Wie errechne ich den ROI meiner Prozess-Verbesserungs­maßnahmen?

Prozesse zu verbessern ist ein kontinuierliches Vorhaben. Ob sich die Verbesserungsmaßnahmen bewähren, wird im Rahmen der Prozessarbeit ermittelt. Aber wie steht es um die getätigten Investitionen: Werden diese durch die erzielten Verbesserungen auch wieder “hereingespielt”?

Die Ablauf-orientierte Organisation und die Kundenperspektive

Das betriebliche Prozessmanagement und die Prozessoptimierung im Besonderen dienen dazu, Effizienz und Effektivität betrieblicher Aktivitäten zu verbessern. Grundlage ist die gesamtunternehmerische Betrachtung aller Vorgänge als ein miteinander verbundenes Netz von Abläufen. Diese Ablauf-orientierte Organisation des Betriebes ermöglicht Aktivitäten aus Sicht des Leistungsempfängers (Kunden) zu betrachten und Prozesse auf geplante Ergebnisse (Wirkungen) auszurichten (Lernen Sie hier mehr über den Unterschied zur Aufbauorganisation).

Warum den ROI von Verbesserungsmaßnahmen ermitteln?

Prozessverbesserung ist – wie Wissensmanagement – ein dauerhafter Vorgang, der eigentlich nie aufhört. Es kann jedoch hilfreich sein, bestimmte Zielwerte (beispielsweise 0,01% Fehlerquote) festzulegen, die es zu erreichen gilt, um bei Erreichung mit der Intensität der Verbesserungsarbeit (an einem spezifischen Prozess) herunterzufahren. Dennoch stellt sich die Frage, ob es möglich ist, den Return on Investment (ROI) von Prozessverbesserung zu messen und damit auch ein quantitatives Argument in der Hand zu haben.

Wie lässt sich ein Return on Investment errechnen?

Ein Return on Investment der Prozessoptimierung kann sowohl im Bereich der Prozesseffizienz als auch im Bereich der Prozesseffektivität gemessen werden. Grundlage dafür sind messbare Indikatoren, die die definierten Ziele abbilden.

Im Bereich der Effizienz können beispielhaft folgende Größen zur Berechnung von ROI herangezogen werden:

  • Gesamtaufwand der Bearbeitung / Fall x Fälle / Monat
  • Suchzeiten nach Akten / Tag x 30 Tage
  • Treibstoff-Verbrauch/Woche x 4,3 Wochen
  • Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter/Monat

Aus dieser recht einfachen Erfassung lassen sich Kosten vor und nach der Prozessoptimierung erheben und damit feststellen, ob es zu einer Einsparung gekommen ist. Dies ist der Return on Investment, der im besten Falle die Kosten des Investments (Prozessarbeit in Stunden x involvierte Mitarbeiter) überwiegt.

Im Bereich der Effektivität lassen sich folgende Beispiele nennen:

  • Gesamtanzahl bearbeiteter Anträge
  • Anzahl ausgelieferter Essenspakete

Die Verbesserung der Effektivität lässt sich einfach feststellen: die Anzahl ausgelieferter Essenspakete vor und nach der Prozessoptimierung kann verglichen werden. Eine Bewertung in Euro zwecks Gegenüberstellung der Kosten der Prozessoptimierung ist hingegen schwierig. Man müsste sich zuvor fragen: Wieviel Euro ist die Auslieferung eines Essenspakets an einen Hilfsbedürftigen wert? Dann wäre ein Vergleich möglich (Lesen Sie mehr zur Wirkungsorientierten Steuerung hier).

Tipp für den öffentlichen Sektor:

Den Zusammenhang zwischen Wissensmanagement und öffentlichen Sektor erläutern wir ausführlich auf unserer speziellen Seite für die öffentliche Verwaltung und kommunale Betriebe. 

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