Wichtiges Wissen auf einen Blick: Relevantes erkennen und informiert bleiben
Veröffentlicht am 31.08.2021 – Lesedauer ca. 3 Minuten
Führungskräfte müssen in ihrem Verantwortungsbereich stets über aktuelle Themen informiert sein und Wichtiges frühzeitig erkennen, um im Bedarfsfall gegensteuern zu können. Dabei müssen sie einerseits den Überblick über alle vorhandenen Themen bewahren und andererseits die Zeit haben, sich bei wichtigen Themen einzubringen. Doch wie Wesentliches von Allgemeinen unterscheiden? Mit WBI und der zugehörigen Software WIVIO überhaupt kein Problem!
#1: Info Lesen – Überblick bewahren
Sobald Wissen in Form eines Wissensdokuments (WiDok) neu veröffentlicht wird, erhält die Führungskraft automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail, die sogenannte Info Lesen. Sie gibt ihr Auskunft darüber, was sich im jeweiligen WiDok geändert hat und was der aktuelle Stand zum entsprechenden Thema ist. Die Info Lesen ist vergleichbar, mit dem CC-Feld bei einer E-Mail. Da es sich hier um eine reine Info an die Führungskraft handelt, behält diese zwar den Überblick darüber was ihre Mitarbeiter gerade beschäftigt, sie muss aber nicht aktiv eingreifen, wenn sie es nicht für nötig hält.
Unser Tipp: Sammeln Sie die Benachrichtigungen durch eine einfache Regel in einem gesonderten E-Mail-Ordner und lesen Sie sie in der Früh, wie eine Art Tageszeitung. Das inspiriert Sie für den Tag und schafft einen guten Überblick über die aktuellen Themen. Rund 90 % der E-Mails können rasch überflogen werden. Ist jedoch ein besonders wichtiges oder spannendes Thema dabei, kann die Führungskraft gezielt aktiv werden und das Thema auf die Tagesagenda nehmen.
#2: Aufgabe Lesen – Aktiv einbringen
Ist eine Führungskraft bei der Benachrichtigung für die Aufgabe Lesen eines WiDoks gelistet, handelt es sich um ein relevantes Thema, zu dem sich die Führungskraft aktiv einbringen sollte. Bei der Erstveröffentlichung muss sie das WiDok lesen und ihre potentiellen Verbesserungen bzw. ihr Feedback an den Inhaltsverantwortlichen weiterleiten. Bei jeder weiteren Neuveröffentlichung muss der Vorgesetzte dann nur noch die aktuellen Änderungen laut Änderungskommentar verfolgen, um stets informiert zu bleiben.
Unser Tipp: Achten Sie darauf, dass der Änderungskommentar immer gewissenhaft ausgefüllt wird. Wurde ein aussagekräftiger Kommentar gewählt, muss bei bereits bekannten WiDoks nicht mehr der gesamte Inhalt durchgelesen werden. Die kurze Information im Änderungskommentar reicht meist aus. Das spart Zeit.
#3: WiDoks im WIVIO verfolgen – Ideen sammeln
Für eine Führungskraft sind oft auch Themen relevant, die andere Bereiche der Organisation betreffen. So ist es immer wieder sinnvoll, über die eigenen Abteilungsgrenzen hinauszublicken und sich die WiDoks anderer anzusehen. Sie könnten eine Bereicherung für die eigene Abteilung sein und als Inspiration oder als Vorlage für eigene WiDoks dienen.
Unser Tipp: In WIVIO lassen sich alle WiDoks in Form einer Liste darstellen. Gezeigt werden alle bestehenden bzw. neu veröffentlichten Wissensdokumente, für die der Benutzer die notwendigen Sichtbarkeitsrechte hat. Betrachten Sie die WiDoks Ihrer Kollegen, sammeln Sie Ideen und vernetzen Sie sich.
#4: Fazit
Mit WBI behält eine Führungskraft den Überblick über alle aktuellen Themen in ihrem Verantwortungsbereich und sieht auf einen Blick, welche Themen für sie besondere Relevanz haben. Die Führungskraft kann sich punktuell bei einzelnen Themen einlesen bzw. einbringen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit über den Tellerrand hinauszusehen und von anderen Abteilungen zu lernen. Erfahren Sie mehr über die WBI®Methode und wie sie Führungskräfte bei ihrer Arbeit unterstützen kann.
Weitere Vorteile von Wissensmanagement finden Sie hier:
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