WBI im Arbeitsalltag

Laufwerk­chaos und Infor­ma­tions­flut stoppen

Rund 50 % der Arbeitszeit eines Büro­angestellten fällt der Informations­flut und dem Chaos auf diversen Firmen­lauf­werken und Servern zum Opfer. Das mag im ersten Augen­blick überzogen klingen, aber Erhebungen im Arbeits­alltag zahlreicher befragter Personen bestätigen das leider immer häufiger. Wie gelingt es also, das Lauf­werk­chaos und die Informations­flut zu stoppen?

Die Digitalisierung der letzten 30 Jahre hat vor allem eines mit sich gebracht: immense Informationsmengen. Manche sprechen von einer regelrechten Datenflut, andere von einer Wissensexplosion.

Das weltweit verfügbare Wissen verzweifachte sich um die Jahrtausendwende in etwa jährlich. Für das Jahr 2020 prognostizierte IBM jedoch alle 12 (!) Stunden eine Verdopplung des Wissens. Was sich auf globaler Ebene exponentiell entwickelt, hinterlässt auch auf betrieblicher Ebene deutliche Spuren. Im Schnitt erhält jeder Büro-Angestellte über 100 E-Mails täglich und verbringt gut 25 % seiner Zeit mit dem Lesen und Beantworten ebendieser. Knapp ein Fünftel der Arbeitszeit wird mit der Suche und dem Verwalten von Dokumenten verbracht. 93% der Unternehmen speichern Daten an mehr als einem Speicherort.

Illustration einer Person, welche von Datenblättern umkreist wird

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in Österreich, Deutschland und der Schweiz vertrauen WBI

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WBI im Arbeitsalltag

Schluss mit der Verschwendung von Arbeitszeit

Alle diese Zahlen wirken sich auf die Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens aus und können zu immensen betriebsinternen Problemen führen. Denn Information und Wissen stellen die Grundlage betrieblicher Prozesse dar und sind vom Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Es ist erfolgskritisch wie kein anderer betrieblicher Faktor.

Tägliche Suche

1,8 Stunden für die Suche nach Informationen oder die Kontaktaufnahme mit Kollegen nach misslungener Suche.

Unstrukturierte Daten

80 % der digitalen Daten sind unstrukturiert und an verschiedenen Orten abgelegt.

Erfolglose Suchen

Trotz durchschnittlich 16 Suchanfragen pro Tag bleiben 30 % der Suchen erfolglos.

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Im Durchschnitt erhält jeder Büroangestellte über 100 E-Mails täglich und verwendet knapp 25 % seiner Zeit für E-Mail-Kommunikation. Fast 20 % der Arbeitszeit werden für die Suche und Verwaltung von Dokumenten aufgewendet.

WIVIO

Langfristig Nutzen generieren

Wie gelingt es einem Unternehmen nun, das betriebliche Wissen langfristig erfolgreich zu nutzen? Und auf welche wesentlichen Faktoren kommt es dabei an? Klar ist: UnternehmerInnen müssen künftig Wege finden, um digitale Ordnung zu schaffen und ihren MitarbeiterInnen Information effizient zur Verfügung zu stellen. Ziel eines jeden Unternehmens sollte es sein, Ordnung und Struktur auf den Laufwerken und Filesystemen zu schaffen, dabei Dokumente mit wertvollem Unternehmenswissen ausfindig zu machen und diese in einer digitalen Wissensdatenbank zu sichern. 

Wurde das relevante Unternehmenswissen erst einmal schriftlich festgehalten und gesichert, ist das der wesentliche Grundstein für die weitere Nutzung dieser wertvollen Ressource. Das Wissen kann dadurch im Arbeitsalltag zentral gesucht und nutzenbringend angewendet werden.

Der große Vorteil dabei: Euer Wissen ist bereits jetzt schon in vielen Auswertungen, Checklisten, Dokumenten, Präsentationen, Schulungsunterlagen, usw. vorhanden. Es wird jedoch meist sehr unstrukturiert auf diversen Firmenlaufwerken, lokal am Desktop, in E-Mails oder in unterschiedlichen Collaboration-Tools verteilt und daher nicht zentral zugänglich. Da es nicht zentral zugänglich ist, können es die Mitarbeitenden nicht optimal nutzen. Und genau das soll WIVIO ändern.

Illustration einer sitzenden Person

WIVIO kennenlernen

WIVIO ist nicht noch irgendeine Software, sondern DAS zukünftige Gehirn deines Unternehmens. Es ist keine lästige zusätzliche Software, sondern eine echte Erleichterung im Arbeitsalltag für dich und deine Kollegen.

Das Wissensmanagement-System agiert als die zentrale Quelle für euer Unternehmenswissen und somit als „Single Point of truth“.

WIVIO bietet dir zudem:

  • Cloudbasierter, unlimitierter Zugang weltweit
  • Intelligente Suchfunktion mit variablen Filtern & Autovervollständigung
  • Automatische Reminder für Aktualitätsprüfungen
  • Klare Zuständigkeiten durch definierte Verantwortungsbereiche
  • Kategorisierung durch Wissensgebiete
  • Versionierung & Bearbeitungs-Historie
  • Flexible Sichtbarkeits- und Benachrichtigungs-Gruppen
  • Auswertungen, bis hin zu einer detaillierten Wissensbilanz, die wichtige Wissenslücken aufzeigt
Illustration eines Mannes, der mehrere Displays ansieht

WIVIO

Moderne Wissensarbeit in gewohnter Umgebung für maximale Effizienz

Es gibt also viele gute Gründe, mit der branchen- und größenunabhängigen WBI-Lösung ganz einfach durchzustarten. Ohne großen Installationsaufwand und mit bewährten Mechanismen und Features unterstützt WIVIO dich und deine Kollegen bei der täglichen Arbeit.

Dokumentenbasierte Wissensarbeit als Game Changer

WIVIO vereint in einzigartiger Weise die Vorteile eines zeitlich und örtlich unbegrenzt verfügbaren Onlinetools, wie beispielsweise einem Wiki, mit den altbewährten Programmen von MS Office. Durch die dokumentenbasierte Arbeit mit Word, Excel und PowerPoint-Dokumenten haben du und dein Team bei den Wissensdokumenten zahlreiche einfache Gestaltungsmöglichkeiten.

Ihr bleibt also in eurer gewohnten Arbeitsumgebung, was den Aufwand bei der Einführung möglichst gering hält und den einzelnen Wissensträgern Zeit und Nerven spart.

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