Tipps zur Prozessoptimierung

Effiziente Prozesse sind Ressourcen-sparende Prozesse. Aber nicht nur Material, die Geldbörse oder die Werkzeuge werden geschont, sondern vor allem die Mitglieder der beteiligten Teams. In diesem Beitrag geht es um drei systematische Vorgehensweisen zur Prozessverbesserung. 

3 Wege der Prozessverbesserung

Abläufe, die nicht rund laufen, zeigen typische Symptome: ständige Abstimmungen (x-Schleifen), lange Wartezeiten, unnötiger Stress aufgrund ungeplanter Tätigkeiten. In einem früheren Beitrag haben wir das Grundgerüst der Prozessoptimierung als auch die Notwendigkeit der Dokumentation beschrieben. Heute geht es um 3 konkrete  Vorgehensweisen zur Prozessoptimierung.

Das Offensichtlichste:  Wer ist für den Prozess verantwortlich?

Ein Prozess funktioniert nur dann optimal, wenn es einen Verantwortlichen gibt, der sämtliche Einzelschritte koordiniert und im Auge behält (Führungsverantwortung). Gleichzeitig weiß jeder, was er/sie zu tun hat und für welchen Bereich man Verantwortung trägt. Damit ist klar: ein Prozess kann in Teilabschnitte zerlegt werden, für die ebenfalls eine Durchführungsverantwortung vorliegen muss.

Oder in Kurzfassung: Wer macht die Arbeit und wer hält dafür den Kopf hin?

Das Lohnendste: Schnittstellen eliminieren

Schnittstellen sind Zeitfresser par excellence: Aufgaben werden von Tisch zu Tisch geschoben und warten dann dort, um abgearbeitet zu werden. Das birgt nicht nur Stillstandszeiten in der Bearbeitung, sondern häufig auch einen Koordinationsaufwand: ist eine Aufgabe komplex, muss man sich zunächst in die Aufgabe (Fall, Dokument, Projekt …) einarbeiten und gegebenenfalls auch mit anderen abstimmen. Und noch ein Aspekt ist nicht zu unterschätzen: die damit verbundenen Suchzeiten nach Informationen und gekoppelten Aufgaben.

Das Ziel sollte daher lauten: Aufgaben so organisieren, dass sie möglichst durchgängig bearbeitet werden können. Wie macht man das? Dazu werden sämtliche Schnittstellen aufgelistet und jede einzelne hinterfragt. Eventuell können hintereinander angehängte Aufgaben von ein und derselben Person getätigt werden. Dabei kann es durchaus zu einem Aufgabentausch zwischen Mitarbeitern kommen.

Das Versteckte: Medienbrüche und die Integration von IT-Systemen

Unternehmen verfügen über eine Vielzahl digitaler Systeme. Sie stehen für spezifische Aufgaben zur Verfügung und benötigen und produzieren Daten. Ein echter Ressourcenfresser ist dabei die Nicht-Kompatibilität von Software: Müssen Daten von einer Anwendung in die andere kopiert werden, entsteht ein beachtlicher Mehraufwand. Dabei ist das Kopieren der Daten nur ein Teil der Arbeit. Die Pflege der unterschiedlichen Datenbestände kann geradezu exponentiell zu einer Mammutaufgabe anwachsen. Die Optimierung der IT-Systeme ist daher ein wichtiger Aspekt der Prozessoptimierung.

Tipp für den öffentlichen Sektor:

Den Zusammenhang zwischen Wissensmanagement und öffentlichen Sektor erläutern wir ausführlich auf unserer speziellen Seite für die öffentliche Verwaltung und kommunale Betriebe. 

WHITE PAPER | WISSEN

Herausforderungen im öffentlichen Sektor: Wissensmanagement als Antwort

Wenn Sie sich für die Herausforderungen im öffentlichen Sektor interessieren und mögliche Antworten durch ein Wissensmanagement kennenlernen möchten, empfiehlt sich dieses kostenlose White Paper für eine erste Lektüre:

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