Kriterien für Wissens­dokumente

Nicht jedes Dokument, das Wissen enthält, hat Potenzial zu einem Wissensdokument, kurz WiDok. Die Entscheidung, ob Themen in die zentrale Wissensdatenbank des Unternehmens aufgenommen werden, liegt im Ermessen des Inhaltsverantwortlichen sowie der Führungskräfte und sollte folgenden Kriterien entsprechen:

  • Die Nachfragen zu einer bereits erarbeiteten Problemlösung oder einem Thema wiederholen sich.
  • Mehrere Personen setzen sich mit einem Thema auseinander und arbeiten daran.
  • Das Thema bezieht sich auf das Kerngeschäft des Unternehmens und muss daher gesichert werden.
  • Über den Inhalt des WiDoks wird ein hoher oder nachhaltiger Nutzen erzielt.
  • Das erfasste Wissen dient einem erweiterten Nutzerkreis.
  • Ein Vorgesetzter will einen neuen Arbeitsablauf einführen.
  • Das WiDok hat eine hohe Nutzungsfrequenz.
  • Das WiDok dient der Entflechtung der Komplexität.
  • Am WiDok wurde mit viel Energie und Aufwand gearbeitet.
  • Das WiDok stellt einen Ist-Zustand dar und begünstigt deshalb qualitativ hochwertige Entscheidungen.
  • Ein Ablauf oder eine Zuständigkeit ist nicht genau geregelt.
  • Das Thema hat Innovationspotenzial.

WBI unterscheidet zwei Klassen von Dokumenten in einem Unternehmen:

  • Wissensdokumente entsprechen den Kriterien und werden in die Wissensdatenbank aufgenommen. Sie verfügen über einen Dokumentenkopf mit einer einzigartigen Dokumentennummer sowie über alle notwendigen Metadaten. WiDoks verursachen einen erhöhten Verwaltungsaufwand, da sichergestellt sein muss, dass die Inhalte stets relevant, aktuell und richtig sind, dass die Aufmachung den Gestaltungsrichtlinien entspricht, dass sie übersichtlich und leicht verständlich sind und dass sie eine sinnvolle Ergänzung zu den bestehenden WiDoks sind.
Kriterien für Wissensdokumente
Kriterien für Wissensdokumente
  • Dokumente mit Nuller-Nummern hingegen entsprechen nicht den Kriterien für Wissensdokumente. Sie verfügen zwar über einen Dokumentenkopf, werden aber nicht in der Wissensdatenbank gespeichert, sondern auf einem der Laufwerke des Unternehmens.