Vorteile einer Ablauf-orientierten Organisation

Ablauf-orientierte Organisationen existieren schon seit dem Beginn der Industrialisierung. Mit dem Fokus auf Qualität und Effizienz scheinen sie wieder in Mode zu kommen. Ein temporärer Trend oder welche Vorteile bringt die kontinuierliche Ausrichtung der Organisation auf betriebliche Abläufe?

Die Ablauf-orientierte Organisation und die Kundenperspektive

Mit der Hinwendung zu effizienten und Qualitäts-orientierten Unternehmen ist auch deren traditionelles Modell der Aufbau-Organisation in Bewegung geraten. Effizienz und Qualität verlangt nach einer durchgängigen Gestaltbarkeit aller Arbeitsschritte, um das Endprodukt in den geforderten Eigenschaften garantieren zu können. Das Prozessmanagement hat es sich zur Aufgabe gemacht, Effizienz und Qualität in Organisationen zu realisieren.

Worauf achtet die Ablauf-orientierte Organisation?

Die Organisationsform des Prozessmanagements ist dem Ablauf-Modell verpflichtet. Die Ablauforganisation stimmt einzelne, nachfolgende oder nebeneinander laufende Prozessschritte aufeinander ab. Dabei müssen Tätigkeiten inhaltlich, zeitlich und räumlich gruppiert und verantwortlichen Mitarbeitenden zugeteilt werden. Im Fokus steht immer der (interne wie externe) Kunde, da das Endprodukt des Arbeitsprozesses auf dessen Bedürfnisse ausgerichtet ist.

Da der gesamte Ablauf auf die Kundenbedürfnisse abgestimmt ist, werden keine Ressourcen für nicht-zielführende Tätigkeiten verschwendet. Das heißt: es wird nur jener Output erzeugt, der für den Prozesskunden relevant ist. Diese Ausrichtung birgt eine enorme Qualitäts- und Effizienzsteigerung. Dies drückt sich zum Beispiel in folgenden Größen aus:

  • Termintreue: Lieferfristen sind für Kunden oft ein wichtiges Zufriedenheitskriterium.
  • Minimierte Produktionszeiten: durch die Verschlankung von Prozessen und die optimierte Abstimmung in der Prozesskette ergibt sich eine Beschleunigung der Durchlaufzeit.
  • Fehlerquote: Der Blick auf die Koordination der Abläufe ergibt eine Verringerung der Fehlerquote, da potentielle Fallstricke bereits vor dem Auftreten von Fehlern behoben werden.

Ziele und Effekte der Ablauf-orientierten Organisation

Effizienz-Ziele können manchmal auch zu Zielkonflikten führen. So ist beispielsweise das Ziel der hohen Auslastung nicht mit dem Ziel der niedrigen Durchlaufzeiten kompatibel. Die Einführung einer Ablauforganisation ist somit nicht immer mit unmittelbaren Effizienzsteigerungen verbunden. Es ist daher wichtig, vor der Einführung einer Ablauforganisation sorgfältig darüber nachzudenken, welche Ziele mit welcher Priorität verfolgt werden (sollen).

Welche sind nun die Vorteile einer Ablauf-orientierten Organisation?

Die Effizienzsteigerung ist seit je her das Ziel Ablauf-orientierter Organisationen (zB. Taylorismus). Dieses Modell der „Fließbandfertigung“ ist allerdings nur mehr in wenigen Bereichen der Old Economy in Anwendung. Forderungen nach Individualität, Flexibilität, Qualität und raschen Innovationszyklen haben die „starre“ Ablauforganisation verändert: Projektorientierung und Selbstverantwortung der Arbeitsgestaltung („New Work“) sind in vielen Teilen der Wirtschaft eher die Norm als die Ausnahme.

Nichtsdestotrotz ist es für Organisationen wichtig, mit dem Wachstum stets die eigenen Strukturen und den Arbeitsablauf zu hinterfragen und die Prozesse zu optimieren. Die Prozesssicht erlaubt größere Zusammenhänge zu sehen und im Sinne des Kunden die entsprechenden Verbesserungen zu etablieren. Damit wird der Forderung nach Qualität, Kundenorientierung und auch Innovation Rechnung getragen.

Tipp für den öffentlichen Sektor:

Den Zusammenhang zwischen Wissensmanagement und öffentlichen Sektor erläutern wir ausführlich auf unserer speziellen Seite für die öffentliche Verwaltung und kommunale Betriebe.  

WHITE PAPER | WISSEN

Herausforderungen im öffentlichen Sektor: Wissensmanagement als Antwort

Wenn Sie sich für die Herausforderungen im öffentlichen Sektor interessieren und mögliche Antworten durch ein Wissensmanagement kennenlernen möchten, empfiehlt sich dieses kostenlose White Paper für eine erste Lektüre:

WBI-White-Paper-Oeffentlicher-Sektor-2-seitig