Wie Sie mit Wissen effizienter in Meetings durchstarten!

Viele Unternehmen sind sich bereits des Werts Ihres Wissensschatzes bewusst und versuchen daher das erarbeitete Wissen zu sichern. Doch leider schaffen es nur wenige davon, das Wissen wieder nutzenbringend in den Arbeitsalltag, wie beispielsweise in Meetings, zu integrieren. Wenn es Ihnen ähnlich geht, zeigen wir Ihnen in diesem Blogpost, wie Sie Besprechungen mit Wissen effizienter machen können.

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Wissensdokumente als Vorbereitung für Besprechungen

Wissensdokumente – kurz WiDoks – sind Dokumente mit relevantem Unternehmenswissen. Werden solche WiDoks mit themenspezifischen oder themennahen Inhalten vor einer Besprechung verteilt, können alle TeilnehmerInnen die wesentlichen Informationen lesen und sich so auf den Termin vorbereiten. Der große Vorteil dabei: Alle Beteiligten stargen mit demselben Wissensstand in das Meeting.

Unsere 3 Tipps für die perfekte Vorbereitung sind daher:

  • Braucht es für die Vorbereitung eines Termines nur ein einzelnes WiDok, reicht es in der Regel aus, wenn Sie das WiDok einen Tag vor dem Termin zur Verfügung stellen. Wird jedoch ein komplexes Thema besprochen, bei dem mehrere WiDoks relevant sind, sollten Sie diese bereits 3-4 Tage vor dem Meeting an Ihre KollegInnen verteilen.
  • Sorgen Sie dafür, dass alle KollegInnen stets auf die aktuellste Version des WiDoks zugreifen. Versenden Sie daher vorzugsweise einen Hyperlink der direkt zum WiDok in Ihrem Wissensmanagement-System führt. Am einfachsten ist es, die relevanten WiDoks mittels einzelner Links in der Einladung zum Termin oder als separates E-Mail zu versenden. Dazu wird für jedes einzelne WiDok ein Link generiert und im Termin aufgelistet. Durch einen kurzen Hinweis im Einladungstext können Sie alle Beteiligten auf das WiDok aufmerksam machen und darum bitten, dieses vor dem Meeting zu lesen.
  • Nutzen Sie ausgedruckte WiDoks nur dann für Meetings, wenn Sie wünschen, dass sich die BesprechungsteilnehmerInnen darauf Notizen machen. Anderenfalls setzen Sie bitte stets auf die digitale Variante und verlinken Sie auf diese.

Ein kleiner Denkanstoß:

Natürlich ist es grundsätzlich wichtig, vermehrt digital zu arbeiten, um Papier zu sparen und die Umwelt zu schonen. In manchen Fällen macht es jedoch durchaus Sinn, auf Papier zurückzugreifen: Wird ein WiDok beispielsweise für eine Besprechung ausgedruckt, können die Anwesenden direkt auf dem Papier schreiben, zeichnen, korrigieren und anmerken. Spontane Gedankengänge werden somit sofort festgehalten. Jeder kann sich einbringen. Die Arbeit auf Papier ist hier einfach spontaner und dynamischer.