Verzichten Sie nicht auf das Know­­how Ihrer Mit­arbeiter

Manchmal kann alles unheimlich schnell gehen. Gestern läuft alles wie gewohnt, heute ist alles anders, und was morgen kommt – darüber lässt sich nur mutmaßen. Fakt ist: Die Abwesenheit jedes einzelnen Mitarbeiters kann Unternehmen im Worst Case schwer treffen. Das trifft auf Mitglieder der Geschäftsleitung und wichtige Führungskräfte ebenso zu, wie auf Mitarbeiter in der Produktion, im administrativen Bereich, am Empfang, in der Kantine, und, und, und.

Wichtige Fragen bleiben unbeantwortet und dringende Arbeiten können nicht erledigt werden, da jene Personen, die über das relevante Wissen verfügen, nicht greifbar sind. Doch wie kann dem entgegengewirkt werden und was können Unternehmen tun, damit dringende Aufgaben trotzdem durchgeführt werden können? WBI Wissensmanagement hat für Sie 3 Tipps, wie Sie sich besser auf die Herausforderungen der Zukunft vorbereiten können.

Tipp 1: Homeoffice als gewohnte Arbeitsweise

Die größte Herausforderung ist eine funktionierende IT-Infrastruktur mit Zugängen zu den täglich benötigten Arbeitsprogrammen via Laptop. Wenn Mitarbeitern am Arbeitsplatz ein Stand-PC zur Verfügung steht oder Sie mit Ihrem Laptop auf das Netzwerk der Firma angewiesen sind, ist ein schneller Ortswechsel unmöglich. Daher sollte im Idealfall – allgemeingültig für jeden – ein Laptop mit den relevanten Programmen und Netzwerkzugang bereitgestellt werden.

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Dadurch können die meisten Büroarbeiten auch online von zuhause aus verrichtet werden. Nicht nur in Krisensituationen, sondern auch bei kurzfristigen, alltäglichen Situationen, wie beispielsweise der Betreuung des eigenen Nachwuchses, wird es dadurch möglich, beruflichen Tätigkeiten nachzugehen.

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Tipp 2: Ein Wissensmanagement System als Fundament

eCollaboration-Tools und das dezentrale Homeoffice stellen die technischen und örtlichen Rahmen­bedingungen von Teleworking her. Die dritte, zugleich wichtigste Komponente zeichnet sich durch die Verfügbarkeit individuellen und sozial-organisationalem Know-How aus.

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Wissen, welches im Arbeitsalltag nebenbei „über den Tisch“ ausgetauscht wird, steht nur dann rasch und verlässlich zur Verfügung, wenn es als Information in einem zentralen, digitalen System abgelegt ist. In der zunehmend komplexen Arbeitswelt ist dies bereits heute von großer Notwendigkeit, ohne dass es zu einer Störung im Betrieb kommt. Letztlich benötigt aber jede vorausschauende Organisation eine Lösung der Frage nach der Sicherung und Verfügbarmachung von Wissen – ob im Normalbetrieb oder im Notfall. Ein Wissensmanagement-System ermöglicht diese Erfassung kontinuierlich als Bestandteil der üblichen Arbeitsschritte und bietet bei entsprechender Architektur ausreichend Möglichkeiten zur effizienten und strukturierten Ablage und Suche der Wissensdokumente.

Tipp 3: Gemeinsame Arbeitsgespräche von überall aus

Oftmals sind Abstimmungen wesentlich für ein Vorankommen im Team und ein wichtiger Bestandteil von Projekten. Häufig ist es schwierig, einen gemeinsamen Termin für alle Teilnehmer zu finden. Ist ein Termin gefunden, bei dem möglichst alle können, dann geht die Suche nach freien Besprechungsräumen los.

Eine gute und zeitgemäße Alternative sind virtuelle Teammeetings. Mit den richtigen Tools kann relativ simpel der Bildschirminhalt geteilt sowie Wesentliches über Online-Kommunikationskanäle besprochen werden. Die physische Präsenz vor Ort ist damit hinfällig und ermöglicht eine enorme Flexibilität. Werden die notwendigen Programme standardmäßig auf jedem Laptop installiert, so ist ein virtueller Austausch auch kurzfristig von überall aus möglich.

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