Stressfrei Führen aus der Wissensperspektive

In der Praxis werden Anweisungen häufig direkt an Mitarbeiter weitergegeben. Geeignete Personen werden kurzfristig mit einem Projekt oder einer anderen operativen Aufgabe betraut, wobei die Erwartungen und Ziele meist im persönlichen Gespräch mitgeteilt werden.

Wenn Aufgaben jedoch nur mündlich weitergegeben werden, geraten Dinge oft in Vergessenheit. Missverstandene Anweisungen führen zu Stress und Mehraufwand. Die Erwartungen der Führungskraft werden nicht erfüllt. Was hier hilft ist eine gemeinsame Grundlage auf Basis von Wissensdokumenten (WiDoks).

Missverständnisse vermeiden

Bei WBI erfolgt die Führung über die Wissensarbeit bzw. aus der Wissensperspektive. Eine Führungskraft steuert Projekte und operative Aufgaben nicht ausschließlich über persönliche Gespräche, sondern mithilfe von Wissensdokumenten. Das erleichtert die Delegation, da alles Besprochene im WiDok festgehalten wird und nichts mehr in Vergessenheit gerät. Durch das WiDok ist sichergestellt, dass wichtige Punkte nachhaltig erfasst und Missverständnisse verhindert werden. Zudem können verschiedene Szenarien vorab theoretisch durchgespielt und abgewogen werden. Unnötige Fehlversuche und Umwege aufgrund unzureichender Informationen bleiben somit erspart.

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Handlungsbasis schaffen

Das WiDok dient als klare Handlungsanweisung für alle Beteiligten. Sie verfügen dadurch über ein gemeinsames Verständnis der Zielsetzung, sowie über klare Regeln wie die Ziele erreicht werden sollen. Gespräche finden auf dieser Basis statt und sind qualitativ hochwertiger. Kommen im Laufe des Projekts weitere Personen ins Team, können diese Dank der festgehaltenen Eckpfeiler schnell eingearbeitet und auf Stand gebracht werden. Wird aus einem kleineren Auftrag also ein größeres Projekt, werden aufwendige Teamsitzungen und Meetings auf ein Minimum reduziert.

Wissen teilen

Durch die Nutzung eines zentralen Wissensmanagement-Systems wie WIVIO haben auch andere, nicht direkt involvierte Mitarbeiter, Zugriff auf das erfasste Wissen und können bei Bedarf auf die Erfahrungen der Kollegen nutzen. Es ist stets bekannt, wer gerade woran arbeitet und wie der Stand der Dinge ist. Es kann auf den aktuellen Stand aufgebaut werden, sodass bei themennahmen Aufgaben und Projekten auf vorhandene Expertise zurückzugriffen werden kann. Dadurch können nicht nur Fehler, sondern auch Doppel- und Wiederholarbeiten vermieden werden.

Austausch mit Wissensarbeitern

Eine Führungskraft sollte über den eigenen Verantwortungsbereich stets Bescheid wissen und mit den unterschiedlichen Wissensarbeitern in Kontakt sein. Die klare Regelung der Inhaltsverantwortung bei Wissensdokumenten, welche die WBI®Methode vorsieht, hilft Führungskräften ihre Experten zu jedem Zeitpunkt zu kennen. Dadurch können sie zeitnah mit den Wissensträgern in Kontakt treten, Fragen stellen und notwendige Impulse geben.

Inspirations can be taken from different places

Erfahrungen langfristig nutzen

Ein WiDok soll lebendig bleiben und stetig aktualisiert werden. Sichergestellt wird das, indem in Arbeitsgesprächen immer wieder darauf Bezug genommen und aktiv damit gearbeitet wird. Erfahrungen und Stolpersteine während der Umsetzung werden darin dokumentiert, sodass das WiDok in Zukunft als Grundlage für weitere Aufgaben herangezogen werden kann. Auch Entscheidungen können schneller und auf Basis gesicherter Erkenntnisse gefällt werden.

Mit Weitblick führen

Natürlich stellt das Erfassen von Wissen anfangs einen gewissen Zeitaufwand dar. Hier sollten Sie jedoch mit Weitblick beweisen und den langfristigen Nutzen erkennen. Denken Sie bitte an die Geschichte der drei kleinen Schweinchen. In diesem Märchen bauen die drei jeweils ein Haus. Das Erste errichtet seines aus Stroh und ist rasch fertig, das Zweite baut etwas länger, aber dafür aus Holz. Während die beiden sich bereits in der Sonne erholen, baut das dritte Schweinchen immer noch an seinem Ziegelhaus. Nachdem alle drei fertig sind, kommt der böse Wolf und bläst die Häuser weg. Lediglich das Ziegelhaus steht immer noch solide da und bietet Unterschlupf für alle drei. Die Botschaft dahinter lautet: Nur wer langfristig denkt und nachhaltig handelt ist auf lange Sicht sicher. Denken Sie als Führungskraft daher an langfristige, dauerhafte Lösungen und bauen Sie ein Ziegelhaus, statt einer Strohhütte.

Fazit

Die WBI®Methode ist langfristig von großem Nutzen und ein wichtiges Werkzeug der wissensorientierten Führung. Setzen Sie frühzeitig auf geschriebene Arbeitsanweisungen, um langfristig davon zu profitieren. Eine Dokumentation der Ziele und Erwartungen – auch kleiner Projekte – schafft Transparenz und Sicherheit im Team. Greifen Sie in Zukunft auf die Erfahrungen von heute zurück und sparen Sie damit Zeit und Geld.

Mehr zur Mitarbeiterführung mit WBI und viele weitere spannende Kapitel finden Sie in der Neuauflage „Erfolg mit Wissensmanagement“ von Guntram Meusburger.