Verborgenes Wissen finden und zentral ablegen

Vielfach lassen sich auf persönlichen oder unternehmensweiten Laufwerken zahlreiche Dokumente finden, deren Inhalte für die gesamte Organisation von Bedeutung sind. Um sie für alle zugänglich zu machen, sollten sie zentral abgelegt werden. Doch wie kann gezielt nach diesem verborgenen Wissen gesucht werden? Und welche Schritte sind notwendig, um die Spreu vom Weizen zu trennen, damit das System einfach zu bedienen bleibt?

Hilfreiche Indizien für die Suche nach relevanten Dokumenten sind:

  • Dateiname (z. B. Checkliste, Vorlage, Analyse usw.)
  • Dateiformat (Word, Excel, PowerPoint)
  • Dateigröße
  • Letztes Änderungsdatum
  • Name des Verfassers
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Wird bei Ihrer Suche ein entsprechendes Dokument gefunden und als wertvoll erachtet, so können Sie den Verfasser bitten, das Dokument in die Wissensdatenbank zu stellen.

WBI Selbstcheck vorab

Machen Sie einen kleinen WBI Selbstcheck und damit den ersten Schritt in Richtung Wissensmanagement. Beachten Sie dabei, dass Wissensdokumente nicht nur auf den Laufwerken zu finden sind, sondern auch in Projektdatenbanken, auf dem Desktop oder in gespeicherten E-Mails.

  • #1: Erstellen Sie auf Ihrem Desktop einen Ordner (bspw. »Wissensdatenbank«) und sammeln Sie darin die potenziellen Wissensdokumente.

  • #2: Überprüfen Sie Ihren Desktop auf Dokumente und Dateien, die Sie immer wieder benötigen, und verschieben Sie diese in den entsprechenden Ordner.

  • #3: Überprüfen Sie Ihren E-Mail-Account auf E-Mails, die Sie beispielsweise in einem Archiv abgelegt haben und immer wieder hervorholen. Kopieren Sie die wichtigen Inhalte aus den E-Mails in Dokumente mit Nuller-Nummer und speichern Sie diese ebenfalls in den Ordner.
WBI-wissen-finden-zentral-ablegen-identifizieren
  • #4: Durchsuchen Sie Ihr persönliches Laufwerk und analysieren Sie es nach folgenden Kriterien:
    • a. Wie viele Dateien liegen derzeit auf Ihrem Laufwerk?
    • b. Wie viele davon sind Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien?
    • c. Wie viele davon haben im Dateinamen einen dieser Begriffe:
      • Anleitung
      • Auswertung
      • Checkliste
      • Formular
      • Liste
      • Präsentation
      • Prozess
      • Richtlinie
      • Schulung
      • Tipp
      • Vorlage
      • Zuständigkeiten
  • #5: Wie viele potenzielle WiDoks haben Sie bereits markiert bzw. gefunden?

  • #6: Versehen Sie nun jedes dieser Dokumente mit einem Dokumentenkopf.

  • #7: Sollten Sie im Zuge der Suche nach WiDoks auf Dateien mit wenig relevantem Inhalt oder redundantem Wissen stoßen, können Sie diese Chance nutzen und eine Fusionierung bzw. Löschung veranlassen.

WBI Tipp

Suchen Sie sich für jeden Organisationsbereich kompetente MitarbeiterInnen − sie sind meist mit den wichtigsten Dokumenten bestens vertraut und können Sie bei Ihrem Vorhaben unterstützen. Gerade auf höheren Entscheidungsebenen (etwa Eigentümer, Geschäftsführer oder Pioniere in speziellen Branchennischen) kann verlässlich entschieden werden, welches Wissen für das eigene Unternehmen von höchster Bedeutung ist.

Dies ist ein Auszug aus dem WBI Buch „Unternehmensführung mit Wissensmanagement“ (Kapitel “9.8. Wissen identifizieren und in WiDoks erfassen”). Sichern Sie sich jetzt einen kostenlosen Download!

Unternehmens­führung mit Wissensmanagement

In der zweiten und erweiterten Auflage beschreibt Guntram Meusburger auf über 230 Seiten noch detaillierter, wie Wissensmanagement in der Praxis funktioniert und in jedem Unternehmen einfach integriert werden kann.

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