“Gezieltes Löschen” im Unternehmens­alltag

Eine häufige Herausforderung im Büroalltag ist das Auffinden aktueller Informationen. Die unternehmensweite Suche – sofern es eine gibt – liefert erste Ergebnisse. Doch das Gesuchte ist oft nicht dabei. Meist liegt der Grund in der veralteten Datenlage. Denn damit das Richtige gefunden werden kann, muss Altes und nicht mehr Relevantes regelmäßig gelöscht oder aktualisiert werden. WBI verhindert ein Vergessen durch die Wiedervorlage sowie verschiedene Regeln und Auswertungsmöglichkeiten in WIVIO.

WiDoks löschen bei der Wiedervorlage

In einem frei zu wählenden Intervall werden von WIVIO alle Inhaltsverantwortlichen (IV) automatisch dazu aufgefordert, die eigenen WiDoks zu kontrollieren. Dabei wird der Inhalt geprüft und dessen Relevanz und Aktualität von den ExpertInnen neu eingeschätzt. Ist ein WiDok veraltet, muss entschieden werden, ob es aktualisiert oder gelöscht wird.

Folgende 3 Kriterien sollten berücksichtigt werden, bevor ein WiDok gelöscht werden kann:

1) Das WiDok wurde über einen längeren Zeitraum nicht bearbeitet

Das erste Kriterium wird automatisch vom System überprüft. Ein WiDok kommt dann zur Wiedervorlage, wenn es im hinterlegten Zeitraum, maximal jedoch innerhalb eines Jahres, nicht bearbeitet wurde.  Das bedeutet, dass die Inhalte bereits ein Jahr alt sind und auf deren Aktualität überprüft werden muss. Ist das Thema noch immer aktuell dann muss das Dokument behalten werden.

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2) Das WiDok wurde über einen längeren Zeitraum nicht mehr geöffnet

Erscheint das WiDok in der Wiedervorlage und wurde schon länger (Anhaltspunkt = 1 Jahr) kein einziges Mal geöffnet, ist dessen Wert für das Unternehmen entweder nicht bekannt oder nicht gegeben. Die/Der Inhaltsverantwortliche ist dazu angehalten, die Sichtbarkeitsgruppe sowie die Aufgabe Lesen zu kontrollieren und gegebenenfalls den Empfängerkreis zu erweitern. Sofern sie/er das Thema nach wie vor für wichtig hält, sollte das Dokument ebenfalls behalten werden.

3) Das WiDok enthält kein Wissen, das für den Fortbestand des Unternehmens notwendig ist 

Wurde das WiDok im letzten Jahr weder bearbeitet noch geöffnet, muss kontrolliert werden, ob es sich tatsächlich um kritisches Wissen handelt, das den Fortbestand der Organisation sichert. Es gibt Dokumente, die wesentliche Erfahrungen oder Erkenntnisse beinhalten, die entweder hinlänglich bekannt sind und daher kaum gesucht werden, oder die erst in Zukunft wertvoll sein können. Diese WiDoks dürfen ebenfalls nicht gelöscht werden.

Bei der Wiedervorlage sollten ausschließlich Dokumente gelöscht werden, die auf diese 3 Kriterien geprüft wurden.

Gründe für das Löschen von WiDoks im Alltag

Manche WiDoks sollten jedoch nicht erst bei einer Wiedervorlage gelöscht werden. Es gibt auch Situationen im Alltag, die ein Löschen erfordern. Beispiele dafür sind:

  • Zwei Dokumente wurden zu einem fusioniert – eines der beiden wird gelöscht
  • Eine Dokument im PDF-Format wird durch ein editierbares ersetzt – das PDF wird ersetzt
  • WiDoks, die die aktuelle Gesetzeslage beschreiben, können gelöscht werden, wenn sich das Gesetz ändert 
  • Die bisherige Strategie wird durch eine neue aufgehoben – alte Strategiepapiere können gelöscht werden
  • Ein altes Thema wird durch ein neues ersetzt, z.B. eine alte Maschine wird durch eine neue ausgetauscht – die Wartungsbeschreibung der alten Maschine wird nicht mehr benötigt
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Durch eine Reihe von Auswertungsmöglichkeiten ist in WIVIO auch ersichtlich, welche WiDoks häufiger und welche kaum genutzt werden. Jene WiDoks, die selten aufgerufen werden, sollten ebenfalls auf Aktualität und Relevanz geprüft werden.

Löschen von WiDoks auf Zeit

WiDoks, die nur temporär in WIVIO gespeichert werden, haben bereits bei der Erstellung ein Ablaufdatum und sollten auch nach der definierten Zeitspanne wieder gelöscht werden. Die/Der Inhaltsverantwortliche richtet sich dafür am besten eine Erinnerung mithilfe der Wiedervorlagefunktion ein. Dadurch wird sichergestellt, dass das WiDok wieder gelöscht und das System somit nicht unnötig belastet wird. Temporäre WiDoks können z.B. folgende sein:

  • Präsentationen einmaliger Events
  • Sitzungs- und Besprechungsprotokolle
  • Ideensammlungen nach der Entscheidungsfindung
  • ToDo-Listen bereits umgesetzter Aufgaben oder Projekte
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Das Löschen eines WiDoks bedeutet jedoch nicht, dass es für immer verloren ist. Es wird im WIVIO-Papierkorb dauerhaft gesichert und kann bei Bedarf wiederhergestellt werden. Das hilft, die Wissensdatenbank schlank zu halten und dennoch auf Informationen zugreifen zu können, falls etwas vorschnell gelöscht wurde.

WBI-Tipp

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Christina-Lierzer

Die Autorin

Christina Lierzer

Die Wissensmanagement-Expertin unterstützt Unternehmen dabei ihr Wissen einfach zu managen. Bei öffentlichen Seminaren und individuellen Workshops teilt Sie Ihre Erfahrungen aus der Praxis mit Interessenten aus allen Branchen. Zudem berät sie Firmen zum Thema und führt praktische Analysen zur optimalen Umsetzung durch. Neben Ihrer Beratungstätigkeit ist sie als Lektorin für die LV Wissensmanagement an der Montanuniversität Leoben tätig.