Öffentlicher Sektor: Wie kann eine Steigerung der Effizienz erzielt werden?

Effizienz und Produktivität steht im öffentlichen Dienst stets im Fokus der Budgetpolitik. Das Wort von der “schlanken Verwaltung” ist hier Sinnstiftend. Was bedeutet das aber für Organisationen des öffentlichen Sektors – wie ist eine solche Effizienzsteigerung realisierbar? Wir zeigen Ihnen einen typischen Ansatz zur Prozessoptimierung.

Effizienz, Prozesse und Verbesserung

Im Gegensatz zur Effektivität („Die richtigen Dinge tun“) setzt sich Effizienz mit den Wegen zur Zielerreichung auseinander („Die Dinge richtig tun“). Das allgemein gültige Kredo lautet: alle Arbeitswege sollten kurz und mit den am wenigsten notwendigen Ressourcen realisiert werden. Dabei werden Doppelarbeiten, Fehler, Verschwendung, Umwege, Stilltstandszeiten, Medienbrüche etc. vermieden.

Was ist Prozessoptimierung und was ist dabei zu beachten?

Im Zentrum von Projekten zur Steigerung der Effizienz steht die Prozessoptimierung. Die Prozessoptimierung ist ein kontinuierlicher Prozess und kein einmaliges Projekt. Mit Hilfe von Etappenzielen bewahrt man sich den Überblick über den Fortschritt der Verbesserungsarbeiten. Ziel ist ja die nachhaltige Optimierung, die je nach dem Kontext der Organisation und ihrer Ziele unterschiedlich formuliert werden kann:

  • Allgemeine Senkung der Kosten
  • Verbesserung der Kommunikation
  • Optimierung der Auslastung
  • Verkürzte Durchlaufzeiten
  • Weniger Unfälle
  • Weniger Fehler im Ablauf

Nachdem die Ziele der Optimierungsarbeit definiert worden sind, geht es an die eigentliche Arbeit. Also:

Wie können Abläufe verbessert werden?

Die Vorgehensweise der Prozessoptimierung ist im Grunde immer die gleiche:

  1. Definition des zu optimierenden Prozesses und der damit verbundenen Ziele
  2. Analyse des Ist-Zustandes: welche Probleme / Symptome treten hier auf?
  3. Workshop zur Lösung der auftretenden Probleme und Definition eines Soll-Prozesses
  4. Implementierung des Soll-Prozesses in der Organisation
  5. Beobachtung und Analyse des Prozesses auf weiteren Optimierungsbedarf

Die Analyse des Ist-Zustandes wird bei der erstmaligen Optimierung anhand von offensichtlichen Problemen oder Symptomen passieren (z.B immer wieder Stillstände in einem Verfahren). Unterliegt ein Prozess bereits der Optimierung, kann auf Daten der festgelegten Indikatoren (zB Durchlaufzeit) zurückgegriffen werden.

Den Mittelpunkt der Prozessoptimierung bildet der Team-Workshop zur Behebung der Probleme. Hierzu gibt es eine Reihe von Kreativitätstechniken bzw. auch systematischen Methoden. Bei den bekannteren Kreatitivätstechniken handelt es sich um Brainstorming, die 635-Methode oder die Mindmap. Systematischer geht es mit Verfahren, die aus dem Qualitätsmanagement bekannt sind: Kaizen, KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess), Six Sigma, Lean Management etc. Ein radikaler Ansatz ist das Business-Process-Reengineering, bei dem der gesamte Prozess neu gedacht und entworfen wird. Egal, welchen Weg Sie letztlich wählen, er fördert die notwendige Einsicht, die zur Verbesserung der Effizienz von Abläufen notwendig ist. Hier gilt: ins Tun kommen und Ideen dokumentieren. Sie können, wenn auch später, in einem anderen Kontext zum Einsatz kommen (Wissen zu managen ist oftmals ein integrierter, beiläufiger Prozess, der sich oft schon kurzfristig lohnt). 

Noch ein Hinweis am Schluss:

Beginnen Sie mit einem einzigen Verbesserungsprozess, lernen Sie daran, optimieren Sie im Team und fördern Sie das Denken, dass Ressourcen-schonende Abläufe für jeden im Team gut sind.  

Tipp für den öffentlichen Sektor:

Den Zusammenhang zwischen Wissensmanagement und öffentlichen Sektor erläutern wir ausführlich auf unserer speziellen Seite für die öffentliche Verwaltung und kommunale Betriebe.  

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