Wissen sichern. Einfach und effizient.

Die tägliche Kommunikation zwischen MitarbeiterInnen erfolgt über unterschiedliche Medien: Vom persönlichen Gespräch über das Telefon oder dem Versand von E-Mails bis zum Speichern von Daten auf Laufwerken oder in Datenbanken. Die Nutzung dieser unterschiedlichen Informationskanäle schlägt sich in der Profitabilität einer Organisation nieder. Nur wenn diese effizient organisiert, strukturiert und geführt wird und über einen zentralen Zugang zu Wissen verfügt, kann sie erfolgreich sein.

Gesicherte Wissensdokumente haben einen hohen finanziellen Wert für jede Organisation. Gerade für EigentümerInnen, GeschäftsführerInnen und Führungskräfte gilt es, dies zu erkennen. Wissen ist meist mit den einzelnen MitarbeiterInnen verbunden. Daher droht ein Wissensverlust, sobald Fachleute und Schlüsselpersonen aus unterschiedlichen Gründen die Organisation verlassen. Wenn entsprechend vorgebeugt wird, kann dies verhindert werden.

Die Vielzahl von Informationskanälen stellt eine Herausforderung für ein Unternehmen dar, da jedes Kommunikations­medium unterschiedliche Vor- und Nachteile mit sich bringt.

#1 Das Persönliche Gespräch

Die direkte Interaktion ist immer noch die effizienteste Kommunikation. Im persönlichen Dialog kann eine stetige Weiterentwicklung erreicht werden. Für das Gespräch sollte jedoch immer ein Wissensdokument zur Verfügung stehen. Der gemeinsame Wissensstand ist die Basis für den Austausch.

Die Kombination aus dem persönlichen Austausch und einem Wissensdokument eröffnet Vorteile für den Prozess. Die Qualität des bereits erarbeiteten Wissens wird bewusst ins Gespräch übernommen, um gemeinsam auf dem bestehenden Wissen aufzubauen. Es hilft dabei, dass keine Informationen verloren gehen und die gleichen Themen nicht mehrmals besprochen werden. Das menschliche Gedächtnis und dem damit verbundenen Vergessen zählen zum größten Hindernis der Wissenssicherung.

Das persönliche Gespräch unter Einbeziehung eines WiDoks
Das persönliche Gespräch unter Einbeziehung eines WiDoks

#2 Telefonat

MitarbeiterInnen sind täglich in Gesprächen mit KollegInnen, KundInnen und PartnerInnen. Dabei werden oftmals wichtige Inhalte besprochen und Wissen geteilt. Bei einem ungeplanten Anruf besteht die Gefahr einer Arbeitsunterbrechung des Gesprächspartners.

Im Optimalfall wird ein Telefontermin vereinbart und der Gesprächspartner erhält im Voraus ein Wissensdokument mit allen wichtigen Informationen. Die Beteiligten sind über das am Bildschirm geöffnete Wissensdokument sofort auf dem gleichen Wissensstand. Somit wird ein qualitativ hochwertigeres Gespräch möglich. Wenn das Dokument vorab versendet wird, kann zudem entschieden werden, ob überhaupt ein Termin erforderlich ist.

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#3 E-Mail

Im Vergleich zum Telefonat ist die E-Mail keine Arbeitsunterbrechung, da der Empfänger selbst bestimmen kann, wann er sie öffnen und lesen möchte. Zudem ist es möglich, sich auf eine andere E-Mail zu beziehen und auf gewisse Übereinkünfte und Vereinbarungen hinzuweisen. E-Mails können helfen, Orts- und Zeitunterschiede zu überwinden, sowie einen breiteren Personenkreis erreichen. Dies sind die guten Gründe, die für den Einsatz dieses Mediums sprechen.

Doch nicht alles spricht für diese Art der Kommunikation. E-Mails sind personalisiert, befinden sich im persönlichen Postfach und sind somit für keine andere Person zugänglich. Es kann vorkommen, dass MitarbeiterInnen E-Mails nach erstmaligem Lesen löschen und gegebenenfalls nochmals anfordern. Das verursacht einen Mehraufwand für alle Beteiligten. Des Weiteren sind E-Mails lediglich lokal gespeichert. Werden in der Zwischenzeit die Informationen erneuert, beziehen sich MitarbeiterInnen auf eine veraltete Version. Auch kann es vorkommen, dass ein neues Teammitglied wichtige Informationen nicht erhalten hat, da eine E-Mail bereits vor dessen Eintritt versendet wurde.

3 Tipps zum Umgang mit relevantem Wissen in E-Mails:

  • Eine E-Mail mit einem wertvollen Inhalt sollte zu einem Wissensdokument umgewandelt werden. Dabei geht das Wissen nicht verloren und ist für weitere Personen ersichtlich.
  • Gibt es schon ein Wissensdokument zu diesem Thema sollte der Inhaltsverantwortliche dieses laufend aktualisieren.
  • Beim Versenden von E-Mails sollten keine Informationen angehängt werden. In der E-Mail wird nur auf das Wissensdokument hingewiesen.
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#4 Persönliches Laufwerk

Dokumente auf einem persönlichen Laufwerk ähneln Notizen oder Entwürfen. Das kann dazu führen, dass mehrere Teammitglieder gleichzeitig an einem Thema arbeiten. Bei der Entstehungsphase von Projekten und Ideen können auf diese Weise keine Inputs von weiteren Personen gegeben werden. Dadurch kann im Prozess nicht früh genug eingegriffen werden. Arbeitsdokumente sollten auf einer Wissensdatenbank gespeichert werden, um einen Input der KollegInnen einzuholen.

Auf dem persönlichen Laufwerk kann etwas ebenfalls leicht in Vergessenheit geraten. Die MitarbeiterInnen halten ihre Gedanken nach einem Gespräch oder Termin fest. Nach einer gewissen Zeit ist das Dokument nicht mehr relevant und bleibt vergessen auf dem Laufwerk. Daher sollte darauf geachtet werden, dass ein persönliches Laufwerk fortlaufend bereinigt wird.

#5 Gruppen- und Firmenlaufwerke

Gruppen- und Firmenlaufwerke sollten auch bestehen bleiben, wenn eine Wissensdatenbank im Unternehmen vorhanden ist. Die Laufwerke dienen der temporären Speicherung von Dokumenten oder Grafiken, Logos, Filmen und Animationen o.ä., die aufgrund ihres Dateiformats oder ihrer Größe nicht in die Wissensdatenbank aufgenommen werden können. Es sollten aber keinesfalls Arbeitsdokumente abgespeichert werden, da auch hier die Gefahr einer parallelen Bearbeitung der selben Thematik durch mehrere MitarbeiterInnen besteht.

Um Ihr Wissen optimal zu sichern, bietet sich also ein Wissensmanagement-System für Ihr Unternehmen an. Hier können alle Informationen der unterschiedlichen Kommunikationsmedien abgespeichert werden.

Dieser Artikel beinhaltet Auszüge aus dem WBI Buch “Unternehmensführung mit Wissensmanagement”. Sichern Sie sich einen Download, um mehr über den Aufbau Ihres Wissensmanagement-Systems zu erfahren:

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