Wie Wissen Ihren Alltag erleichtert

Wird in Ihrem Unternehmen viel kommuniziert? Werden dabei relevante Themen und Probleme besprochen und gelöst? Wird dieses gerade erarbeitete, wertvolle Wissen bewusst erfasst und im Arbeitsalltag wieder eingesetzt? Falls nicht, hier einige Punkte, wie Sie das zukünftig ändern können.

In Organisation läuft oft eine große Menge an wertvollen Informationen und relevantem Unternehmenswissen zusammen: Mitarbeiter besprechen neue Ideen, erarbeiten aktuelle Themen und suchen nach Lösungen für akute Probleme. Wer es schafft, den Wert dieser „Wissensarbeit“ zu erkennen und die Mitarbeiter zu motivieren, diesen Wissensschatz in Form von sogenannten Wissensdokumenten zu sichern, hat den ersten wichtigen Schritt geschafft. Ist das Wissen erstmal schriftlich erfasst, kann es auf verschiedene Arten wieder nutzbringend im Unternehmensalltag angewendet werden:

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I) Wissensdokumente als Vorbereitung für Besprechungen

Wird ein Wissensdokument – kurz WiDok – vor einer Besprechung verteilt, können es alle Besprechungsteilnehmer lesen und sich so auf den Termin vorbereiten. Der große Vorteil dabei: alle Beteiligten kennen die relevanten Inhalte und können mit demselben Wissensstand in das Meeting starten. Das ist eine gute Basis für ein produktives Meeting und erleichtert das Treffen von Entscheidungen. Mehr dazu erfahren Sie im neuen Buch “Erfolg mit Wissensmanagement” von Guntram Meusburger, sowie in unserem kommenden Blogpost „Wie Sie mit Wissen effizienter in Meetings starten“.

II) Wissensdokumente am Monitor öffnen und besprechen

WiDoks sollten im Arbeitsalltag immer wieder auf einem Computer geöffnet und als Grundlage für die aktuellen Themen während der Besprechung herangezogen werden. Die Besprechungen werden durch das Einbeziehen von WiDoks produktiver und effizienter. Der Bildschirm muss allerdings über eine entsprechende Größe verfügen, sodass alle Beteiligten die Inhalte gemeinsam lesen und diskutieren können. Mehr dazu erfahren Sie in unserem kommenden Blogpost „Mit Wissen zu effizienteren Meetings mit mehr Outcome“.

III) Wissensdokumente als Grundlage für Schulungen

Wissensdokumente eignen sich bestens als Grundlage für Schulungspräsentationen und -handouts für die Schulungsteilnehmer. Die Handouts können dann zu Beginn einer Schulung in ausgedruckter Form verteilt werden und dienen als roter Faden. Das Ausdrucken der WiDoks macht vor allem dann Sinn, wenn erwünscht ist, dass Mitarbeiter sich eigene Notizen darauf machen. Persönliche Gedanken können so schnell und einfach ergänzt werden. Gerade für neue Teammitglieder sind WiDoks eine gute Hilfestellung und ein wichtiges Nachschlagewerk bei Fragen oder inhaltlichen Unsicherheiten.

Unser Tipp:

Damit WiDoks im Arbeitsalltag eine schnelle Hilfe bzw. Arbeitserleichterung darstellen, sollten sie immer in einer allgemein verständlichen Sprache verfasst sein. Gestalten Sie Ihre Wissensdokumente so anwenderfreundlich wie möglich und erstellen Sie sie in einem der gängigen Dokumentenformate wie Word®, Excel® oder PowerPoint®. Die WiDoks können dadurch leicht editiert werden und sind druckoptimiert. Da viele Mitarbeiter grundsätzlich mit diesen Programmen arbeiten, fällt Ihnen der Umgang damit leichter. Der Schulungsaufwand und der Mehraufwand der Wissenssicherung sind dadurch minimal.

Fazit:

Wissen ist in unserem Arbeitsalltag allgegenwärtig. Bei nahezu jedem Meeting, Gespräch und selbst in der Kaffeepause wird laufend kommuniziert und Wissen ausgetauscht. Natürlich ist nicht alles Gesprochene wertvoll für ein Unternehmen, aber dennoch können auch kleine Ideen oder Lösungsansätze einen großen Einfluss haben und vielleicht später den entscheidenden Unterschied oder Wettbewerbsvorteil ausmachen. Daher sollte die wesentlichen Erkenntnisse und Entscheidungen aus Meetings stets in Form von WiDoks festgehalten werden. Es handelt sich bei der Wissensarbeit nicht um sinnlose Bürokratie, sondern um eine Investition in die Zukunft!