Verborgenes Wissen finden

Bei der Einführung von WBI ist insbesondere das bereits erfasste Wissen von großer Bedeutung. Verwenden Sie daher zu Beginn bestehende Dokumente und laden Sie diese in die Wissensdatenbank. Es ist leichter, sich zuerst dem expliziten Unternehmenswissen zu widmen.

Oft schlummern auf den persönlichen sowie auf den Gruppen- und Firmenlaufwerken unerkannte Wissensdokumente mit essenziellem Wissen. Damit dieses Wissen allen zugänglich gemacht werden kann, müssen diese gefunden und in die Wissensdatenbank aufgenommen werden.

Hilfreiche Indizien für die Suche nach organisationalem Wissen sind:

  • Dateiname (z. B. Checkliste, Vorlage, Analyse usw.)
  • Dateiformat (Word, Excel, PowerPoint)
  • Dateigröße
  • Letztes Änderungsdatum
  • Name des Verfassers

Wird bei Ihrer Suche ein entsprechendes Dokument gefunden und als wertvoll erachtet, so können Sie den Verfasser bitten, das Dokument in die Wissensdatenbank zu stellen.

Machen Sie einen kleinen WBI-Selbstcheck und damit einen ersten Schritt in Richtung Wissensmanagement. Beachten Sie dabei, dass Wissensdokumente nicht nur auf den Laufwerken zu finden sind, sondern auch in Projektdatenbanken, auf dem Desktop oder in gespeicherten E-Mails.

1.) Erstellen Sie auf Ihrem Desktop einen Ordner namens Wissensdatenbank« und sammeln Sie darin alle Ihre potenziellen Wissensdokumente.

2.) Überprüfen Sie Ihren Desktop auf Dokumente und Dateien, die Sie immer wieder benötigen, und verschieben Sie diese in den Ordner Wissensdatenbank.

3.) Überprüfen Sie Ihren E-Mail-Account auf E-Mails, die Sie beispielsweise in einem Archiv abgelegt haben und immer wieder benötigen. Kopieren Sie die wichtigen Inhalte aus den E-Mails in Dokumente mit Nuller-Nummer und speichern Sie diese ebenfalls im Ordner Wissensdatenbank.

4.) Durchsuchen Sie Ihr persönliches Laufwerk und analysieren Sie es.

5.) Wie viele potenzielle WiDoks haben Sie nun bereits markiert bzw. gefunden?

6.) Versehen Sie nun jedes dieser Dokumente mit einem Dokumentenkopf.

7.) Sollten Sie im Zuge der Suche nach WiDoks auf Dateien mit unnützem oder redundantem Wissen stoßen, können Sie diese Chance nutzen und eine Fusionierung bzw. Löschung veranlassen.

Wenn Sie Ihr eigenes Laufwerk analysiert haben, können Sie nun auf anderen Laufwerken Ihres Unternehmens fortfahren. Falls Ihnen dazu die Zeit fehlt, können Sie diese Aufgabe auch gut an einen geeigneten Mitarbeiter delegieren. Sie werden erstaunt sein, wie viel Potenzial auf den unterschiedlichen Laufwerken schlummert!

Holen Sie sich pro Bereich einen kompetenten Mitarbeiter mit ins Boot − er kennt sicherlich die relevanten Dokumente aus seinem Bereich und kann Sie bei Ihrem Vorhaben unterstützen. Speziell Eigentümer, Geschäftsführer und Pioniere in Branchennischen wissen oft sehr gut, welches Wissen im Unternehmen erhaltenswert ist und daher dringend gesichert werden muss.

Nachdem Sie sich erfolgreich auf die Suche nach bestehendem explizitem Wissen gemacht haben, können Sie mit der Benennung der Wissensgebiete beginnen.