WIVIO: So sorgen Sie für qualitätsvolle Informationen

Veröffentlicht am 15.11.2022 – Lesedauer ca. 7 Minuten

Sie kämpfen mit der Verbreitung von veralteten oder redundanten Dokumenten im Unternehmen? Fehlinformationen kursieren immer wieder im Betrieb und führen zu Missverständnissen und Problemen? Dann ist es höchste Zeit, die Qualität durch geordnete Freigabeprozesse zu erhöhen.

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Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter erfasst einen wichtigen neuen Prozess. Leider beinhaltet der Ablauf einen Denkfehler – das wird jedoch erst offensichtlich, nachdem das Dokument im Unternehmen verteilt wurde. In der WBI-Methode ist für jedes Wissensdokument ein Inhaltsverantwortlicher (IV) definiert, der inhaltlich das Thema kennt und oft auch in der Praxis verantwortet. Werden Änderungen am Dokument durch andere Mitarbeiter – sogenannte Autoren – durchgeführt, stellt die WIVIO-Software sicher, dass diese Änderung dem IV zur Freigabe vorgelegt wird. Dadurch wird sichergestellt, dass kritische Dokumente, sowie Dokumente, die einen großen Personenkreis betreffen, vorab hinterfragt und geprüft werden.

Für besonders sensible Dokumente wie z.B. rechtliche, sicherheitsrelevante oder qualitätsentscheidende Dokumente können zusätzliche Freigaben eingestellt werden. Z.B. alle Änderungen an Prozessen oder Qualitätsdokumente werden durch den Qualitätsmanager im 4-Augenprinizip freigegeben und erst dann veröffentlicht. Auch bei Dokumenten, die bereits seit längerem bestehen, sollten diese Veröffentlichungs- und Freigabeprozesse berücksichtigt werden.

Im Sinne eines lebendigen Wissensmanagements empfehlen wir, diesen Freigabe-Prozess so einfach und unkompliziert wie möglich zu gestalten, da die Verteilung des Wissens sonst behindert oder verlangsamt wird. Es kann aufgrund von Abwesenheiten beispielsweise dazu kommen, dass Dokumente für einen längeren Zeitpunkt liegen bleiben. In manchen Fällen liegt es auch einfach daran, dass die Zeit knapp ist und Freigaben nicht erfolgen, da der Aufwand als zu groß gesehen wird.

Definierter Freigeber (z.B. Führungskraft)

Wenn Sie diese Szenarien in Ihrem Unternehmen verhindern wollen, und Sie sich eine unkomplizierte und reibungslose Freigabe wünschen, bietet WIVIO die Lösung:

Genehmigung durch Inhaltsverantwortlichen

Die Verantwortung darüber, dass ein WiDok der Wahrheit entspricht, liegt in erster Linie beim Inhaltsverantwortlichen (IV) – also bei dem jeweiligen Experten. Er steht allen Kolleg:innen für Fragen zur Verfügung und muss sein Wissensdokument stets aktuell halten. Dafür muss der IV über die notwendigen Kompetenzen verfügen und bestenfalls auch operativ für das Thema verantwortlich sein. Jegliche Änderungen von anderen Personen an seinem WiDok muss der Inhaltsverantwortliche überprüfen und genehmigen. Solange seine Genehmigung aussteht, ist der Letztstand des WiDoks für andere sichtbar. Erst wenn der IV das WiDok veröffentlicht, sind die Änderungen für alle sichtbar. Durch diese Standard-Vorgehensweise in WIVIO sind nicht nur Aktualität und Qualität der Inhalte gesichert, sondern auch, dass der Experte stets über die Inhalte seiner WiDoks Bescheid weiß. Hierbei handelt es sich jedoch nicht um eine Freigabe, sondern nur um die inhaltliche Genehmigung.

Genehmigung durch IV (Detailseite)

Freigabe basierend auf der Dokumentenart

In manchen Unternehmensbereichen und für bestimmte Dokumentenarten kann eine Freigabe durch eine zusätzliche Person erforderlich bzw. vorgeschrieben sein. So kann es in der Praxis vorkommen, dass bedeutsame Inhalte und Dokumente im Sinne des Qualitätsmanagements immer von einem bestimmten Qualitätsbeauftragen abgesegnet werden müssen. Er ist der alleinige Verantwortliche und somit der alleinige Freigeber. Um diesen Vorgang der offiziellen „Freigabe“ z.B. für Qualitätsdokumente sicherzustellen, kann der Qualitätsmanager in WIVIO bei der entsprechenden Dokumentenart hinterlegt werden. Wie diese Dokumentenart benannt wird – ob „Qualitätsdokumente“ oder „ISO“ obliegt dabei dem Unternehmen. In WIVIO kann hinterlegt werden, ob dieser Freigabeschritt ausschließlich bei der Erstveröffentlichung eines Dokumentes, oder bei jeder inhaltlichen Überarbeitung stattfinden soll. Der Zuständige bekommt dadurch fortan bei allen Neu-Veröffentlichungen und Anpassungen dieser Dokumentenart eine Benachrichtigung und muss schließlich die Freigabe erteilen.

Freigabe durch definierten Freigeber

Freigabe gekoppelt an den Benutzer bzw. Inhaltsverantwortlichen

Alternativ zur dokumentenartbasierten Freigabe können unabhängig der Dokumentenart die jeweiligen disziplinarischen oder hierarchischen Vorgesetzten der Inhaltsverantwortlichen als Freigeber hinterlegt werden. Beispielsweise ist es bei neuen Mitarbeitern gewünscht, dass sie sich aktiv am Wissensmanagement beteiligen. Der Vorgesetzte kann mit dieser Art der Freigabe Änderungen sichten und dadurch für eine Qualitätssicherung sorgen. Auch hier kann eingestellt werden, ob diese personenbezogene Freigabe nur für Erstveröffentlichungen oder generell für alle Änderungen gelten soll. Entfällt in weiterer Folge der Grund für diese Freigabeart, kann jederzeit zum standardmäßigen Genehmigungsprozess durch den IV gewechselt werden.

Genehmigung durch IV (Aufgabenseite)

Freigabe durch den Wissensmanager

Zusätzlich zu den oben genannten Fällen besteht in WIVIO die Möglichkeit einer Freigabe durch den Wissensmanager. Dieser kann die Freigabe bestimmter Dokumente übernehmen und sichert dadurch eine rasche Abwicklung, falls zuständige Personen abwesend sind. Das verhindert lange Stehzeiten und sichert einen geregelten und zügigen Ablauf. Der Wissensmanager behält dadurch den Überblick über relevante WiDoks und kann eingreifen, falls er es für notwendig erachtet.

Genehmigung durch Wissensmanager (Vorgänge)
Female muslim speaker giving presentation in hall at university workshop

Fazit:

Bei bestimmten Dokumenten kann eine spezielle, zusätzliche Freigabe nach dem “Vier-Augenprinzip” zur Sicherstellung von richtigen Angaben gewünscht sein. Durch die zusätzlichen dokumenten- oder personenbezogenen Freigaben, können Fehler in besonders kritischen Dokumenten weitestgehend vermieden werden. Je nach Inhalt und Dokumentenart kann die Freigabe an den Anwendungsfall angepasst werden.

Doch nicht jedes Dokument wird sinnvollerweise einem zusätzlichen Freigabeprozess unterzogen – in den meisten Fällen ist die Genehmigung durch den Inhaltsverantwortlichen ausreichend und im Sinne eines lebendigen Wissensmanagements empfohlen.

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