Wissen Sie was Ihr Unternehmen weiß? WBI schafft Transparenz
Veröffentlicht am 04.10.2021 – Lesedauer ca. 3 Minuten
Je größer der Verantwortungsbereich einer Führungskraft ist, desto schwieriger wird es den Überblick über das vorhandene Wissen zu bewahren. Ständig kommen neue Herausforderungen und Themengebiete hinzu und warten darauf gelöst und abgearbeitet zu werden.
Um die Übersicht zu behalten lohnt es sich, alle Themen und alles relevante Wissen in Form von Wissensdokumenten zu sichern und diese für alle gegliedert und zentral zugänglich zu machen. Mit WBI gelingt das zeitsparend und effektiv.
Gliederung von Wissen
Mehrere Wissensdokumente zu einem Thema können in einem sogenannten Wissensgebiet zusammengefasst werden. Wissensgebiete sind ein Mittel zur kontextabhängigen, inhaltlichen Gliederung von WiDoks. Durch deren Zuordnung kann eine brauchbare Übersicht – ähnlich der Struktur eines Baumes – geschaffen werden. Dadurch werden Verbindungen sichtbar und potentielle Lücken aufgedeckt. Beispiele für Wissensgebiete sind u.a.
- Datenschutz
- Einschulung
- Kunden
- Lieferanten
- Mitbewerber
- Strategie
- Werbemittel
Tipp: Jedem Wissensgebiet soll zumindest ein Wissensdokument zugeordnet werden. Eine Mehrfachzuweisung ist ebenfalls möglich – ein großer Vorteil gegenüber der Verwaltung von Dokumenten auf Laufwerken.
Verantwortung klar geregelt
Doch nicht nur Allgemeines soll abgebildet werden, auch spezifische Themen und die Kompetenzen der Mitarbeiter des Unternehmens können durch WiDoks dargestellt werden. Ziel ist es, für jedes Wissensgebiet einen Zuständigen zu definieren – den sogenannten Wissensgebiet-Verantwortlichen. Das stellt sicher, dass vorhandenes, bereits erarbeitetes Wissen rasch gefunden wird und die richtigen Ansprechpartner ersichtlich sind.
Für den Wissensgebiet-Verantwortlichen (WGV) bedeutet das, dass er
- der erste Ansprechpartner bei Fragen zum Wissensgebiet ist.
- den Überblick über alle zugeordneten WiDoks und untergeordneten Wissensgebiete bewahren muss.
- zu umfangreiche WiDoks aufteilen und doppelte WiDoks fusionieren lassen soll.
- sicherstellt, dass alle themenverwandten WiDoks das passende Wissensgebiet hinterlegt haben.
- prüft, ob zugeordnete WiDoks gelöscht oder archiviert werden sollten.
Gut zu wissen: Das Wissensmanagement-System WIVIO ermöglicht eine übersichtliche Darstellung aller Wissensgebiet-Verantwortlichen im System und vereinfacht damit die Suche nach dem Zuständigen zu einem gewissen Thema. Selbst Wissensgebiete ohne Experten werden dadurch offensichtlich und können sukzessive besetzt werden.
Vakante Wissensgebiete
Die Darstellung der unternehmensweiten Kenntnisse in einer Baumstruktur ermöglicht einen Überblick über vakante Wissensgebiete ohne Verantwortlichen. Dabei handelt es sich entweder um neue Themen, die noch nicht vergeben wurden oder Wissensgebiete, die aufgrund einer Personalveränderung nicht mehr besetzt sind.
Ersteres kommt meist dann vor, wenn eine neue strategische Entwicklung ansteht, die eine Weiterentwicklung des vorhandenen Knowhows erfordert. Zweiteres ist der Fall, wenn ein Wissensträger den Aufgabenbereich wechselt oder das Unternehmen verlässt. In beiden Fällen muss jemand mit den notwendigen Kompetenzen aufgebaut oder eingestellt werden.
Fazit
Mit WBI kann Wissen durch Wissensgebiete ganz einfach und anschaulich in einer Baumstruktur dargestellt werden. Die Wissensdokumente sind übersichtlich strukturiert und werden leichter gefunden. Der Verantwortliche kann beim jeweiligen Wissensgebiet hinterlegt werden und ist somit klar als Ansprechpartner ersichtlich.
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