Wissenstransfer: Wie kann Wissen systematisch weitergegeben werden?

In einem früheren Beitrag haben wir uns mit der Herausforderung Demographie für die öffentliche Verwaltung beschäftigt. Wir haben auch die Rolle einer strategischen Personalplanung untersucht und dabei festgestellt, dass auch der Wissenstransfer zwischen scheidenden und neu aufzubauenden Mitarbeitern eine große Rolle spielt, die Herausforderungen des Sektors („Demografie, Digitalisierung und Diversität) zu meistern.

Die als Generationenmanagement gerne beschriebene Personalarbeit umfasst neben „klassischen“ Aspekten der Kompetenz, Motivation und Gesundheit auch die Vermittlung und Pflege der Unternehmenskultur und gemeinsamer Werte. Zentraler Aspekt ist allerdings die Wertschätzung von Erfahrung, die Förderung der Eigenverantwortung (auch für die eigene Entwicklung) und eine Stärken-orientierte Förderung der Mitarbeiter in allen Phasen des Lebens.

Geplantes Offboarding

Ein essentieller Teil des Lebenszyklus eines Mitarbeiters in einer Organisation ist auch das Offboarding, also das Ausscheiden aus dem Unternehmen. Der altersbedingte Abgang, der in kommenden Jahren spürbar zunehmen wird, ist ein planbares Ereignis. Hier setzt das Generationenmanagement mehrere Akzente:

• altersgerechte Gestaltung der Arbeit
• Anerkennung der geleisteten Tätigkeit
• Wertschätzung des verfügbaren Erfahrungsschatzes
• Anreize zur kontinuierlichen Weiterbildung auch in das hohe Alter
• Förderung des Wissenstransfers zwischen den „Generationen“ in der Organisation

Der Prozess des Offboardings kann zwischen zwei und drei Jahren vor dem Ruhestand beginnen. Die Vorbereitung auf den Ruhestand enthält Aspekt wie Abstimmung der noch verbleibenden Projekte und Vorhaben mit dem Team vor der Pensionierung, aber auch an wen das reichlich vorhandene Expertenwissen weitergegeben werden kann. Hier ist die Führungskraft gefordert, entsprechende Anstöße zum Wissenstransfer zu geben. Zum einen sollte Wissen, soweit es explizit gemacht werden kann, fortlaufend anderen zur Verfügung gestellt werden, unabhängig von der Zeit bis zur Pensionierung. So profitieren und beteiligen sich alle Mitarbeiter – ob jung oder alt – an der Wissenssicherung. Manches Wissen ist aber schwer dokumentierbar. Dieses muss direkt zwischen Personen ausgetauscht und erworben werden.

Weitergabe des Wissens bevor es das Haus verläßt

Wissenstransfer bezeichnet dabei die Weitergabe von Erfahrungswissen von einem Mitarbeiter zum anderen. Da über lange Jahre aufgebautes Wissen im Unternehmen verbleiben soll, liegt es nahe, es entsprechend weiterzugeben und soweit möglich zu dokumentieren. Voraussetzung für den Wissenstransfer ist der Wille des Wissensgebers, dieses auch weiterzugeben.

Ein Wissenstransfer in Organisationen ist ein systematischer Prozess. Dieser wird von einem Coach begleitet. Sehr bewährt hat sich das Mentoring, welches zwar längere Zeit in Anspruch nimmt, aber dennoch beiden Wissenspartnern auch viel individuellen Freiraum für andere Arbeiten lässt. Man könnte es auch als sanfte Einführung in eine neue Position beschreiben. Weit intensiver sind sogenannte Tandems, welches ein paralleles Arbeiten voraussetzen. Dabei wird nach dem Prinzip „Meister und sein Nachfolger“ verfahren: Der Nachfolger weicht dem Meister nicht von seiner Seite und lernt dabei mit. Mehr und mehr übernimmt der Nachfolger die Tätigkeiten des Meisters und erhält so eine Art Arbeitsplatzcoaching.

Das beliebte Expert Debriefing ist zwar systematisch, da aber die Wissensweitergabe nur durch Gespräche stattfindet, ist sie weit weniger tiefgreifend als bei einem Mentoring oder bei einem Wissenstandem. Beim Debriefing werden zunächst alle Aufgabengebiete des ausscheidenden Mitarbeiters identifiziert und dann systematisch vermittelt. Übergabegespräche sind eine mögliche Alternative zum Expert Debriefing, wobei es hier lediglich um Übergabe von Dokumenten oder der Besprechung von Kernaufgaben gehen kann.

Weitere Varianten, die sich in der Wissenstransfer-Praxis finden sind beispielsweise das Erzählen von Erfahrungsgeschichten („Transfer Stories“) oder auch Video-Interviews bzw. Aufzeichnungen vom Arbeitsplatz. Auch bereits pensionierte Mitarbeiter könnten quasi aus der Rente heraus immer wieder zum Zwecke des Wissenstransfers kontaktiert und eingesetzt werden. Dieser Wissenspool an pensionierten Experten ist besonders wertvoll.

Tipp für die öffentliche Verwaltung: