Unternehmensprozesse optimieren

Abläufe in einem Unternehmen sind essentiell. Führungskräfte und MitarbeiterInnen arbeiten täglich in Prozessen. Aus Routine wird aber Gefahr: Arbeitsschritte werden nicht mehr hinterfragt, da die ausführenden MitarbeiterInnen sich an Abläufe gewöhnt haben. Prozessoptimierung balanciert Betriebsblindheit aus: es ist ein systematischer Ansatz zur Beobachtung und Verbesserung von Prozessen und ist integrierter Bestandteil eines betrieblichen Wissensmanagements. 

Was ist Prozessoptimierung?

Die Prozessoptimierung kommt teilweise aus dem Qualitätsmanagement. Daher ist die Vermeidung von Zeit- und Geldverschwendung eines der wichtigsten Ziele dieses Verfahrens. Es handelt sich hierbei um eine kontinuierliche Verbesserung aller Abläufe einer Organisation.

6 Schritte zur Unternehmensoptimierung:

#1 Prozesse analysieren und dokumentieren

Im ersten Schritt wird der Ist-Zustand eines Prozesses analysiert und in sämtliche Arbeitsschritte zerlegt und dokumentiert. Hierbei sollten die Schwachstellen und mögliche Verbesserungspotenziale zum Vorschein kommen. Wichtig: jeder Prozess ist individuell zu behandeln.

#2 Verantwortlichkeiten festlegen

Die Prozessoptimierung sollte von einem oder mehreren Prozessverantwortlichen durchgängig begleitet werden. Laufende Meetings sind essentiell, um den Fortschritt zu beobachten und weiter daran zu arbeiten. Gibt es keinen Verantwortung, führt dies in der Regel dazu, dass Prozessoptimierung nicht weiter verfolgt wird und in Vergessenheit gerät.

#3 Ziele festlegen

Was ist für die Zielfestlegung wichtig?

  • Übergeordnetes Ziel sollte immer die  Optimierung der Prozesse sein
  • realistisch gestalten
  • Zwischenziele definieren
  • angepasste Ziele für Abteilungen schaffen

#4 Prozesse optimieren (kreative Herausforderung)

Im Anschluss an die Zielsetzung geht es an die Optimierung der einzelnen Prozess-Schritte. Schauen Sie sich alle Verbesserungsvorschläge an – sowohl jene von der Managementebene als auch von den betroffenen MitarbeiterInnen. Diskutieren Sie die Vorschläge im Team und überprüfen Sie das Optimierungspotential aber auch die Machbarkeit. Am besten geht man Arbeitsschritt für Arbeitsschritt durch und verbessert den gesamten Prozess Zug um Zug. Besonderes Interesse liegen in kürzeren oder günstigeren Bearbeitungszeiten. Also: Schritt für Schritt den Ablauf analysieren, Ideen diskutieren und auf Machbarkeit prüfen. Ist eine Entscheidung gefallen, muss diese dokumentiert werden: wie soll in Zukunft ein Arbeitsschritt ausgeführt werden?

#5 Optimierte Prozesse etablieren

Ein optimierter Prozess bedeutet noch nicht, dass die MitarbeiterInnen damit einverstanden sind. Daher der Name: Soll-Prozess. Der verbesserte Ablauf sollte vom Management und dem Prozessverantwortlichen dem betroffenen Personal mit viel Feingefühl kommuniziert werden. Die MitarbeiterInnen arbeiten eventuell schon sehr viele Jahre in diesem Prozess. Eine Veränderung in ihren Abläufen könnte zu Verunsicherungen führen. Erklären sie den MitarbeiterInnen, weshalb diese Maßnahmen nötig sind und vermitteln Sie ihnen die Wichtigkeit. Sind die MitarbeiterInnen schon von Beginn der Prozessoptimierung dabei, entfällt dieser Schritt vollends: sie sind nicht nur informiert, sondern aktiv an der Gestaltung des Prozesses beteiligt.

#6 Prozesse evaluieren

Nachdem sich die neuen Abläufe nach einer Zeit etabliert haben, sollten Rückmeldungen der MitarbeiterInnen bezüglich der definierten Ziele eingeholt werden. Haben die neuen Prozesse wirklich den gewünschten Effekt gebracht? Das erste Ergebnis kann manchmal ernüchternd sein. Das heißt also, dass man noch etwas nachschärfen muss. Auch hier: die Dokumentation der vorgenommenen Änderung nicht vergessen!

Prozesse können und sollen laufend weiterentwickelt werden. Daher ist ständiges kontrollieren und hinterfragen der Abläufe erfolgskritisch, um das Unternehmen seinen Zielen näher zu bringen. Mit Hilfe eines betrieblichen Wissensmanagements bleibt nicht nur Prozesswissen, sondern auch methodisches Wissen zur Prozessoptimierung als auch Prozess-übergreifende Erkenntnisse erhalten.

Tipp für den öffentlichen Sektor:

Den Zusammenhang zwischen Wissensmanagement und öffentlichen Sektor erläutern wir ausführlich auf unserer speziellen Seite für die öffentliche Verwaltung und kommunale Betriebe. 

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