WIVIO: Anhänge für Ihr WiDok

Veröffentlicht am 29.11.2022 – Lesedauer ca. 5 Minuten

WIVIO ist ein einfaches und intuitives Tool für erfolgreiches Wissensmanagement für Ihr Unternehmen und ermöglicht es seit dem Release 22.2 bei Wissensdokumenten Dateianhänge hinzuzufügen. Diese Funktion wurde auf mehrfachen Kundenwunsch implementiert und ist somit eng auf die Bedürfnisse unserer Kunden abgestimmt.

Viele unserer Kunden nutzen WIVIO, um ihre MitarbeiterInnen mit wichtigen Informationen und Abläufen zu versorgen. Hier kann es manchmal hilfreich sein, zusätzlich zum Wissensdokument die vorangegangenen E-Mails oder ergänzende Fotos in hoher Auflösung zur Verfügung zu stellen. Alle notwendigen Komponenten sind dadurch zentral in WIVIO abgelegt und können zeitlich und örtlich unbegrenzt eingesehen und genutzt werden. Wichtige dazugehörige Dateien müssen daher nicht mehr auf einem Laufwerk oder in OneDrive gesichert werden.

Mögliche Dateiformate für Anhänge sind:

Gängige Fotoformate (z.B. jpg, png, tiff, gif, eps, usw.)
Gängige Videoformate (z.B. avi, mp4, mov, mpeg, usw.)
Gängige Audioformate (z.B. mp3, wav, wma, midi, usw.)
Gängige allgemeine Typen und Webformate (z.B. html, txt, xml, xps, usw.)
E-Mail-Formate (z.B. msg)
Notiz-Formate (z.B. one)
Diverse Sonderformate wie CAD-Dateien oder Prozessabbildungen (z.B. in Visio)

Die Funktion selbst kann im Menü über die „Details“ des WiDoks genutzt werden. Anhänge können hier einfach mittels „Drag & Drop“ oder durch Auswahl der Datei aus dem entsprechenden Dateiordner hinzugefügt werden. Pro Wissensdokument können maximal 30 Anhänge mit je maximal 70 MB angefügt werden.

Abbildung von Prozessen in WIVIO

Mit WIVIO können Prozessdarstellungen einfach und unkompliziert für alle zentral zur Verfügung gestellt werden. Dazu werden die unterschiedlichen Prozesse zuerst in VISIO (oder in einer ähnlichen PM-Software) gezeichnet und schließlich als Wissensdokument im PDF-Format ins WIVIO übernommen.

Diese Vorgehensweise bietet drei wesentliche Vorteile:

Auch MitarbeiterInnen, die über keine eigene Lizenz für das PM-Tool verfügen, können die Prozesse zeitlich und örtlich unbegrenzt einsehen.
In WIVIO kann der konkrete Experte, der den Prozess inhaltlich und operativ verantwortet, als Inhaltsverantwortlicher des Wissensdokuments hinterlegt werden – der Prozessmanager, der oftmals nur die Prozesse im PM-Tool zeichnet, bleibt korrekterweise im Hintergrund und setzt später etwaige Änderungen oder Korrekturen um.
Die Ursprungsdatei im Format der PM-Software kann ab Release 22.2 direkt beim Wissensdokument als Anhang gespeichert werden.

Fazit:

Durch die Dateianhänge wird es zukünftig einfacher, alle notwendigen Informationen und Dateien zu einem Thema zentral in WIVIO zur Verfügung zu stellen. Die Notwendigkeit von mehreren Speicherorten ist daher nicht mehr gegeben.

Sie sind bereits WIVIO-Kunde und möchten dieses praktische neue Feature aktivieren? Dann wenden Sie sich gerne an Ihren persönlichen WBI Berater.

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