FAQs

Warum Wissensmanagement?

In den FAQs finden Sie eine Auswahl der am häufigsten gestellten Fragen zu Wissensmanagement. Und wie wir diese beantworten. Gerne gehen wir auf Ihre speziellen Bedürfnisse direkt ein und klären diese im persönlichen Dialog – melden Sie sich bei uns!

Übersicht.

Fragen & Antworten

Was Wissensmanagement bringt
Wissenskultur im Unternehmen
Der richtige Umgang mit WiDoks
WIVIO – Die Software
Was Wissensmanagement kostet
Ihr größtes Kapital in guten Händen

Weshalb das Ganze?

Was Wissensmanagement bringt

Was ist Wissensmanagement?

Es existieren diverse Interpretationen von Wissensmanagement. Reinmann-Rothmeier et al fassen den Begriff im 2001 erschienen Buch „Wissensmanagement lernen“ wie folgt:

Wissensmanagement bezeichnet den bewussten und systematischen Umgang mit der Ressource Wissen und den zielgerichteten Einsatz von Wissen in der Organisation. Damit umfasst Wissensmanagement die Gesamtheit aller Konzepte, Strategien und Methoden zur Schaffung einer ›intelligenten‹, also lernenden Organisation.

Bei WBI haben wir uns für diese pragmatische und prägnante Definition entschieden:

Betriebliches Wissensmanagement ist der bewusste und systematische Umgang mit Wissen und Informationen.

Wozu braucht man Wissensmanagement?
Wenn Sie mindestens zwei der folgenden Fragen mit JA beantworten können, dann empfehlen wir jedenfalls die intensivere Auseinandersetzung mit dem Thema Wissensmanagement:
- Ihre Mitarbeiter erfinden das Rad immer wieder neu?
- Fehler wiederholen sich ständig?
- Wissen wird mühsam erarbeitet und verschwindet wieder?
- Telefonate und Anfragen stören immer wieder bei der Arbeit?
- Sie sind ständig auf der Suche nach wichtigen Informationen?
- Es wird viel diskutiert, aber es fallen keine Entscheidungen?
- Dokumente mit widersprüchlichen, falschen oder alten Inhalten machen die Runde?

Wie kann der Nutzen von WBI gemessen werden?

Fakt ist: Ohne professionellem Wissensmanagement wäre das rasante und zugleich nachhaltige Wachstum unseres Mutterunternehmens Meusburger unmöglich gewesen.

Quantitativ messen lässt sich beispielsweise die tägliche/monatliche/jährliche Zeitersparnis – und zwar sowohl bei den Antwortsuchenden, wie auch den befragten ExpertInnen. Und natürlich die deutlich kürzeren Einarbeitungszeiten bei neuen MitarbeiterInnen.

Der wesentlich größere Nutzen ist jedoch, dass bestehendes Know-how nicht immer wieder neu erarbeitet werden muss – was ansonsten oftmals zu Frust führt.

Last-but-not-least verbessern sich in der Regel auch die Qualität sowie die Effizienz der internen Prozesse.

Bei vielen Unternehmen werden Tools (z.B. Wikis) kaum von der Belegschaft genutzt. Wie schaffen wir es, dass Wissensmanagement bei uns täglich gelebt wird?

Eine Sache sind hochwertige, ausgereifte Werkzeuge, die dank bester Usability bei den täglichen Herausforderungen unterstützen.

Viel wichtiger ist jedoch der richtige Umgang damit. Dazu gehört eine entsprechende Unternehmenskultur, in der der Stellenwert von Wissensmanagement „top-down“ von den Führungskräften vorgelebt und eingefordert wird.

Von Beginn an erarbeiten wir gemeinsam mit unseren Kunden die individuelle Strategie, damit der Startschuss optimal gelingt. Dazu zählt neben der interdisziplinären Zusammensetzung des Projektteams auch die klare Verantwortungsklärung für den erfolgreichen Einsatz in Ihrem Unternehmen.

Derzeit laufen viele wichtige Projekte bei uns. Weshalb sollten wir jetzt mit Wissensmanagement starten?

Seien wir ehrlich: Es wird immer gute Gründe geben, die rechtfertigen, das operative Tagesgeschäft über andere Dinge zu stellen. Ihre Produkte/Dienstleistungen sind schließlich Ihre Kernkompetenz, mit denen Sie erfolgreich wurden. Daher unterstützen wir Sie gerne mit unserer Kernkompetenz Wissensmanagement – so effizient und ressourcenschonend wie wir es bei unzähligen Kundenprojekten gelernt haben.

