Warum Ihr Wissensmanagement-System auf MS-Office-Dokumenten basieren sollte

Softwaresysteme gibt es wie Sand am Meer. Der Praxisbezug und die Nutzerfreundlichkeit lassen bei vielen jedoch zu wünschen übrig. Oftmals stehen Funktionalitäten und individuelle Anpassungsmöglichkeiten im Vordergrund, zum Leidwesen der Anwender, die sich schon nach kurzer Zeit nicht mehr auskennen. Ein Problem, vor dem Sie und Ihre Kollegen vielleicht selbst schon gestanden sind?

Gerade bei einem Wissensmanagement-System (WMS) ist eine einfache Handhabung jedoch besonders wichtig, denn wenn es zeitaufwendig und kompliziert ist, das eigene Wissen zu erfassen, wird es häufig einfach nicht getan. Darum müssen die Einstiegs- und Nutzungshürden so gering wie möglich gehalten werden. Am besten ist demnach ein intuitives System, das zwar über die wichtigsten Mechanismen verfügt, aber über keine unnötigen Funktionen und sonstigen Schnickschnack. Um den Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren, bietet sich ein WMS an, das mit Textverarbeitungs-, Kalkulations- sowie Präsentationsprogrammen arbeitet, die man kennt und sowieso häufig verwendet. Genau darum arbeitet WIVIO mit MS-Office-Dokumenten.

Geringstmöglicher Schulungsaufwand

Wünschen Sie sich auch eine Software, die quasi sofort verwendet werden kann? Graut es Ihnen vor der langwierigen Schulungsphase, die Zeit und Energie aller Mitarbeiter kostet? Wäre es nicht schön, wenn bereits Bekanntes einfach weiterverwendet werden könnte und alles nur besser und einfacher wird? Das dachten wir uns auch. Daher haben wir ein System entwickelt, das weitestgehend selbsterklärend ist und auf MS-Office-Anwendungen aufbaut. Dadurch verkürzt sich die Schulungsphase bei der Einführung auf ein Minimum und Ihre Mitarbeiter:innen können sofort loslegen und ihr Wissen erfassen. Bestehende Dokumente können einfach ins WIVIO hochgeladen werden. Ihre Mitarbeitenden können also wie gewohnt weiterarbeiten. Der einzige Unterschied: WIVIO dient ab sofort als zentraler Speicherplatz für das erfasste Wissen, wodurch alle Mitarbeitenden von den Vorteilen und Möglichkeiten von WIVIO profitieren können.

Welche das sind, erfahren Sie hier.

Spreadsheet Document Information Financial Startup Concept

Intuitive Dokumentation und einfache Darstellung von Wissen

Sie wollen Ihr Wissen sowohl als Text, als auch mit Bildern und Grafiken darstellen? Auswertungen und wichtige Kalkulationen sollen ebenfalls zentral gesichert werden? Mit WIVIO ist das möglich:

  • MS Word bietet etliche Funktionen zur Textverarbeitung und -gestaltung. Es erleichtert zudem die Einbindung von Grafiken, Bildern und Verlinkungen. Nutzen Sie diese zahlreichen Funktionen und speichern Sie Ihre Word-Dokumente im Wissensmanagement-System ab.
  • Unternehmenspräsentationen und interne Schulungen lassen sich gut in MS PowerPoint erstellen und können ebenfalls als Wissensdokument speicherbar. Mit WIVIO gewährleisten Sie, dass jeder Mitarbeiter immer Zugriff auf die aktuellste Version der Firmenpräsentation hat.
  • Betriebswirtschaftliche Kalkulationen, Sortier- und Filtermöglichkeiten sowie statistische Auswertungen realisieren Sie derzeit in MS Excel? Erstellen Sie auch diese Dokumente einfach in WIVIO oder laden Sie sie hoch. Selbst wenn Sie eine Business Intelligence Software oder ein anderes Programm für Auswertungen verwenden: Die Ergebnisse können bei fast allen Anbietern exportiert und in Excel importiert werden. So schaffen Sie es, dass durch WIVIO alle Zugriff auf die notwendigen Auswertungen erhalten. Dadurch hat jeder Mitarbeiter Einsicht in die aktuellen Zahlen, benötigt dazu aber keine eigene Lizenz der Auswertungssoftware.

Druckoptimiert, mit Metadaten und ohne Zusatzaufwand

Drucken Sie manchmal gerne Übersichten oder andere relevante Inhalte für Besprechungen aus? Sind dafür etliche Klicks und passende Druckereinstellungen notwendig? Viele, meist HTML basierte, Systeme machen es schwer Inhalte bzw. Texte einfach auszudrucken. Häufig ist der Druckbereich nicht bzw. falsch eingestellt und die Darstellung des Textes am Ausdruck unübersichtlich. Das alles passiert mit einem dokumentenbasierten System wie WIVIO nicht. Wissensdokumente (WiDoks) in WIVIO verfügen über einen Dokumentenkopf mit den wichtigsten Metadaten: Inhaltsverantwortlicher, Titel, Dokumentennummer, Datum und Seitenanzahl. Sie sind klar und einheitlich strukturiert. Die Ansicht der WiDoks am Bildschirm entspricht dem fertigen Druckergebnis, wodurch kein Zusatzaufwand für die digitale oder analoge Verwendung im Arbeitsalltag entsteht.

Unser Tipp

Nutzen Sie die Vorteile eines Wissensmanagement-Systems, das mit MS-Office-Dokumenten arbeitet und ersparen Sie sich Zeit und Ärger. Fordern Sie hier Ihr kostenloses Demosystem an und überzeugen Sie sich selbst!