Sollten Informationen zentral abgelegt werden und einer formalen Struktur folgen?
Das Wissen und die dazugehörigen Dokumente in einer Organisation vermehren sich täglich. Daher reicht es nicht mehr aus Dokumente auf einen Fileserver abzulegen um eine zentrale Informationsquelle zu haben. Durch Unauffindbarkeit von Dokumenten können tägliche Abläufe zu einer großen Herausforderung werden.
Einen Überblick der Herausforderungen im öffentlichen Sektor liefert dieses Whitepaper für eine erste Lektüre: „Herausforderungen im öffentlichen Sektor: Wissensmanagement als Antwort“.
Welche Probleme ergeben sich durch eine dezentrale Ablage?
- keine Ordnung
- Mehrfachablagen
- Zeit- und Geldaufwand
Eine zentrale Ablage bringt folgende Vorteile mit sich:
- In einer zentralen Datenbank haben alle MitarbeiterInnen Zugriff.
- Mit einer Suchfunktion können Dokumente mit Hilfe einer Volltextsuche gefunden werden.
- Eine Versionsverwaltung hat den Vorteil, dass es zu keinen Mehrfachablagen kommen kann. Es kann immer nur eine Person an dem Dokument arbeiten. Erst nach der Freigabe kann die nächste Person dieses überarbeiten. Außerdem ermöglich die Versionsverwaltung auch eine Versionshistorie: welche Inhalte sind wann neu hinzugekommen.
- Die tägliche Arbeit mit Dokumenten und Informationen wird für die MitarbeiterInnen so einfach wie möglich dargestellt. Das ständige Nachfragen bei Kollegen und anderen Abteilungen fällt dadurch weg. Dadurch entstehen Zeit- und Kostenersparnisse.
Vorteile einer formalen Struktur von Dokumenten:
- Kurze Einleitung: durch die übersichtliche Einleitung wird klar ersichtlich, ob ein Dokument relevant ist. Das spart Zeit.
- Gleichbleibender Aufbau: Durch den strukturierten Aufbau des Dokumentes müssen sich neue LeserInnen nicht zuerst orientieren. Sie kennen den Aufbau eines Dokuments und wissen sofort, wo sie die wichtigen Informationen finden.
Tipp für die öffentliche Verwaltung:
WHITE PAPER | WISSEN
Herausforderungen im öffentlichen Sektor: Wissensmanagement als Antwort
Wenn Sie sich für die Herausforderungen im öffentlichen Sektor interessieren und mögliche Antworten durch ein Wissensmanagement kennenlernen möchten, empfiehlt sich dieses kostenlose White Paper für eine erste Lektüre:
