WBI im Arbeitsalltag.

Laufwerkchaos und
Informationsflut stoppen

Rund 50 % der Arbeitszeit eines Büroangestellten fällt der Informationsflut und dem Chaos auf diversen Firmenlaufwerken und Servern zum Opfer. Das mag im ersten Augenblick überzogen klingen, aber Erhebungen im Arbeitsalltag zahlreicher befragter Personen bestätigen das leider immer häufiger. Wie gelingt es also, das Laufwerkchaos und die Informationsflut zu stoppen?

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"Laufwerkchaos und Informationsflut stoppen"

Wege aus der Informationsflut

Die Digitalisierung der letzten 30 Jahre hat vor allem eines mit sich gebracht: immense Informationsmengen. Manche sprechen von einer regelrechten Datenflut, andere von einer Wissensexplosion.

Das weltweit verfügbare Wissen verzweifachte sich um die Jahrtausendwende in etwa jährlich. Für das Jahr 2020 prognostizierte IBM jedoch alle 12 (!) Stunden eine Verdopplung des Wissens. (Quelle: industry tap.). Was sich auf globaler Ebene exponentiell entwickelt, hinterlässt auch auf betrieblicher Ebene deutliche Spuren. Im Schnitt erhält jeder Büro-Angestellte über 100 E-Mails täglich und verbringt gut 25 % seiner Zeit mit dem Lesen und Beantworten ebendieser. Knapp ein Fünftel der Arbeitszeit wird mit der Suche und dem Verwalten von Dokumenten verbracht (Quelle: DMR). 93% der Unternehmen speichern Daten an mehr als einem Speicherort (Quelle: Security Magazin).

Dokumenten-
suche

Täglich 1,8 h für die Suche nach Informationen oder die Kontaktaufnahme mit Kollegen nach misslungener Suche.

Quelle: McKinsey&Company

Digitale
Daten

80% der verfügbaren digitalen Daten sind unstrukturiert und an unterschiedlichen Orten abgelegt.

Quelle: thedigitalgroup

Erfolglose
Suchanfragen

16 Mal am Tag wird nach Informationengesucht und dennoch sind 30% derSuchen erfolglos.

Quelle: McKinsey&Company

Alle diese Zahlen wirken sich auf die Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens aus und können zu immensen betriebsinternen Problemen führen.

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Relevantes Wissen bereitstellen und nutzen

Dennoch stellen Information und Wissen die Grundlage betrieblicher Prozesse dar und sind vom Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Gerade in der heutigen Wissensgesellschaft und in Zeiten der Industrie 4.0 ist Wissen erfolgskritisch wie kein anderer betrieblicher Faktor. UnternehmerInnen müssen daher Wege finden, um digitale Ordnung zu schaffen und ihren MitarbeiterInnen Information effizient zur Verfügung zu stellen.

Ziel eines jeden Unternehmens sollte es sein, Ordnung und Struktur auf den Laufwerken und Filesystemen zu schaffen, dabei Dokumente mit wertvollem Unternehmenswissen ausfindig zu machen und diese in einer digitalen Wissensdatenbank zu sichern. Wurde relevantes Unternehmenswissen erst einmal schriftlich festgehalten und gesichert, ist das DER wesentliche Grundstein für die weitere Nutzung dieser wertvollen Ressource. Das Wissen kann dadurch im Arbeitsalltag zentral gesucht und nutzenbringend angewendet werden.

Unterstützung im Arbeitsalltag

Wettbewerbsvorteile durch Wissensvorsprung

Verfügbarkeit und Zugang

Eine Wissensdatenbank ist der zentrale Speicherort für unternehmensrelevantes Wissen und dient allen als Quelle für benötigte Informationen (Single point of truth). Durch den Einsatz eines Online-Tools ist das explizite Wissen zeitlich und örtlich unbegrenzt verfügbar.

Zugriffszeiten

Wird Wissen zentral zur Verfügung gestellt, verkürzen sich die Suchzeiten für die BenutzerInnen. Je kürzer die Zugriffs- bzw. Suchzeiten, desto mehr Zeit bleibt für KundInnen und andere wichtige Themen.

Standardisierter Aufbau

Die WBI Methode arbeitet mit dokumentenbasierten Wissenseinheiten: den Wissensdokumenten – kurz WiDoks. WiDoks sollten leicht verständlich geschrieben und ansprechend gestaltet werden. Jedes Wissensdokument enthält sichtbare Metadaten, die in einem Dokumentenkopf oder in einer Fußzeile des Dokuments ersichtlich sind.

Wiederauffindbarkeit

Mit der steigenden Anzahl von Dateien und Inhalten entpuppt sich die Suche nach Wissen zu einer zunehmend aufwändigen Tätigkeit. Die Wiederauffindbarkeit von Dokumenten wird daher zu einer immer höheren Herausforderung. Die Vergabe von eindeutigen Dokumententiteln sowie eine inhaltliche Kategorisierung mit Wissensgebieten können hier helfen.

Qualität

Wissen muss genutzt und überarbeitet werden, um up-to-date zu bleiben. Durch entsprechende Features eines Wissensmanagement-Systems werden die BenutzerInnen in regelmäßigen Abständen daran erinnert, das Wissen zu aktualisieren. Die Qualität der Inhalte wird dadurch ständig erhöht.

Kostenlose Anleitung

Bereits jetzt befinden sich zahlreiche potenzielle Wissensdokumente auf Ihren Laufwerken und Filesystemen. Identifizieren Sie diese mit unserem Handout “Finden erster WiDoks” und gehen Sie bereits jetzt die ersten Schritte in Richtung Wissensmanagement.

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Warum WBI Wissensmanagement?

Die Vorteile von Wissensmanagement

Nie wieder vergessen

Halten Sie Ihr Unternehmenswissen in Wissensdokumenten fest und schützen Sie sich damit vor dem drohenden Wissensverlust.

Ihre Zeit ist Ihr Geld

Bewahren Sie Ihr Unternehmenswissen zu jeder Zeit am richtigen Ort und vermeiden Sie dadurch lange Suchzeiten, unnötige Kosten und mühevolle Doppelarbeiten.

Mit WBI einen Schritt voraus

Steigern Sie Ihre Wettbewerbsposition mit WBI Wissensmanagement. Erhöhen und sichern Sie Ihre Qualitätsstandards, verbessern Sie Ihren Kundenservice und seien sie innovativ.

Wissensorientierte Unternehmensführung

Wissen ist Ihre wertvollste Unternehmensressource. Ziel von WBI Wissensmanagement ist es diese optimal einzusetzen und täglich zu nutzen.

Kontakt

Telefon: +43 5576 90999
E-Mail: office@wbi.at

WBI GmbH
Im Schlatt 1 | Hohenems | Austria

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