Demografie: Wie kann die Qualität von Dienst­leistungen langfristig sichergestellt werden?

Die Frage der alternden Bevölkerung hat mit der bevorstehenden Pensionierungswelle im öffentlichen Dienst eine neue Dimension erhalten. Es steht nicht nur der Fortbestand bestimmter Dienstleistungen in Frage und der Möglichkeit, mit Hilfe der Digitalisierung etwas Abhilfe zu schaffen, im Raum. Vielmehr geht es um die Sicherung bestimmter, nicht automatisierbarer Dienstleistungen und deren Qualität. Denn: Wer, wenn nicht die älteren Kollegen, verfügen über den Erfahrungsschatz, der sich gerade im öffentlichen Sektor als Fingerspitzengefühl zeigt?

Strategische Personalplanung und die Rolle des Wissens

Die Personalabteilungen sind mit einer gänzlich neuen Situation gefordert. Mit Hilfe einer strategischen Personalplanung versucht man, quantitative und qualitative Bedürfnisse in Bezug auf Mitarbeiterkapazitäten auszuloten und entsprechend vorzusorgen.

Kurz formuliert: Die strategische Personalplanung verfolgt das Ziel, die Bereitstellung von personellen Ressourcen in geforderten Ausmaß und mit der erforderlichen Qualifikation zu gewährleisten und so dazu beizutragen, dass der Fortbestand einer Organisation gesichert ist.

Die strategische Personalplanung steckt daher den Zeithorizont ab, in welchem Mitarbeiter mit definierten Qualifikationen bereit stehen sollten. Dies betrifft daher das Thema „Personalentwicklung und Weiterbildung“. Gerade die demografische Entwicklung prognostiziert: die Anzahl potentieller und geeigneter Kandidaten wird geringer.

Umso mehr müssen aus dem internen Personalpool künftige Leistungsträger ausgebildet und an ihre Aufgaben herangeführt werden. Mit Hilfe einer Kompetenzbedarfsanalyse wird festgestellt, welche Fähigkeiten und Kenntnisse in Zukunft in einer bestimmten Funktion notwendig sind und wo vorgesorgt werden muss. Die Potenzialanalyse gibt Auskunft darüber, ob intern geeignete Kandidaten überhaupt vorhanden sind. Sind sie es, muss ein systematischer, langfristiger Plan entwickelt werden, da eine solche Vorbereitung nicht von heute auf morgen absolviert werden kann.

Der Aufbau von künftigen Fachpersonal ist eine Mischung aus individuellen, sozialen, fachlichen und technischen Maßnahmen. Individuell, weil jedes Teammitglied ein Mensch ist und deshalb auch individuelle Bedürfnisse und Lebensplanungen hat. Sozial, weil jede Organisation anders tickt und die Organisation aus vielen einzelnen Individuen besteht, die in verschiedenen Beziehungen zueinander stehen. Fachlich, weil der Aus- oder Fortbildungsweg ebenfalls individuell auf die Vorkenntnisse des Mitarbeiters aber auch auf die Anforderungen der künftigen Stellen abgestimmt sein müssen. Und technisch, weil sehr viel Wissen auch explizit in Schulungsunterlagen, Dokumentation, Prozessen etc dokumentiert wird und für die künftige Rolle einen weichen Übergang darstellt.

Good Practice: Wissenstransfer

Beginnen Sie also früher als später mit einer strategischen Personalplanung. In Zeiten des notorischen Personalmangels wird es längere Vorläufe brauchen, Stellen adäquat zu besetzen. Versäumnisse in der Planung werden weitreichendere Folgen haben als vielleicht noch heute.

Als „good practice“ gilt: Eine gleichmäßige Verteilung der Altersgruppen. Rekruitierung, Aus- und Weiterbildung, Altersteilzeit und Gesundheitsprogramme sollten aufeinander abgestimmt werden. Der Wissenstransfer zwischen ausscheidenden und nachrückenden Mitarbeitern steht dabei im Fokus.

Tipp: