WBI Wiedervorlage: die automatische Aktualitätskontrolle

Die Wiedervorlage ist eine systemabhängige Erinnerungsfunktion und bildet die technische Grundlage für die inhaltliche Aktualitätskontrolle. Der Inhaltsverantwortliche (IV) eines WiDoks kann in den Metadaten eines der Intervalle hinterlegen.

Folgende Intervalle können ausgewählt werden:

  • Jährliche Wiedervorlage
  • Halbjährliche Wiedervorlage
  • Quartalsweise Wiedervorlage
  • Monatliche Wiedervorlage
  • Wöchentliche Wiedervorlage
  • NEU: Wiedervorlage per individuellem Datum!
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Als Standard ist eine jährliche Wiedervorlage voreingestellt. Je nach Art und Inhalt des WiDoks, kann eine kürzere Zeitspanne jedoch sinnvoll sein.

Das Hinterlegen eines Kontrolldatums ist z.B. bei Auswertungen sehr hilfreich, da der IV rechtzeitig erinnert wird, die periodischen Berechnungen durchzuführen und zu aktualisieren.

Nach Ablauf des Wiedervorlagezyklus muss der IV das WiDok auf seine Aktualität, Richtigkeit und Relevanz prüfen. Wichtig ist, dass der Nutzen des Dokumentes immer höher ist, als der Aufwand zur Aktualisierung.

Aktualitätskontrolle im WBI-Prozess

WiDoks mit veralteten oder fehlerhaften Informationen können bei den Mitarbeitern das Vertrauen in die Datenqualität und somit das Vertrauen in die Wissensdatenbank zerstören. Deshalb ist die Wiedervorlage und die damit verbundene Aktualitätskontrolle von WiDoks ein wichtiger Bestandteil der Weiterentwicklung.

Dabei werden die Inhaltsverantwortlichen in einem bei der Wiedervorlage definierten Zyklus vom System dazu aufgefordert, den Inhalt eines WiDoks zu hinterfragen und anhand der Kriterien für WiDoks zu bewerten. Folgende Punkte sollten im Rahmen der Aktualitätskontrolle vom Inhaltsverantwortlichen überprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden:

  • Entspricht das Wissensdokument noch den Kriterien oder kann es gelöscht werden?
  • Ist der Inhalt aktuell, richtig und relevant?
  • Stimmen die Metadaten?
  • Muss der Empfängerkreis bei der Aufgabe Lesen angepasst oder erweitert werden?
  • Sind eventuell angeführte Links noch aktiv?
  • Gibt es ähnliche oder redundante Inhalte in anderen WiDoks?
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Wurde das WiDok kontrolliert und aktualisiert, kann es wieder veröffentlicht werden. Dieser Regelmechanismus hält die Wissensbasis auf aktuellem Stand und dient der Sicherung der Qualität. Probst, Raub und Romhardt warnen in diesem Zusammenhang:

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Probst et al. 2012, S. 221

WBI Tipp

Die Pflege von WiDoks ist also enorm wichtig, um diese am Leben zu erhalten − vergleichbar mit Blumen in einem Garten: Werden dieses nicht regelmäßig gepflegt, so verwelken sie rasch. Ähnlich verhält es sich mit Dokumenten mit relevantem Wissen auf einem Laufwerk im Unternehmen, die nicht regelmäßig in Verwendung sind: Sie verkümmern und verschwinden irgendwann. Schaffen es diese Dokumente jedoch in die Wissensdatenbank, so greift der WBI-Prozess und erhält sie so am Leben.

Dies ist ein Auszug aus dem WBI Buch „Unternehmensführung mit Wissensmanagement“ (Kapitel “5.4.8 Wiedervorlage” und Kapitel “6.3.4 Aktualitätskontrolle”). Sichern Sie sich jetzt einen kostenlosen Download!

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