Wir können Sie allerdings beruhigen: Jede Organisation betreibt Wissensmanagement. Wir unterstützen Sie dabei, das zukünftig noch besser zu tun! Sie profitieren umgehend von der neuen Ordnung und dem Wissenstransfer. Insbesondere, da bei neuen Projekten rasch neues Wissen generiert wird, das Sie dank WIVIO sofort strukturiert erfassen können.

Die Erfahrung zeigt, dass mittels Wissensmanagement ausgezeichnet auf bestehenden Erfahrungen aufgebaut werden kann. Das Wissen liegt bildlich gesprochen oftmals schon auf dem Tisch, wird allerdings noch nicht gesehen oder optimal genutzt. WBI macht Wissen transparent!

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Im Zentrum stehen die Menschen.

Wissenskultur im Unternehmen

Wie kann mit Wissensmanagement begonnen werden?

Kern von WBI Wissensmanagement sind Wissensdokumente – „WiDoks“ – in den gängigen Microsoft Office-Formaten Word, Excel und PowerPoint bzw. PDF-Dokumente. Dadurch kann in jedem Unternehmen sofort gestartet werden, denn diese Dokumente mit wichtigem organisationalen Wissen sind meist schon vorhanden.

Im ersten Schritt werden die bestehenden Inhalte zentral für alle zur Verfügung gestellt. In der Folge werden diese WiDoks kontinuierlich weiterentwickelt und „gelebt“.

Wo sollte Wissensmanagement in der Organisation angesiedelt sein, um erfolgreich zu sein?

Wissensmanagement ist Führungsaufgabe und muss von der obersten Führungsebene mit Überzeugung gelebt werden!

Zur erfolgreichen Umsetzung sollte eine WissensmanagerIn für das Management des Wissens innerhalb des Unternehmens verantwortlich sein. Er wird von der Geschäftsführung bestellt, sollte dieser direkt unterstellt sein und ist gegenüber anderen MitarbeiterInnen und Führungskräften nicht weisungsgebunden.

Die/Der WissensmanagerIn bekommt eine Benachrichtigung über jede Änderung in WIVIO und ist zentrale/r AnsprechpartnerIn bei Fragen zum Thema WBI.

Müssen alle Personen im Unternehmen mit der WBI Methode arbeiten?
- Durch die verschiedenen Rollen in der WBI^®Methode können die MitarbeiterInnen entsprechend ihren Aufgaben die Wissensdatenbank verwenden
- Wir empfehlen, dass möglichst alle MitarbeiterInnen einen Zugang zu WIVIO erhalten – und mit der Software arbeiten. Je weiter das Tool intern verbreitet ist, desto rascher gelingt der Schritt hin zu „lebendigem Wissensmanagement“ quer über die Organisation.
- Diese wissensbasierte Arbeitsweise sollte „top-down“ vorgelegt werden – über alle hierarchischen Stufen hinweg.

Wie können wir unser Team motivieren, Wissen zu teilen und Wissensdokumente zu nutzen?
- Vorbild sein: Wissensmanagement funktioniert nur, wenn es über alle Hierarchieebenen vorgelebt wird. Arbeiten Sie mit WiDoks, verteilen Sie diese, und ermutigen Sie Ihre KollegInnen, proaktiv mitzuwirken.
- Sinn stiften: Wichtige Inhalte sollten kompakt gestaltet und leicht erfassbar aufbereitet werden. Wissensmanagement darf nicht zum Selbstzweck werden! Überlegen Sie daher gut, welche Informationen in WIVIO erfasst werden sollen – und welche nicht.
- Positives Klima schaffen: Wissensmanagement wird zweifelsohne die Kultur Ihrer Organisation nachhaltig verändern. Wir unterstützen Sie bei der erfolgreichen Einführung und helfen Ihnen, Ihre MitarbeiterInnen „mit zu nehmen“.
- Nutzen und Vorteile vermitteln: Schnell und einfach auf das gesamte Unternehmenswissen zugreifen. Auf Knopfdruck. Immer und von überall aus. Dies ist nur einer von vielen Vorteilen. Mehr dazu finden Sie unter „Vorteile von WBI Wissensmanagement„
- Geben & Nehmen: Wissen teilen ist besser als Wissen für sich zu behalten. Gehen Sie auf mögliche Ängste der MitarbeiterInnen ein, damit diese bereit sind, Ihr Know-how bereit zu stellen.
- Sichtbarkeit erhöhen: Unabhängig von der Stellung im Organigramm werden FachexpertInnen sichtbar und können ihre Ideen effektiv in die Organisation einbringen. KollegInnen wissen sofort, an wen Sie sich bei Fragen richten können und können sich rasch (neue) Wissenskompetenzen aneignen.

Wie gehen Sie mit Menschen um, die den Mehrwert von Wissensmanagement nicht sehen?
- Bei uns nutzen alle neuen MitarbeiterInnen bereits ab ihrem ersten Arbeitstag WIVIO. Damit wird der Umgang damit rasch gewohnte Realität und die praktischen Vorteile erkannt.
- Die Einführung von Wissensmanagement verändert in aller Regel auch die Unternehmenskultur.
- Sobald es usus wird, beispielsweise bei Besprechungen mit WiDoks zu arbeiten, wird sich die Akzeptanz erhöhen
- Natürlich sind „Fragen“ nach wie vor „erlaubt“, jedoch wird in vielen Fällen auf bereits bestehende WiDoks zum jeweiligen Thema verwiesen. Nach einigen solcher Erlebnisse durchsuchen die MitarbeiterInnen meist von sich aus WIVIO nach Antworten, bevor Sie KollegInnen um Rat fragen.

Wie viele Inhaltsverantwortliche sind notwendig und braucht es besondere Anreizsysteme?
- Abhängig von der Art des Organisation (z.B. Produktionsbetrieb vs. Dienstleistungsunternehmen) entwickelt sich auch die Zahl der NutzerInnnen unterschiedlich. Generell ist ein hoher Anteil von WissensarbeiterInnen bzw. Inhaltsverantwortlichen vorteilhaft, da Wissensmanagement dann breiter genutzt wird. Möglichst alle Personen sollen im Umgang mit WIVIO geschult werden – auch wenn nicht alle MitarbeiterInnen Inhalte erstellen/bearbeiten.
- Insbesondere die Führungskräfte sind gefordert, diese neue Arbeitsmethode zu forcieren und die MitarbeiterInnen zur Erstellung von WiDoks anzuregen bzw. diese einzufordern

Wir sind ein kleines Team - Bei uns weiß jeder alles. Profitieren wir trotzdem von WBI?
- Klare Antwort: JA!
- In kleinen Teams sind die Kommunikationswege sehr kurz und dies fördert den persönlichen Wissensaustausch – soweit, so gut.
- Bei genauerer Betrachtung sieht man jedoch rasch, dass doch nicht jeder alles wissen KANN. Die Wissenslücken werden bei un-/geplanten Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Mutterschutz, Austritt) rasch ersichtlich und sind teilweise beträchtlich – eben weil im Vorfeld keine explizite Wissenssicherung stattgefunden hat. Das kann insbesondere in kleinen Organisationen unmittelbar geschäftsschädigend sein, da der Verlust einer/s einzelnen Know-how-TrägerIn schlechter kompensiert werden kann.

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Das WiDok – das Herzstück von WBI.

Der richtige Umgang mit WiDoks

Wie kann man Wissen (WiDoks) in den Arbeitsalltag integrieren?
- Verwendung bei Besprechungen
- Umsetzung von Inhalten
- Informationsgewinnung aus WiDoks

Wie können umfangreiche Dokumente, z.B. Maschinenhandbücher gekürzt werden bzw. in WiDoks abgebildet werden?
- Für den Anwendungsfall abgestimmte WiDoks erstellen
- Jedes WiDok enthält ein Thema – Handbücher oft eine Sammlung verschiedener Themen
- Meta WiDok als Übersicht erstellen

Verwenden die Mitarbeitenden in der Produktion auch WiDoks?

Weshalb gibt es für jedes Dokument einen (Inhalts-)Verantwortlichen?

In jedem Dokument wird im Dokumentenkopf der Titel/Name sowie der Inhaltsverantwortliche inklusive Kontaktdaten angeführt werden. Dadurch kann der jeweilige Experte bei eventuellen Rückfragen schnell und effizient kontaktiert werden. Die Kommunikation zwischen Nutzern und Inhaltsverantwortlichen ist ein wesentlicher Bestandteil von WBI.

Durch die eindeutige Zuordnung einer Person zu einem Dokument wird zusätzlich die Aktualität und Richtigkeit der Inhalte gewährleistet. Inhaltsverantwortlich fühlen sich verantwortlich für „ihre“ Dokumente und haben in der Regel eine hohe Identifikation mit den Inhalten.

Für die Führungsebene wird dadurch ersichtlich, wo (abgesehen vom organisationalen Organigramm) welches Wissen im Unternehmen vorhanden ist.

Wie werden die Wissensdokumente aktuell gehalten?

Wie erhalten Mitarbeitende das richtige Wissensdokument zum richtigen Zeitpunkt?

Durch die Funktion „Aufgabe Lesen“ (=Benachrichtigung) werden die BenutzerInnen über neue – für sie relevante – Dokumente oder Änderungen informiert und können diese bei Bedarf sofort verwenden. Über die intelligente Volltextsuche wird garantiert, dass das gesuchte Wissen auch rasch gefunden wird. Dabei unterstützt die Zuordnung zu Themen/Bereichen, Personen sowie die Einschränkung nach Dokumententypen.

Wie groß ist der Aufwand zur Erstellung und Verwaltung von Dokumenten?

Der größte Aufwand ist die Neuerstellung eines Dokuments. Wir empfehlen, Dokumente „klein“ zu beginnen, damit die Hemmschwelle auf Nutzerseite gering bleibt. Vielleicht lässt sich auch ein bestehendes Dokument importieren und in wenigen Schritten in ein nützliches Wissensdokument verwandeln. Im „Entwürfe“-Ordner sieht nur der jeweilige Nutzer seine Entwürfe und kann diese in Ruhe bis zur transparenten Veröffentlichung entwickeln.

Sobald ein Wissensdokument in WIVIO veröffentlicht wird, kann es geteilt und weiterentwickelt werden. Dies ist in aller Regel mit einem sehr geringen Aufwand verbunden. Andererseits ist der Aufwand, verlorenes Wissen neu zu erarbeiten, meist um ein Vielfaches höher.

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Die richtige Technik macht den Unterschied.

WIVIO – Die Software

Was braucht man für Wissensmanagement? Geht das auch ohne Software?

Grundsätzlich lässt sich Wissensmanagement auch ohne Software umsetzen. Bei Meusburger startete vor über 25 Jahren alles mit handschriftlichen Notizzetteln in Papierform.

Das digitale Zeitalter bietet hier glücklicherweise mehr Möglichkeiten. Wobei das beste Tool ohne passender Methode meist nur mäßig erfolgreich genutzt wird.

Mit dem entsprechenden Aufwand sowie Disziplin ist WBI auch analog möglich oder auf der existierenden Laufwerksstruktur möglich. Allerdings mit deutlich mehr Aufwand und signifikant schlechteren Ergebnissen.

Wir haben bereits viele IT-Tools im Einsatz. Weshalb sollten wir uns für WIVIO entscheiden?

Unsere Software WIVIO ist optimal auf die praxisorientierte WBI^®Methode abgestimmt und bietet alles, was Sie benötigen. Der Funktionsumfang ist bewusst schlank und intuitiv gehalten – damit möglichst jede Person mit minimalem Schulungsaufwand das Tool nutzt. Ob komfortabel als SaaS (Software-as-a-Service) Modell oder onPremise in Ihrem Haus – das entscheiden Sie! Was Sie zur Erstellung/Bearbeitung der Dokumente benötigen, sind die gängigen MS-Office Programme.

Übrigens: Dort, wo es keine Internetverbindung oder entsprechende Geräte gibt, spielen die druckbaren Wissensdokumente ihre Stärke voll aus!

Weshalb ist die Arbeit mit WiDoks in WIVIO nachhaltiger als andere Optionen?
- WiDoks sind dokumentenbasiert und somit 100% druckfähig
- „Jede/r“ kann mit Office-Programmen umgehen
- Bei einem Backup bzw. Export erhalten Sie sofort nutzbare Dokumente – keine unstrukturierten Daten, die erst aufbereitet werden müssen
- WiDoks haben einen klaren Inhaltsverantwortlichen, wodurch eine hohe Qualität und Aktualität gewährleistet ist
- Klare Strukturen und Prozesse schaffen Übersichtlichkeit
- Viele, viele weitere…

Wer kann welche Dokumente sehen und bearbeiten?

Nur keine Scheu – vertrauen Sie Ihren MitarbeiterInnen! Wählen Sie die Sichtbarkeit je Dokumente so offen wie vertretbar, damit möglichst alle vom Wissen profitieren. Nur dann können diese bei der Weiterentwicklung unterstützen und das volle Potenzial nutzen. Durch den festgelegten Freigabeprozess wird sichergestellt, dass wesentliche Inhalte nur von kompetenten Personen bearbeitet werden.

Für besonders sensible Dokumente lässt sich die Sichtbarkeit natürlich auf Benutzerebene einschränken.

Können bestehende Dokumente in WIVIO hochgeladen werden?

Wie funktioniert die Suche?

Wie können WiDoks überarbeitet werden?

Alle Benutzer, die ein WiDok sehen können, können dieses auch bearbeiten und weiterentwickeln. Bevor die Änderungen im WiDok eines anderen Inhaltsverantwortlichen veröffentlicht wird, muss dieser die Änderungen freigeben. Während ein Dokument bearbeitet wird, bleibt stets die letztgültige Version WIVIO für alle sichtbar. Über die Historie kann auf die Vorgängerversionen zugegriffen werden.

Funktioniert WIVIO auf mobilen Endgeräten?

Gibt es die Möglichkeit Videos abzulegen / Bildschirmaufzeichnungen?

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Eine Investition in die Zukunft.

Was Wissensmanagement kostet

Mit welchen finanziellen Aufwänden ist zu rechnen?
Die Kosten der Beratung und Einführung von WBI sowie der Software WIVIO sind abhängig von der Anzahl der NutzerInnen. Dabei unterscheiden wir nicht in NutzerInnen mit Lese- oder Schreibrechten.

Die wesentlichen Posten sind:
- Beratung / Consulting
- Training / Schulung
- Kosten für Softwarenutzung, Wartung, Updates, Hosting, etc.: ab EUR 10,– pro User und Monat im SaaS Modell

Zeit = Geld. Wie groß ist der Aufwand bei der Einführung?

Beginnen kann jeder sofort, denn jeder hat bestimmt bereits relevante Wissensdokumente bei sich gespeichert oder relevante Informationen im Kopf. Diese Inhalte können zentral für alle zur Verfügung gestellt werden.

Abhängig von der Größe und Verfügbarkeit der AnsprechpartnerInnen dauert die Einführungszeit rund 2-8 Wochen. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir abhängig von Ihren organisatorischen Bedürfnissen einen Stufenplan, um auch Ihr Wissen lebendig zu machen!

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SICHERHEIT wird bei uns groß geschrieben.

Ihr größtes Kapital in guten Händen

Wo werden die Daten gespeichert?

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten für unsere Kunden:

Variante A: Cloud-Lösung via Microsoft Azure

WIVIO wird dabei in den europäischen Rechenzentren von Microsoft gehostet. Dadurch wird die Einhaltung der neuesten Sicherheitsstandards und Datenschutzbestimmungen und somit die größtmögliche Sicherheit Ihrer Daten garantiert. Wir empfehlen unseren Kunden diese Variante.

Variante B: on-Premise Installation auf einem Server Ihrer Wahl

Sie wählen den Speicherort, wobei die technischen Rahmenbedingungen zu Projektbeginn gemeinsam geklärt werden. Das betrifft u.a. den Fernzugriff für Wartungsarbeiten, Sicherheitsaspekte und weitere Themen.

Wie wird die Verfügbarkeit von WIVIO und den Wissensdokumenten sichergestellt?

Ihre Daten und Wissensdokumente

Die Sicherheit Ihrer Daten hat für uns oberste Priorität! Daher werden täglich Backups aller Installationen erstellt und redundant gesichert. Damit ist eine Systemwiederherstellung jederzeit möglich. Durch die Verwendung gängiger Office-Dateiformate können die Wissensdokumente System-unabhängig lokal gespeichert und anderweitig genutzt werden.

WIVIO – Die WBI Software

Ein permanentes Systemmonitoring gewährleistet den ordnungsgemäßen Betrieb der wichtigsten Hardwarekomponenten (Speicher etc.) sowie der WBI-Software (Dienste, etc.). Bei Problemen werden unsere Kunden und wir sofort benachrichtigt und können etwaige Probleme rasch beheben.

Das Unternehmen WBI

WBI wurde als digitaler Spin-Off innerhalb der Meusburger-Gruppe gegründet. Der Ausbau der Softwareprodukte als eigenständiger Bereich ist fixer Bestandteil der Unternehmensstrategie. Da die WBI-Plattform innerhalb der Meusburger-Gruppe ebenfalls genutzt wird, besteht höchstes Interesse an der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Lösungen.

Ist es nicht riskant, wenn wir unser Wissen digital festhalten und es jemand missbräuchlich verwendet?

Seien Sie beruhigt:

Wissen ist meist schon irgendwo (unstrukturiert) vorhanden: In Mail-Accounts, auf Fileservern, auf Notebooks oder auf USB-Sticks. Vielleicht auch im guten, alten Aktenschrank in Papierform.

Wissensdokumente entfalten jedoch erst im praktischen Gebrauch und im spezifischen Kontext ihre volle Wirkung. Denken Sie an den zusätzlichen Nutzen, der entsteht, wenn Wissen zur Verfügung gestellt wird. Mit WBI Wissensmanagement werden Ihre MitarbeiterInnen wesentlich produktiver arbeiten.

Für sensible Dokumente können Sie die Sichtbarkeit auf exakt jene Personen beschränken, die dieses Wissen wirklich brauchen und in die Sie hohes Vertrauen haben.