Inhalten beider (Kombination). Die tägliche Arbeit mit WiDoks ermöglicht es den Mitarbeitern das vorhandene Wissen zu internalisieren, wodurch wiederum neues implizites Wissen bei jedem einzelnen entsteht (Internalisierung).
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Das TOM-Modell versteht ganzheitliches Wissensmanagement als ein Zusammenspiel von Technik, Organisation und Mensch.
- Technik bezieht sich auf die Informations- und Kommunikationstechnologie, die das Wissensmanagement unterstützt.
- Organisation bezieht sich auf die Methoden für Wissenserwerb, -speicherung und –transfer. Dabei soll Wissensmanagement in den Alltag integriert werden und in jedem Prozessschritt berücksichtig werden.
- Mensch bezieht sich auf die Unternehmensstruktur, die einen kontinuierlichen Wissensfluss ermöglicht und Mitarbeiter zur Wissensweitergabe motiviert.
Als technische Unterstützung der WBI®Methode wurde WIVIO entwickelt, welches alle Kriterien eines funktionalen und praktischen WMS erfüllt (Technik). Der WBI-Prozess bietet eine praktische Anleitung wie lebendiges Wissensmanagement in den Arbeitsalltag integriert wird (Organisation). Mitarbeiter erfahren stetige Anerkennung durch die Führungskräfte, wenn sie ihr Wissen teilen und werden in Entscheidungsprozesse miteinbezogen (Mensch).
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Beim humanorientierten Wissensmanagement handelt es sich um einen verhaltens-orientierten Ansatz, bei dem die Person als zentraler Wissensträger im Mittelpunkt steht. Es geht dabei vorrangig darum, den persönlichen Dialog zwischen zwei Wissensträgern bzw. Experten zu ermöglichen.
Bei WBI ist der persönliche Austausch ausdrücklich erwünscht und passiert in Arbeitsgesprächen oder Mikroschulungen, in denen das implizite Wissen weitergegeben wird.
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Beim technikorientieren Wissensmanagement steht der Einsatz – meist innovativer – Technologien im Vordergrund. Die Kommunikation der Wissensträger erfolgt über ein entsprechendes Tool bzw. eine passende Software. Die persönliche Kommunikation wird nicht oder nur nachrangig betrachtet.
Bei WBI dient WIVIO als Wissensmanagement-System und ermöglicht es, Antworten auf Fragen zu finden, ohne zwingend persönlich Kontakt aufnehmen zu müssen.
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