Kennen Sie Ihre Experten? – Wissen und Personen verknüpfen mit WIVIO
Veröffentlicht am 16.05.2023 – Lesedauer ca. 3 Minuten
Nicht selten kommen während der Arbeit Fragen auf, die es rasch zu beantworten gilt. Doch wer ist der Zuständige bzw. Experte auf diesem Gebiet? Wer kennt sich aus und kann schnell weiterhelfen?
Informelle Netzwerke helfen hier meist weiter und nach mehreren Telefonaten ist endlich die richtige Person gefunden. Leider kostet diese Vorgehensweise wertvolle Zeit und zwar nicht nur die des Suchenden, sondern auch von jenen, die helfen sollen und dadurch von ihrer Arbeit abgehalten werden. Oft fehlt eine passende Übersicht über die zuständigen Personen bzw. Experten zu allen relevanten Themen einer Organisation. WBI bietet hier durch WIVIO eine einfache und praktikable Lösung.
#1 Ansprechpartner finden
Durch die Nennung des jeweiligen Inhaltsverantwortlichen auf seinem Wissensdokument wird auf einen Blick klar, welche Personen mit welchen Aufgaben betraut sind. Der richtige Ansprechpartner zum entsprechenden Thema ist somit schnell identifiziert und kann bei Fragen, die über das WiDok hinausgehen, kontaktiert werden. Lange Kommunikationswege und zahlreiche Telefonate können dadurch eingespart werden.
Durch den Einsatz eines funktionalen Wissensmanagement-Systems können Experten und Antworten mittels intelligenter Volltextsuche und durch Filtern schnell gefunden werden.
#2 Zuständigkeiten klar regeln
Täglich kommen neue Aufgaben im Unternehmen hinzu, die delegiert werden sollten. Die richtige Person dafür auszuwählen ist oftmals nicht einfach, denn nicht alle Führungskräfte haben die aktuellen Projekte und Aufgabengebiete ihrer Mitarbeiter ständig im Kopf. Ein Blick auf die bisherigen Tätigkeiten werfen zu können, wäre hier oftmals sehr hilfreich. Daher bietet WBI die Möglichkeit, in WIVIO nach Verantwortlichen zu suchen.
Durch die Regelung der Inhaltsverantwortung ist offensichtlich, wer derzeit oder in der Vergangenheit mit welchen Themen betraut wurde und wer das neue Aufgabenfeld am besten verantworten könnte. Zudem wird rasch klar, ob es bereits jemanden mit ähnlichen Themen oder Aufgaben gibt. Ungewollte Doppel- und Wiederholungsarbeiten sowie Konflikte und Missverständnisse können dadurch vermieden werden.
#3 Nachfolger finden
Das Heranziehen der WiDoks erleichtert auch die potenzielle Nachbesetzung einer vakanten Stelle. Durch die Verbindung von Wissensdokumenten und Inhaltsverantwortlichen ist auf einen Blick ersichtlich, welche Tätigkeiten in den Aufgabenbereich des ehemaligen Mitarbeiters fallen. Eine Liste seiner WiDoks kann nicht nur für die Erstellung einer Stellenbeschreibung herangezogen werden, sondern auch helfen, die Anforderungen an den neuen Kollegen noch eindeutiger zu formulieren. Missverständnissen über den künftigen Tätigkeitsbereich wird durch diese Vorgehensweise bereits frühzeitig entgegengewirkt. Ein wesentlicher Vorteil für alle Beteiligten.
Fazit
Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit Suchen, sondern finden Sie immer die passenden Ansprechpartner und Experten in Ihrem Unternehmen. Regeln Sie die Zuständigkeiten einfach mit WBI und dem ganzheitlichen Wissensmanagement-System WIVIO.
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