4 Tipps zum Schreiben von WiDoks: Wissen richtig festhalten!

Wissen kann in schriftlicher und mündlicher Form weitergegeben werden. Wissensvermittlung in persönlichen Gesprächen ist einfacher zu gestalten, da Fragen im Dialog rasch geklärt werden und die/der ExpertIn die Möglichkeit hat, individuell auf konkrete Problemstellungen einzugehen. Um Wissen aber dauerhaft für ein Unternehmen zu sichern, ist es notwendig, es explizit in Wissensdokumenten (WiDoks) zu erfassen. Damit Sie Wichtiges verständlich und leicht lesbar aufbereiten können, erhalten Sie von uns vier Tipps.

Tipp #1: Kennen Sie den Empfängerkreis!

WiDoks helfen dabei, Ideen und Gedanken rasch zu sichern. Bis zur Veröffentlichung sind diese nur für die erstellende Person sichtbar und werden in WIVIO als “0er”-Dokument gespeichert. In diesem Stadium ist noch nicht klar, wer ein Dokument lesen wird. Als nächstes kann daraus ein “Arbeitsdokument” werden, das mit einem eingeschränkten Leserkreis geteilt wird. Beispielsweise einzelne FachexpertInnen. 

Bevor ein WiDok unternehmensweit veröffentlicht wird, sollte der Empfängerkreis jedoch klar sein. Wer soll das Dokument lesen und welchen Personen hilft die Antwort darin? Je nachdem, müssen die Informationen detaillierter oder allgemeiner erfasst werden. 

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Tipp #2: Konzentrieren Sie sich auf die Kernbotschaft

Suchende wollen rasch Antworten auf ihre Fragen finden. Daher ist es wichtig, diese so kurz und prägnant wie möglich zu erfassen. Ein WiDok sollte eine Länge von ein bis zwei Seiten nicht überschreiten und sich auf den Kern konzentrieren. Es ist besser, zu einem Problem mehrere kurze und dafür aussagekräftige WiDoks zu erfassen, als ein sehr umfangreiches Dokument zu schreiben. WiDoks zu verwandten Themen können mithilfe von Wissensgebieten miteinander verknüpft werden.

Tipp #3: Schreiben Sie in einfachen Worten

Der Hauptzweck eines WiDoks ist die explizite Wissensvermittlung. LeserInnen müssen den Inhalt verstehen und sich das darin erfasste Wissen schnell und einfach aneignen können. Das funktioniert am besten, wenn die Texte einfach und unkompliziert geschrieben sind. Fremdwörter, hochwissenschaftliche Ausdrucksweisen, lange Schachtelsätze sowie unnötige Füllwörter und Negationen sollten vermieden werden.

Tipp #4: Verwenden Sie ein einheitliches Layout

Rasch jenes Wissen zu finden wonach gerade gesucht wird, hängt auch von dessen optischer Aufbereitung ab. Einheitliche Richtlinien zur Verwendung von Farben, Schriftarten, Schriftgrößen, Seitenrändern, Absätzen, etc., helfen, sich schnell zurecht zu finden und wichtige Textpassagen sofort zu erkennen. Das Corporate Design wird ebenfalls in einem WiDok festgehalten und zentral zur Verfügung gestellt. 

Im besten Fall gibt es innerhalb der Organisation eine Stelle, die sämtliche WiDoks – zumindest bei wesentlichen Veröffentlichungsschritten – auf die Einhaltung der Gestaltungsrichtlinien überprüft.

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Lesen Sie in der Success Story | WISSEN nach, wie andere Unternehmen es schaffen, ihr Wissen den MitarbeiterInnen effizient zur Verfügung zu stellen:

WBI Success Story: KWS Kölle GmbH

Präzision ist unsere Stärke. Durch WBI auch in der Wissensverteilung

Information und Wissen stellt die Grundlage betrieblicher Prozesse dar. In der heutigen Wissensgesellschaft und der sich entwickelnden Industrie 4.0 ist sie erfolgskritisch wie kein anderer betrieblicher Faktor. Welche Wege Unternehmen gehen, um Information und Wissen effizient zur Verfügung zu stellen, darüber erzählt KWS Kölle, Werkzeugbauer aus dem bayrischen Mauerstetten.

Die komplette Geschichte als kostenloser Download:

WBI-Success-Story-KWS-Koelle-GmbH

WBI-Tipp

Autoren-Workshop

Ein Wissensdokument richtig und verständlich zu verfassen will gelernt sein. Für Nutzer unseres WMS WIVIO und solche, die es werden wollen, bieten wir ein halbtägiges Seminar zum Thema “Wissen verständlich kommunizieren”

Christina-Lierzer

Die Autorin

Christina Lierzer

Die Wissensmanagement-Expertin unterstützt Unternehmen dabei ihr Wissen einfach zu managen. Bei öffentlichen Seminaren und individuellen Workshops teilt Sie Ihre Erfahrungen aus der Praxis mit Interessenten aus allen Branchen. Zudem berät sie Firmen zum Thema und führt praktische Analysen zur optimalen Umsetzung durch. Neben Ihrer Beratungstätigkeit ist sie als Lektorin für die LV Wissensmanagement an der Montanuniversität Leoben tätig.