WIVIO: Finden statt suchen!

Veröffentlicht am 22.11.2022 – Lesedauer ca. 4 Minuten

Wissensdatenbanken sind dazu da, rasch Antworten auf dringende Fragen zu liefern. Doch was, wenn einem die passenden Stichworte fehlen? Oder man einfach wissen möchte, welche Themen das Unternehmen gerade bewegen? Dann hilft eine übersichtliche Gliederung aller wesentlichen Gebiete in einem Wissensbaum.

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Das Anhäufen wichtiger Inhalte in unterschiedlichen Dateien und an unterschiedlichen Speicherorten machen das Wiederfinden von Informationen zu einer Herkulesaufgabe. Studien besagen, dass MitarbeiterInnen durchschnittlich 1,8 Stunden täglich für die Suche nach Informationen oder die Kontaktaufnahme mit Kollegen nach erfolgloser Suche aufwenden müssen.

Ausgeklügelte Suchfunktionen sollen hier Abhilfe schaffen, doch wenn man nicht genau weiß, was man eigentlich sucht, stößt auch die beste Suche an ihre Grenzen. Daher ist es sinnvoll, wichtige Themen zu kategorisieren und übersichtlich zu gliedern. Ein Wissensmanagement-System (WMS) mit entsprechenden benutzerfreundlichen Features kann Sie hier maßgeblich unterstützen.

Wissensbaum

WIVIO bietet mit dem „Wissensbaum“ ein praktisches Feature, das es ermöglicht allen Wissensdokumenten (WiDoks) passende Wissensgebiete zuzuordnen und sie dadurch zu gliedern.

Einem einfachen und verständlichen Grundkonzept folgend, werden durch die Kategorisierung alle wesentlichen Wissensgebiete in einer Baumstruktur dargestellt. Somit kann man durch die einzelnen Themen navigieren und sieht auf einen Blick, welches Wissen in der Wissensdatenbank zu finden ist.

TIPP: Es hat sich in der Praxis bewährt, neue Wissensgebiete zentral vom Wissensmanager in WIVIO anlegen und verwalten zu lassen. Dadurch bewahrt dieser die Übersicht und legt nur wichtige Themen, die auch zur aktuellen Ausrichtung des Unternehmens passen, an. Um Redundanzen und Missverständnisse bei Begrifflichkeiten zu vermeiden, erstellt der Wissensmanager zudem zu jedem Wissensgebiet eine aussagekräftige Beschreibung. Darin können sowohl Synonyme, als auch nähere Infos angeführt werden.

Einen Wissensgebiet-Verantwortlichen (WGV) benennen

Durch das systematische Zuordnen von Wissensgebieten können sich die BenutzerInnen schnell durch den Wissensbaum klicken. Aufgrund der untergeordneten Ebenen wird das Thema immer weiter eingrenzt. Doch auch bei der klassischen Volltextsuche sind Wissensgebiete sehr nützlich: In WIVIO kann in der Trefferliste nach Wissensgebieten gefiltert und das Suchergebnis damit eingeschränkt werden. Die verkürzten Suchzeiten erhöhen die Zufriedenheit und Motivation der suchenden MitarbeiterInnen. Die kürzeren Wartezeiten erhöhen wiederum die Kundenzufriedenheit.

WIVIO bietet seit dem Release 22.2 zudem eine spezielle Funktion, die es ermöglicht einen Wissensgebiet-Verantwortlichen (WGV) für jedes Wissensgebiet zu benennen. Dadurch werden nicht nur die WiDoks mit deren Inhaltsverantwortlichen gefunden, sondern auch die Person, die die Verantwortung über das Hauptthemenfeld trägt. Dabei gelten dieselben Regeln wie bei der Inhaltsverantwortung: Die Person muss die notwendigen Kompetenzen und die Durchsetzungskraft besitzen, um das Wissensgebiet inhaltlich und operativ zu verantworten. Sie kümmert sich um die untergeordneten Wissensgebietet und Wissensdokumente, lässt Wissenslücken schließen und veranlasst, wenn nötig, die Löschung von unnötigen oder redundanten Dokumenten.

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Fazit:

Nutzen Sie die Möglichkeit Ihre Dokumente effektiv zu clustern und wesentliche Wissensgebiete zu definieren. Dadurch wissen Sie in Zukunft nicht nur was Sie wissen, sondern helfen auch den AnwenderInnen beim Auffinden wichtiger Dokumente.

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