Unternehmenswissen aktuell halten – mit wenig Aufwand

Viele Unternehmen kämpfen mit veralteten Dateien auf unterschiedlichen Fileservern und verschiedenen Versionen desselben Dokuments. Ein Überblick über wichtiges und aktuelles Wissen geht im Chaos leicht verloren, weshalb schon nach kurzer Zeit wesentliche Inhalte nicht mehr gefunden werden.

Damit Ihnen das in Zukunft nicht mehr passiert, haben wir die wichtigsten methodischen und softwaretechnischen Maßnahmen kompakt in 5 Punkten zusammengefasst.

#1: Automatische Versionsspeicherung

Gemeinsames Arbeiten an unterschiedlichen Dokumenten birgt die Gefahr, dass aus einem Dokument rasch zwei oder mehr werden. Viele MitarbeiterInnen würden gerne eigene Ideen einbringen, ohne den Stand ihrer KollegInnen zu verfälschen und speichern dasselbe Dokument mit einem kurzen Zusatz im Namen ab. Die Folge sind unterschiedliche Dokumente, die im Anschluss mühsam wieder zusammengeführt werden müssen oder in den verschiedenen Versionen für immer bestehen bleiben. Abhilfe schafft hier eine automatische Versionsspeicherung.

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WIVIO: Funktion “Historie” zu jedem WiDok

WIVIO sichert die unterschiedlichen Versionen desselben Dokuments und hinterlegt Informationen über die AutorInnen. So werden nicht nur alle bisherigen Varianten der Dokumente gesichert, auch wer das Dokument bearbeitet hat, ist ersichtlich. Dadurch kann eine Datei problemlos mehrmals überarbeitet werden – mit ruhigem Gewissen und ohne Angst vor dem Verlust wichtiger Inhalte.

#2: Personenbezogene Inhaltsverantwortung

Ist ein Dokument durch Zusammenarbeit mehrerer Personen entstanden, fühlt sich meist niemand für dessen Aktualität und Richtigkeit verantwortlich. Dies führt in der Praxis häufig zu veralteten und unbrauchbaren Inhalten. Deshalb sollte klar geregelt sein, wer diese im Nachgang verantwortet. WBI Wissensmanagement legt dies mit der Rolle des IVs (Inhaltsverantwortlicher) fest. Wird ein Dokument von einer Person erstellt oder ihr zugewiesen, so sollte sie auch automatisch dafür verantwortlich sein. Diese Regelung hilft, die Inhalte stetig aktuell zu halten.

#3: Nachvollziehbare Änderungen

Häufig sind nicht nur die Inhalte wertvoll, sondern auch der Weg zum finalen Dokument kann wichtig sein. Daher ist eine Historie über die Bearbeitungen und Änderungen nützlich. WIVIO bietet einen Vergleich unterschiedlicher Versionen und markiert bearbeitete Sätze aus dem Dokument. Zudem wird der Verlauf der Kommentare angezeigt der angibt, welche Inhalte von wem und wann hinzugefügt wurden.

Die WBI Software bietet alle Funktionen, die das Vergessen Ihres Unternehmenswissen verhindern.

Versionsvergleich in WIVIO

Die WBI Software WIVIO unterstützt die Weiterentwicklung eines Dokumentes durch einen Überblick über die bereits gemachten Änderung in den Vorgängerversionen.

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WIVIO-Versionskontrolle

#4: Geregeltes Vergessen

Im Laufe der Zeit werden viele Ideen geboren und wieder verworfen. Mit Dokumenten sollte es ähnlich sein. Werden Inhalte nicht mehr benötigt und hat sich der Wissensstand nicht weiterentwickelt, ist es sinnvoll, auszumisten und unwichtig gewordenes zu löschen. Bei WBI bietet sich hierfür ebenfalls die periodische Wiedervorlage an. Stellt ein IV fest, dass sein WiDok nicht mehr aktuell und relevant ist, kann er es löschen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Inhalte, die im WIVIO gefunden werden, auch stets relevant und richtig sind.

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#5: Periodische Wiedervorlage

Ein technisches Hilfsmittel gegen veraltete Dokumente bietet die automatische Aktualitätskontrolle. Die Wiedervorlage im WIVIO sichert die periodische Anpassung der WiDoks auf den aktuellsten Stand. Je nach hinterlegter Zeitspanne – maximal jedoch nach einem Jahr – werden die Verantwortlichen vom System automatisch informiert, dass das WiDok mit dessen Inhalt zu überprüfen ist. Das WiDok muss kontrolliert und der Inhalt nötigenfalls aktualisiert werden. So wird sichergestellt, dass dessen Bedeutung immer zeitgemäß und richtig ist. Hat sich die Verantwortung des Themas operativ auf jemand anderen übertragen, ist es sinnvoll das WiDok zu übergeben und den neuen Inhaltsverantwortlichen um die Aktualisierung der Inhalte zu bitten.

WBI Tipp

In unserem Seminar zum Thema “Arbeiten mit WIVIO” beleuchten wird unter anderem jene 5 Aspekte, die in diesem Blog-Beitrag präsentiert wurden. 

Christina-Lierzer

Die Autorin

Christina Lierzer

Die Wissensmanagement-Expertin unterstützt Unternehmen dabei ihr Wissen einfach zu managen. Bei öffentlichen Seminaren und individuellen Workshops teilt Sie Ihre Erfahrungen aus der Praxis mit Interessenten aus allen Branchen. Zudem berät sie Firmen zum Thema und führt praktische Analysen zur optimalen Umsetzung durch. Neben Ihrer Beratungstätigkeit ist sie als Lektorin für die LV Wissensmanagement an der Montanuniversität Leoben tätig.