Verantwortung langfristig delegieren und Handlungsfähigkeit fördern
Veröffentlicht am 03.05.2022 – Lesedauer ca. 3 Minuten
Eine wesentliche Aufgabe der Führungskraft besteht darin, alle Mitarbeiter angemessen auszulasten. Wichtige Themen müssen an Personen übertragen werden, die auch das notwendige Knowhow und besitzen.
Doch wissen Sie immer, wer Ihre Experten für unterschiedliche Angelegenheiten sind? Oder wünschen Sie sich ein einfaches Tool, mit einer tagesaktuellen, übersichtlichen Darstellung aktueller Zuständigkeiten? Delegiert ein Vorgesetzter umfangreiche Aufgaben- und Themengebiete an seine Mitarbeiter und gibt damit die Verantwortung ab, kann er seine Energie gezielt dort einsetzen, wo sie nötig ist. Er kann sich fortan oberflächlich über die aktuelle Lage informieren oder sich wahlweise mit Themen intensiver auseinandersetzen. Wichtiges muss jedoch nicht nur in die richtigen Hände gegeben werden – es sollten stets möglichst umfassende Aufgabenpaketen mit entsprechendem Selbstbestimmungsgrad delegiert werden und die Mitarbeiter handlungsfähig machen.
Transparenz über aktuelle Aufgabenbereiche
Die Arbeit mit WiDoks und die klar definierte Inhaltverantwortung der WBI®Methode ermöglicht es Ihnen, sich über aktuelle Aufgaben Ihrer Mitarbeiter zu informieren. Sie wissen stets, wer gerade woran abreitet und worin die jeweiligen Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter liegen. Das verschafft Ihnen nicht nur einen Überblick über die derzeitige Auslastung, Sie wissen auch, wer gerade an themennahen Dingen arbeitet und zu wem die neue Aufgabe am besten passt. Delegieren Sie eine Aufgabe indem Sie vorab ein WiDok darüber in Auftrag geben, sehen Sie bereits an der Qualität des WiDoks, ob Sie den richtigen Mitarbeiter ausgewählt haben. Ist das WiDok umfangreich und gut, hat sich der Mitarbeiter Mühe gegeben und Sie können davon ausgehen, dass er dies auch operativ tun wird. Ist das WiDok jedoch lieblos und ohne eigene Gedanken verfasst, ist es vermutlich besser einen anderen Mitarbeiter auszuwählen.
Klar ersichtliche Verantwortungsbereiche
Wissensgebiete ermöglichen Ihnen einen schnellen Überblick über Ihre Experten im Unternehmen. Durch die Definition wichtiger Wissensgebiete in WIVIO, ist zu jedem Zeitpunkt ersichtlich, wer welche umfangreichen Themenblöcke aktuell verantwortet. Der Wissensgebiet-Verantwortliche (WGV) behält den Überblick und wird als Experte ausgewiesen. Er ist Ansprechpartner bei allgemeinen Fragen zum Wissensgebiet. Detailfragen zu untergeordneten Wissensgebieten oder auch zu einzelnen WiDoks sollten jedoch den jeweiligen zuständigen WGVs bzw. Inhaltsverantwortlichen gestellt werden. Näheres zu den Aufgaben eines WGV erfahren Sie im neuen Buch von Guntram Meusburger „Erfolg mit Wissensmanagement“ auf Seite 250.
Finden der richtigen Personen
Doch nicht nur Sie können schnell und einfach auf Ihre Experten zugreifen, bei Fragen können alle rasch den richtigen Ansprechpartner kontaktieren. Das spart Zeit, weil man nicht ein großes persönliches Netzwerk befragen muss, um endlich an den Richtigen zu gelangen. Kommt eine Frage auf, genügt meist ein Blick in das Wissensmanagement-System. Liefert kein WiDok eine passende Antwort, findet man zumindest den richtigen Ansprechpartner. Dieser wiederum wird dazu angehalten, die fehlende Information in seinem WiDok zu ergänzen. Dadurch wird wichtiges Wissen automatisch im Arbeitsprozess gesichert, sodass die Frage kein weiteres Mal gestellt werden muss.
WBI Tipp
Ein typischer Fehler, der gerade bei der Delegation von Kleinigkeiten häufig passiert, soll an dieser Stelle kurz aufgegriffen werden: Bei manchen Aufgaben oder kleineren Projekten sind Führungskräfte dazu verleitet, „das einfach schnell selbst zu erledigen“. Die Begründung ist immer wieder dieselbe: „In der Zeit, in der man das Thema und die Hintergründe Herrn XY erklärt, hat man es doch schon längst selbst erledigt.“ Das mag vielleicht für die ersten zwei bis drei Mal so sein, doch wie die Grafik (Buch Seite 311) zeigt, sparen Sie auf längere Sicht sehr wohl Zeit. Näheres dazu erfahren Sie im Buch von Guntram Meusburger „Erfolg mit Wissensmanagement“ S. 311.
Fazit
Sparen Sie Zeit und setzen Sie Ihre Mitarbeiter, gemäß ihren Fähigkeiten, optimal ein. Nutzen Sie deren Kompetenzen gewinnbringend und kümmern Sie sich als Führungskraft um die wirklich wichtigen Dinge. Durch die zwingende Verbindung zwischen den Menschen und deren Wissensdokumenten bietet WBI Transparenz über die Expertise aller Mitarbeiter, indem
- klar ersichtlich ist, wer welche Wissensdokumente verantwortet,
- klar geregelt ist, wer welche Wissensgebiete verantwortet und
- Experten zu einem Thema einfach über die Suche in der Wissensdatenbank gefunden werden können.
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