Prozessanalyse – aber wie?
Die Prozess-Analyse gehört in jedem Unternehmen zum Tagesgeschäft. Sollte zumindest. Denn: Funktionieren sie nicht richtig, gehen Vorteile verloren. Prozesse müssen fortwährend angepasst und perfektioniert werden. Ein Monitoring hilft, Prozesse in ihrem Wirkungsgrad zu überwachen, weil kein Prozess von Natur aus stabil ist. Das kann unterschiedliche Gründe haben, beispielsweise die betriebliche Digitalisierung, neue Produkte oder neue Maschinen.
Einen Überblick der Herausforderungen im öffentlichen Sektor liefert dieses Whitepaper für eine erste Lektüre: “Herausforderungen im öffentlichen Sektor: Wissensmanagement als Antwort”.
Wie sollte die Vorgehensweise bei einer Prozessanalyse sein?
Das ständige Kontrollieren und Analysieren der eigenen Prozesse ist sehr wichtig. In nur vier Schritten können Prozesse analysiert werden.
- Prozesse identifizieren
- Prozesse dokumentieren (z.B. in Form von Flussdiagrammen in Wissensdokumenten)
- Prozesse einheitlich darstellen
- Prozesse bewerten
Welches sind die zwei häufigsten Methoden für die Prozessanalyse?
- SWOT-Analyse
- Ishikawa-Diagramm
Vor- & Nachteile der Methoden
#1 Swot-Analyse
Vorteile
- Einfach zu erfassen
- umfassende Analyse interner wie externer Einflussfaktoren
- entsteht in einem Diskussionsprozess
Nachteile
- lediglich eine Momentaufnahme
- Unternehmen und Umfeld sind immer dynamisch
- die Analyse gibt häufig subjektive Meinung wieder
- externe Faktoren können selten vollständig analysiert werden
- es können nicht immer alle Faktoren in der Analyse erfasst werden
#2 Ishikawa-Diagramm
Vorteile
- eignet sich für ein klassisches Brainstorming
- jedes Teammitglied darf sich einbringen
- schnelle Ergebnisse auf Grund der Gruppendynamik
- vereinfacht das Problem
- fördert die Kreativität
Nachteile
- dynamische Ereignisse werden nicht berücksichtigt
- keine komplexe Darstellung möglich
- liefert keine Lösungen
- visualisiert nur Ursachen
Beide Methoden sind unter zwei unter vielen. Hier finden Sie mehr zu Optimierungstechniken und zur zum Zusammenhang zwischen Prozessdokumentation und Wissensmanagement.
Tipp für den öffentlichen Sektor:
WHITE PAPER | WISSEN
Herausforderungen im öffentlichen Sektor: Wissensmanagement als Antwort
Wenn Sie sich für die Herausforderungen im öffentlichen Sektor interessieren und mögliche Antworten durch ein Wissensmanagement kennenlernen möchten, empfiehlt sich dieses kostenlose White Paper für eine erste Lektüre:
