Parteienverkehr im Öffentlichen Dienst: Rechtskonforme Kommunikation

Wie können Änderungen von Gesetzen, Verordnungen etc. rechtssicher in alle Dokumente im Parteienverkehr übernommen werden? Ein gemeinsamer Wissenspool aktualisierter Dokumente, der zwischen Rechts-Experten und ausführenden Abteilungen geteilt wird, bietet in der öffentlichen Verwaltung eine pragmatische Lösung für eine rechtskonforme Kommunikation nach außen. 

Rechtssichere Kommunikation auch für Nicht-Juristen

Wenn Sie mit der Exekutive von Gesetzen und Verordnungen zu tun haben, kennen Sie sehr wahrscheinlich die folgende Situation: ein geplantes, internes Team-Gespräch folgt einer neuen Verordnung, die irgendwo kürzlich beschlossen wurde, auf Basis einer überinstanzlichen Entscheidung, die auf Landes-, Bundes- oder EU-Ebene gefällt worden ist. Sie sollen also etwas umsetzen, was sich ein Arbeitsgremium weit weg von Ihrer Dienststelle ausgedacht hat. Im Mittelpunkt dieses Arbeitsgespräches steht daher die Frage, wie die Umsetzung der Verordnung erfolgen soll und wie diese rechtskonform kommuniziert wird.

Oder anders gefragt: Wie behält die handelnde Organisation die Aktualität und Gültigkeit Ihrer Umsetzungsmaßnahmen auf Stand?

Gültigkeit von Verordnungen und deren Rechtskonformität

Auf den ersten Blick erscheint dies trivial, im Arbeitsgespräch wird es komplex, und spätestens mit immer wiederkehrenden Neuerungen (Nachbesserungen) ist der Überblick entweder verloren oder die Realisierung sehr aufwändig.

Ein wichtiges Hilfsmittel auf dem Weg zur Umsetzung ist der Rechtskommentar, also eine Interpretation des Juristen-Deutsch in eine alltags-taugliche Sprache. Diese Kommentare helfen zwar im öffentlichen Dienst, den Gesetzestext zu interpretieren, garantieren aber nicht, wie diese in die öffentliche Verwaltung übernommen und angewendet werden.

Die Umsetzung erfolgt daher meist durch eine Expertengruppe, die ein Verfahren erarbeitet und intern publiziert. In manchen Fällen genügt dies, manchmal benötigt man neue oder angepasste Formulare, Abläufe, Rollen, Schulungen der beteiligten Mitarbeiter etc. Auch muss die entsprechende Dokumentation nachgezogen, sprich aktualisiert werden.

Für kleinere Organisationen, die nicht selbst über eine solche Experten-Gruppe verfügen, helfen übergeordnete Dienststellen, Verbände, Kammern etc. weiter. Oftmals verstehen sich diese als Dienstleister der untergeordneten Stellen oder Mitglieder. Hier ist die Kommunikation der entscheidende Faktor: Wann und wie werden nachgereihte Organisationen kompetent über Neuerungen informiert?

Öffentliche Verwaltung: Rechtssicherheit ist ein Muss

Rechtssicherheit kann von Nicht-Experten nicht garantiert werden, ist aber entscheidend für die Ausführung von Verordnungen und Anweisungen. Daher benötigt es eine Zusammenarbeit zwischen Experten und Nicht-Experten, welche sich als gemeinsames Wissen manifestiert. Ein solcher Wissenspool, von dem untergeordnete Stellen oder einzelne Mitglieder Unterlagen, Formulare, Abläufe beziehen können, ist eine praktikable Lösung:

  1. Übergeordnete Organisationen, Verbände und deren Experten-Stäbe interpretieren Gesetze und Verordnungen. Sie erstellen aktualisierte Anweisungen, Formulare, Abläufe etc.
  2. Untergeordnete Organisationen und Mitglieder beziehen diese rechtskonformen Anweisungen, Formulare und Abläufe.
  3. Sie adaptieren diese Unterlagen auf ihre spezifische Bedürfnisse (geografisch, verwaltungstechnisch, etc.). Damit sind die Unterlagen auf aktuellem Stand, individualisiert und können im externen Kundenkontakt eingesetzt werden.

Die Grundlage für ein solches Verfahren ist:

  • das Teilen von Wissen und Information zwischen Experten und Nicht-Experten
  • das Bedürfnis nach aktueller und rechtskonformer Kommunikation nach außen
  • und ein technisches System, welches die Bereitstellung von Dokumenten aller Art, auch Organisations-übergreifend, ermöglicht.

Tipp für den öffentlichen Sektor:

Den Zusammenhang zwischen Wissensmanagement und öffentlichen Sektor erläutern wir ausführlich auf unserer speziellen Seite für die öffentliche Verwaltung und kommunale Betriebe.  

WHITE PAPER | WISSEN

Herausforderungen im öffentlichen Sektor: Wissensmanagement als Antwort

Wenn Sie sich für die Herausforderungen im öffentlichen Sektor interessieren und mögliche Antworten durch ein Wissensmanagement kennenlernen möchten, empfiehlt sich dieses kostenlose White Paper für eine erste Lektüre:

WBI-White-Paper-Oeffentlicher-Sektor-2-seitig