Glossar
Alle Wissensmanagement-Begriffe
Hier finden Sie ein kleines Lexikon für alle Begrifflichkeiten die rund um Wissensmanagement, WBI und WIVIO in Gebrauch sind. Dieses Glossar wird laufend erweitert.
Wissen in standardisierten Schriftstücken erfassen
Das Wissensdokument (WiDok)
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Das Wissensdokument (WiDok) ist ein druckbares, standardisiertes Schriftstück welches explizites Unternehmenswissen beinhaltet. Es verfügt über einen Dokumentenkopf und eine eindeutige, fünfstellige Dokumentennummer. Die Nummer wird automatisch in numerischer Reihenfolge vergeben und kennzeichnet ein Dokument eindeutig als qualitätsgesichertes WiDok.
Da der Einsatz von MS-Office und PDF-Dokumenten weit verbreitet ist, setzen die WBI Methode und auch die Wissensmanagement-Software WIVIO gezielt auf diese Dateiformate.
Die Inhalte eines Wissensdokuments unterliegen bestimmten Kriterien, die dazu dienen, dass nur relevantes und richtiges Wissen erfasst wird.
- Über den Inhalt des WiDoks wird ein nachhaltiger Nutzen erzielt.
- Das erfasste Wissen dient einem erweiterten Empfängerkreis.
- Die Nachfragen zu einer bereits erarbeiteten Problemlösung oder einem Thema wiederholen sich (z. B. FAQ).
- Mehrere Personen setzen sich mit einem Thema auseinander und arbeiten daran.
- Das Thema bezieht sich auf das Kerngeschäft des Unternehmens und muss daher gesichert werden.
- Ein neuer Arbeitsablauf soll eingeführt und umgesetzt werden.
- Das WiDok hat eine hohe Nutzungsfrequenz.
- Es wird mit viel Energie und Aufwand an einem Thema gearbeitet.
- Durch das Thema wird ein Ablauf oder eine Zuständigkeit geregelt.
- Das WiDok stellt einen Ist-Zustand sowie einen Soll-Zustand dar und begünstigt deshalb qualitativ hochwertige Entscheidungen.
- Das WiDok dokumentiert eine relevante Entscheidung oder eine Idee mit Potenzial.
- Das WiDok dient der Entflechtung der Komplexität.
- Das Thema hat Potenzial für ein WiDok, ein Projekt, eine Idee oder eine Innovation.
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Der Dokumentenkopf enthält die wesentlichen Metadaten eines WiDoks und wird automatisch auf jedem Dokument abgebildet.
Die Bestandteile des Dokumentenkopfs sind:
- Ein aussagekräftiger, einzeiliger Titel, der den Inhalt des Dokuments bestmöglich wiedergibt.
- Die Dokumentennummer, die ein Dokument eindeutig als WiDok kennzeichnet. Ein Dokument mit der Nummer 00000 ist noch kein WiDok und somit noch nicht in der Wissensdatenbank, für alle auffindbar, gespeichert.
- Informationen zum Inhaltsverantwortlichen, dessen Kurzzeichen sowie Durchwahl zur persönlichen Kontaktaufnahme.
- Das Datum der letzten Überarbeitung zur Kennzeichnung der Aktualität.
- Die Seitenanzahl um zu signalisieren, ob bei ausgedruckten WiDoks alle Blätter vorhanden sind.
Zudem gibt es verschiedene Layouts, z.B.
- Der Standard-Dokumentenkopf: Wird ausschließlich für interne Zwecke verwendet.
- Der Externe Dokumentenkopf: Wird für WiDoks verwendet, die Partner, Kunden oder Lieferanten zur Verfügung gestellt werden. Der Kopf enthält meist das Logo des Unternehmens sowie dessen Anschrift. Die Dokumentennummer wird zur Auffindbarkeit in der WMS häufig unauffällig in der Fußzeile abgedruckt.
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Die Dokumentennummer ist fixer Bestandteil des Dokumentenkopfs. Sie ist fünfstellig, eindeutig und einzigartig, wird vom System automatisch vergeben und kann nicht manuell geändert werden. Dokumente die noch kein WiDok sind, d.h. noch nicht veröffentlicht wurden, aber in der WMS als Entwurf abgelegt sind, bekommen automatisch eine „Nuller-Nummer“ (00000). Diese Dokumente werden als „Nuller-Dokumente“ oder „0-er Dokumente“ bezeichnet.
Wird ein Dokument veröffentlicht, so bekommt es eine eindeutige, fortlaufende Dokumentennummer zugeteilt. Um einen späteren Engpass zu vermeiden, arbeitet die WBI®Methode bewusst mit einem fünfstelligen Nummernkreis (00001 bis 99999). Das erste WiDok hat somit die Nummer 00001, das zweite 00002, das dritte 00003, das hundertste 00100 usw.
Die Vergabe der fortlaufenden Nummern sollte automatisch erfolgen. Eine nachträgliche Änderung darf nicht möglich sein, da sonst die Eindeutigkeit verloren geht und es zu Missverständnissen und Problemen bei Verlinkungen kommt. Dokumentennummern von archivierten oder gar gelöschten WiDoks dürfen nicht erneut vergeben werden.
Die Dokumentennummer bringt einige Vorteile mit sich:
» Jedes WiDok wird eindeutig als solches erkannt.
» Bei einer Besprechung oder in einer E-Mail kann einfach auf die Nummer des WiDoks verwiesen werden.
» Das Eintippen von fünf Ziffern ist schneller als das Eingeben des gesamten Titels.
» Die Dokumentennummer ist eindeutig und ändert sich nicht. Der Titel ist jedoch nicht beständig − er könnte sich im Laufe der Zeit durch die Weiterentwicklung des WiDoks ändern.
» Wichtige, geläufige Nummern merkt man sich mit der Zeit wie Telefonnummern.
» Da es jede Nummer nur einmal gibt, findet man bei der Suche genau das Dokument, das gesucht wird.
Notwendige Funktionen für lebendiges Wissensmanagement
Relevante Mechanismen
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Die Wiedervorlage (WV) ist eine systematische Erinnerungsfunktion und bildet die technische Grundlage für die inhaltliche Aktualitätskontrolle. Der IV wird automatisch vom Wissensmanagement-System daran erinnert, sein WiDok zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen. Je nach System können verschiedene Intervalle ausgewählt werden. Als Standard − und somit als längst mögliches Intervall − sollte immer ein Jahr vorgegeben sein, d.h. spätestens nach einem Jahr sollte eine Aktualitätskontrolle für jedes WiDok durchgeführt werden. Es gibt aber auch WiDoks, bei denen ein kürzeres Intervall sinnvoller ist. Beispielsweise können Auswertungen in verschiedenen Abständen notwendig sein. Um diese immer pünktlich zu erstellen, kann ein Intervall von einem Monat oder sogar von einer Woche eingestellt werden. Dadurch wird der IV jedes Mal vom System erinnert das WiDok zu aktualisieren. Grundsätzlich gilt, dass ein WiDok nur dann im System zur Wiedervorlage erscheint, sofern es in dem eingestellten Intervall nicht bereits bearbeitet wurde. Das bedeutet, dass ein lebendiges WiDok, an dem stetig gearbeitet wird, nicht zur Wiedervorlage erscheint. WiDoks, die aber zur Wiedervorlage erscheinen müssen daher kritisch geprüft und deren Relevanz richtig eingeschätzt werden.
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Die Aktualitätskontrolle ist ein wichtiger Bestandteil der Weiterentwicklung von WiDoks und wird technisch durch die Wiedervorlage angestoßen.
Im Rahmen der Aktualitätskontrolle wird geprüft, ob das WiDok noch den Kriterien entspricht. Dabei wird kontrolliert ob
- der Inhalt nach wie vor aktuell, richtig und relevant ist.
- alle weiterführenden Links funktionieren.
- die Wissensgebiete noch zum Inhalt passen.
- die Inhaltsverantwortung noch bei der richtigen Person liegt.
- die geschriebene Theorie der praktischen Umsetzung entspricht.
Der Inhaltsverantwortliche ist dafür zuständig, die Punkte zu prüfen und das WiDok bei Abweichungen entsprechen anzupassen. Besonders der Abgleich der Inhalte mit der Praxis ist wesentlich. Stimmt die im WiDok beschriebene Situation nicht mit der Realität überein, muss der IV entscheiden, welcher Weg der richtige ist und entweder sein WiDok der Praxis anpassen oder darauf bestehen, dass der beschriebene Ablauf auch umgesetzt wird. Sowohl in der praktischen Umsetzung als auch im WiDok kann sich im Laufe der Zeit viel ändern, diese Veränderungen müssen immer sowohl im WiDok als auch in der Praxis realisiert werden, um ein auseinanderlaufen von Theorie und Praxis zu verhindern. Stimmen die Anweisungen in einem WiDok nicht mit der Realität überein, ist das WiDok nutzlos.
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Die Wissensgebiete (WG) dienen der Gliederung und Darstellung des Unternehmenswissens und bilden die Wissensbasis einer Organisation in Form eines Wissensbaumes. Wissensgebiete gehören zu den Metadaten eines WiDoks und dienen der kontextabhängigen Klassifizierung. Die Darstellung aller WG in einem Wissensbaum ermöglichen eine manuelle Navigation durch das gesamte Unternehmenswissen. Die Anwender klicken sich dazu einfach durch den Wissensbaum, grenzen das Thema immer weiter ein und gelangen schließlich zum gewünschten Wissensgebiet und dem zugehörigen WiDok. Wissensgebiete dienen der Strukturierung des Wissens, die eigentlichen Inhalte bzw. das explizite Wissen, das Antworten liefert, steht im zugehörigen WiDok und ist durch den IV auch immer mit einer Person verknüpft.
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Die Benachrichtigung oder Aufgabe Lesen ist eine automatisch von System generierte E-Mail an ausgewählte Benutzer, die darauf aufmerksam macht, dass sich in einem für den jeweiligen Mitarbeiter relevanten Themengebiet, eine Änderung ergeben hat.
Folgende Gründe für eine Benachrichtigung kann es geben:
» Ein WiDok wurde neu erstellt
» Ein WiDok wurde bearbeitet
» Ein WiDok wurde gelöscht
» Die Metadaten eines WiDoks haben sich geändert
Der Mitarbeiter hat nun die Aufgabe das Dokument zu lesen bzw. die Änderungen zur Kenntnis zu nehmen.
Besonders der „Änderungskommentar“ ist dafür sehr hilfreich. Bei jeglicher Änderung an einem WiDok muss ein aussagekräftiger Kommentar vom jeweiligen Autor geschrieben werden. Dieser Kommentar wird automatisch mit der Aufgabe Lesen versendet und ist, dank eines einheitlichen Layouts der Nachricht, auch rasch erfassbar. Ziel ist es, die Änderung anhand des Kommentars nachvollziehen zu können, ohne, dass das WiDoks selbst geöffnet werden muss. Das spart Zeit und hält den Aufwand auf dem Minimum.
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Die Info Lesen wird bei einer inhaltlichen Änderung an einem WiDok ausgelöst und vom System an den direkten Vorgesetzten, den CD-Kontrolleur sowie den Wissensmanager gesendet. Besonders Führungskräfte profitieren von der automatischen Benachrichtigung bei Änderungen in ihrem Verantwortungsbereich. Durch die „Info Lesen“ werden sie stets über aktuelle Themen, Projekte oder allgemeine Arbeiten ihrer Mitarbeiter informiert und können bei Bedarf eingreifen. Zudem können sie eine Art Briefträgerfunktion einnehmen und wichtige Dokumente an Personen in ihrem Verantwortungsbereich weiterleiten, bzw. den Inhaltsverantwortlichen darauf aufmerksam machen, wenn gewisse Personen in der Sichtbarkeitsgruppe fehlen, oder in der Aufgabe Lesen Gruppe berücksichtigt werden sollen.
Besonders wenn Mitarbeiter von der Führungskraft dazu aufgefordert werden ein WiDok zu erstellen, ist die Info Lesen ein nützliches Werkzeug. Die Führungskraft wird automatisch darüber benachrichtigt, dass der Mitarbeiter ein entsprechendes Dokument erstellt hat und kann bei Abweisungen vom Arbeitsauftrag sofort eingreifen. Missverständnisse und Falschinformationen können dann schnell aus der Welt geschafft werden.
Wichtige Zuständigkeiten im Zusammenhang mit WBI
Rollen und Funktionen
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Der Inhaltsverantwortliche (IV) ist Wissensträger und verantwortet den Inhalt eines WiDoks. Er verfügt über wichtiges Unternehmenswissen und stellt dieses anderen Mitarbeitern in Form von WiDoks zur Verfügung. Seine Kontaktdaten sind im Dokumentenkopf zu finden und ermöglichen es, dringende Fragen direkt an diesen Experten zu stellen. Ein IV ist sowohl dafür zuständig, dass sein WiDok stets aktuell und richtig ist, als auch, dass die Inhalte aus dem WiDok in der Praxis umgesetzt werden. Daher macht es durchaus Sinn, einem Mitarbeiter sowohl die inhaltliche, als auch die operative Verantwortung über ein Thema zu übertragen (IV-Regelung).
