Produktivität im Büro steigern

Wer ist noch nicht in die Situation geraten, dass der (Arbeits-)Tag zu wenig Stunden hat? Dass man am Feierabend auf den Tag zurückblickt und feststellen muss, dass das, was man sich vorgenommen hat, wieder nicht erledigt werden konnte?

Bei stetig steigender Anzahl von Aufgaben, zu treffenden Entscheidungen und immer höherer Komplexität ist es notwendig, die verfügbare Arbeitszeit so gut wie möglich zu nutzen. Also, effizient zu arbeiten – nicht nur einfach länger. Ganz nach dem Motto „work smarter, not harder“.

Doch wie kann dies erreicht werden und was können die WBI®Methode sowie die Software WIVIO hier bewirken?

Informationsflut vermeiden

Mit den „klassischen/typischen“ E-Mails ist es oft so, dass Informationen breit gestreut werden, indem beispielsweise möglichst viele Personen in Kopie (CC) gesetzt werden. Oft bemerkt man erst nach dem Lesen der ersten paar Zeilen/Absätze, ob die Informationen für einen selbst irrelevant oder gar veraltet sind. Vielleicht liegt sogar bereits die nächste E-Mail zum selben Thema im Postfach.

Beim Durcharbeiten der Inbox und dem Sortieren nach Relevanz der Nachrichten wird wertvolle Arbeitszeit unnötig verschwendet. WIVIO unterstützt dabei, die E-Mail-Flut zu reduzieren, indem die Benachrichtigungen nur an den relevanten Empfängerkreis und bei inhaltlichen Änderungen versendet werden. Zudem sind die Inhalte auf das Wesentliche reduziert und ermöglichen eine schnelle Orientierung.

Aufgabe Lesen in WIVIO: gezielte Wissensverteilung
Aufgabe Lesen in WIVIO: gezielte Wissensverteilung

Ordnung schaffen durch E-Mail Regeln

Wenn für die WIVIO-Benachrichtigungen zusätzlich ein eigener Ordner im elektronischen Posteingang angelegt wird, erhalten Sie einen raschen Überblick durch die Trennung von relevanten Neuigkeiten (z.B. Prozessänderungen, neues Wissen, etc.) und „gewöhnlichen“ E-Mails.

Mittels einfacher E-Mail-Regel landen die Benachrichtigungen automatisch exakt dort wo sie hin sollen und können in kürzester Zeit effizient durchgegangen werden.

Suchzeiten verringern

Gemäß einer Studie von KYOCERA aus dem Jahr 2018 benötigen Büro-MitarbeiterInnen täglich im Durchschnitt rund zwei Stunden für die Suche nach Informationen. Das ist nicht nur teuer und demotivierend, sondern es ist auch ärgerlich, wenn im selben Moment ein Kunde am Telefon ist und das gesuchte Dokument nicht gefunden wird. WIVIO beinhaltet eine Volltextsuche, welche die Dokumente in der Datenbank inhaltlich nach dem gesuchten Begriff durchsucht und entsprechend ausgibt. Über Themen- und Wissensgebiete  kann das Suchergebnis kontextabhängig eingeschränkt werden, um schnell an das gesuchte Dokument zu kommen.

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Ablenkungen reduzieren

Ständige Unterbrechungen stören nicht nur die Konzentration und den Arbeitsfluss, sondern sind auch richtige Zeitfresser, da man danach wieder Zeit benötigt, um sich in das Thema hinein zu finden. Durch den unternehmensweiten Zugang zu den Wissensdokumenten beantworten sich wiederkehrende Fragen meist von alleine, weshalb die jeweiligen FachexpertInnen zeitlich weniger beansprucht werden.

Synergien nutzen

Produktivität bedeutet auch, dieselben Dinge nicht immer wieder von vorne zu beginnen. Also, das Rad nicht neu zu erfinden. Oft tauchen in unterschiedlichen Unternehmensbereichen ähnliche Fragen oder Probleme auf. Durch eine einheitliche, verlässliche sowie zentrale Datenquelle wird sichergestellt, dass alle Information im Unternehmen zur Verfügung stehen. War die Suche erfolgreich, kann von diesem Wissensstand aus weitergearbeitet werden.

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Tapetenwechsel

Gerade wenn kreative Lösungen gefragt sind, ist es hilfreich, die gewohnte Umgebung zu verlassen und die vorliegende Problemstellung mit Abstand zu betrachten. Gemäß einer Studie von IQudo entstehen 97% der Ideen nicht am Arbeitsplatz.

In diesem Kontext erscheint es ebenfalls sinnvoll, von überall aus auf die Wissensdatenbank zugreifen zu können. Denn WIVIO ist von jedem internetfähigen Gerät, egal ob Smartphone, Tablet oder Notebook auch außerhalb des Büros verfügbar. Sozusagen „Knowledge – To Go“.

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Der Autor

Mathias Nussbaumer

Der Experte für die WBI Methode ist Leiter des Consulting-Teams. Für alle Fragen zu Ihrem Wissensmanagement steht er jederzeit gerne kostenlos und unverbindlich zur Verfügung.

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Mathias Nussbaumer
Leitung Consulting & Partner Management