Wichtig ist, dass Mitarbeiter durch das Teilen ihres Wissens keinen Machtverlust erleiden, sondern im Gegenteil ihre Expertenposition dadurch sichern. Sie stellen ihr Wissen in Form eines WiDoks lediglich in limitiertem Umfang zur Verfügung, da implizites Wissen nicht zur Gänze expliziert werden kann.
Motivierte Mitarbeiter mit Weitblick, die bereit sind, ihr Wissen mit anderen zu teilen, sind die wertvollsten Mitarbeiter und unverzichtbar für ein Unternehmen. Sie verantworten oftmals viele WiDoks, beteiligen sich aktiv an der Weiterentwicklung und teilen in der Regel zukünftig mehr Wissen. Ein Großteil der Inhaltsverantwortlichen sind Wissensarbeiter der Organisation.
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Ein Wissensträger ist ein Speichermedium für Wissen. Das kann eine natürliche Person mit ihrem impliziten Wissen und ihren Erfahrungen, oder ein Wissensdokument mit explizit erfassten Wissen sein. Häufig wird das Wort als Synonym für einen Experten oder Wissensarbeiter verwendet und steht daher für jemanden mit besonderen Kenntnissen oder Fähigkeiten zu einem bestimmten Thema.
Ein Wissensarbeiter ist ein gut ausgebildeter Facharbeiter, der sich im Zuge seiner professionellen Tätigkeit im Wertschöpfungsprozess hauptsächlich Wissen aneignet und es für die Organisation einsetzt. Wissensarbeiter im Sinne von WBI verantworten daher mehrere WiDoks, sind versiert im Umgang mit dem WMS und verbringen rund 25% ihres Tages mit Wissensarbeit. Es zählt zu ihren Aufgaben, ihr Wissen stets festzuhalten und dem Unternehmen zur Verfügung zu stellen.
Sie leisten einen wesentlichen Beitrag:
- Sie sind optimalerweise in allen Hierarchieebenen einer Organisation angesiedelt.
- Sie sind wichtige Multiplikatoren, die das Thema Wissensmanagement positiv repräsentieren.
- Sie sind ein Motor für Innovation und Weiterentwicklung in der Organisation.
- Sie übernehmen inhaltlich sowie operativ die Verantwortung für erfolgskritische Themen.
- Sie verfügen über qualitativ hochwertige und somit wertvolle WiDoks.
- Sie sind durch ihr spezifisches Fachwissen enorm wertvoll und sollten unbedingt im Unternehmen gehalten werden.
- Es handelt sich um wissbegierige, konstruktive Menschen mit Weitblick und hohem Potenzial.
- Sie werden aktiv, wenn sie sehen, dass etwas falsch läuft, und erfassen ein WiDok dazu, in welchem sie den Sachverhalt möglichst neutral darstellen.
- Sie werden als die Fachkräfte der Zukunft gehandelt und sind daher unverzichtbar für Unternehmen.
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Der Wissensgebiet-Verantwortliche (WGV) trägt die Verantwortung über ein Wissensgebiet. Es handelt sich dabei um eine optionale Rolle, die nur zum Einsatz kommt, wenn eine Organisation über einen soliden Dokumentenbestand sowie ein WMS mit Wissensgebieten verfügt. Durch die Ernennung von Wissensgebiet-Verantwortlichen werden die Zuständigkeiten für die Wissensgebiete klar geregelt.
Der Wissensgebiet-Verantwortliche übernimmt folgende Aufgaben:
- Erster Ansprechpartner bei Fragen zum Wissensgebiet
- Überblick über alle zugeordneten WiDoks und untergeordneten Wissensgebiete bewahren und ggf. ändern
- Teilung von überdurchschnittlich großen WiDoks veranlassen
- Fusionierungen anregen, um doppelte WiDoks zu vermeiden
- Sicherstellen, dass alle relevanten WiDoks zu einem Thema das Wissensgebiet hinterlegt haben
- Prüfen, ob zugeordnete WiDoks gelöscht oder archiviert werden sollten
Betrachtet man die Aufgaben eines WGV fällt auf, dass er den Wissensmanager durch viele seiner Aufgaben entlastet. Was der Wissensmanager im Großen ist, übernimmt der Wissensgebiet-Verantwortliche also in Bezug auf sein Wissensgebiet bzw. seinen Verantwortungsbereich. Durch die Ernennung der unterschiedlichen Wissensgebiet-Verantwortlichen kann eine Art „Expertendatenbank“ aufgebaut werden. Damit ein Wissensgebiet-Verantwortlicher diese Aufgaben auch übernehmen kann, sollte er bei Veränderungen der Inhalte seines Wissensgebiets eine Benachrichtigung vom System erhalten. Verfügt das WMS über keine automatische Benachrichtigung für den WGV, muss dieser bei allen WiDoks bei der »Aufgabe Lesen« eingetragen werden.
Relevante Bezeichnungen des Wissensmanagements
Begriffe rund um’s Wissen
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Organisationales Wissen bzw. Unternehmenswissen entsteht, wenn Wissen innerhalb eines Unternehmens verteilt und allen Mitarbeitern der Zugriff darauf ermöglicht wird. Unternehmenswissen wird gemeinsam durch individuelles Wissen der Mitarbeiter gestaltet und im Arbeitsprozess genutzt. Dabei wird sowohl das organisationale als auch das individuelle Wissen erweitert.
Nur ein Teil der Gesamtheit des Wissens ist für WBI relevant. Dazu zählen vor allem Erfahrungen, die für die Ausübung einer bestimmten Tätigkeit oder für das Treffen von Entscheidungen von Bedeutung ist.
Es geht um folgende Grundsatzfragen:
- Wie fertigen wir unser Produkt und wie verkaufen wir es?
- Welche Dienstleistungen bieten wir an?
- Wo gibt es Verbesserungspotenzial bzw. was hat sich bewährt?
- Wer ist unsere Zielgruppe?
- Was wissen wir über Markt und Mitbewerber?
- Welches Wissen bzw. welche Kompetenzen benötigen wir?
Die Antworten auf diese Fragen sind essentieller Bestandteil des Unternehmenswissens und müssen explizit in WiDoks erfasst werden
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Als Wissensdatenbank (WDB) wird häufig der Ablageort für explizites Wissen bezeichnet. WBI vermag es durch den Einsatz dieser Wissensdatenbank, einem Unternehmen eine Art Gehirn mit einem Gedächtnis zu geben, das sich ständig weiterentwickelt und auf das alle Mitarbeiter Zugriff haben. Ziel der Wissensdatenbank ist es, den relevanten Personen WiDoks mit bedeutsamen Informationen zentral, zeitgerecht und zielgruppenoptimiert zur Verfügung zu stellen.
Im Gegensatz zu einer reinen WDB enthält ein Wissensmanagement-System (WMS) relevante Mechanismen des Wissensmanagements. Es bietet technische Unterstützung bei der Erfassung, Verteilung, Weiterentwicklung und Sicherung des expliziten Wissens. Dieses wird gezielt strukturiert, organisiert und zentral verwaltet. Zudem ist es stets mit Personen verknüpft. Dadurch kann nicht nur explizites Wissen in der Organisation geteilt, sondern auch implizites Wissen weitergegeben werden. Ansprechpartner sind leicht auffindbar und können bei weitergehenden Fragen sofort kontaktiert werden.
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Der WBI-Prozess besteht aus den Schritten Erfassen – Verteilen – Weiterentwickeln – Sichern. Er ist angelehnt an gängige Theorie-Modelle und hat sich in der Praxis bewährt.
» Erfassen: Zuerst muss Wissen in einem einheitlichen Format und nach bestimmten Regeln explizit erfasst werden. Wie eine Art Wissens-Container können diese Bausteine in Form von WiDoks dann weiterverwendet werden. Sobald das Wissen erfasst ist, kann es auch genutzt werden.
» Verteilen: Sobald ein WiDok in dem WMS gespeichert ist, haben andere Zugriff auf das Wissen. Die Sichtbarkeitsgruppe sowie die Aufgabe Lesen definieren den Personenkreis, der das WiDok sehen darf bzw. dessen Inhalte kennen muss.
» Weiterentwickeln: Durch die Nutzung des WiDoks werden stetig neue Erfahrungen in der Praxis gemacht. Es ist Aufgabe des Inhaltsverantwortlichen die Änderungen stetig zu übernehmen und das WiDoks aktuell zu halten.
» Sichern: Die Ablage im WMS ermöglicht eine automatische, dauerhafte und zentrale Sicherung des Wissens. Selbst nach dem Löschen, sind WiDoks im Archiv wiederauffindbar.
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